Stel je een organisatie voor waarin alle archieven, databases, data lakes en document repositories volledig digitaal zijn en al deze informatie toegankelijk is via een slimme chatbot die zowel tekst als stem ondersteunt. Met Insight DXP is dit mogelijk, vertelt Maarten Hensen van Iron Mountain. Deze ontwikkeling biedt organisaties niet alleen veel gebruiksgemak, ontsluit snel en efficiënt veel waarde uit statische en dynamische archieven en databronnen, maar helpt organisaties vooral ook bij het behalen van hun ESG-doelstellingen (Environmental, Social, Governance).

Volgens Maarten Hensen, Director of Digital Sales West Europe en Country Director Benelux bij Iron Mountain, ligt de kracht van digitale transformatie in het ontsluiten van waarde die verscholen zit in de vaak grote hoeveelheden bestaande documenten en data van een organisatie. “Met een platform als Insight Digital Experience Platform (Insight DXP) kunnen organisaties letterlijk praten met hun data en documenten. Dit gaat verder dan alleen toegang; het draait om inzicht, bewaken van security, voldoen aan compliance, automatisering en waarborgen van privacy.”

Van archief naar digitaal inzicht

Historisch gezien vertrouwden organisaties op papieren archieven, die arbeidsintensief en milieuonvriendelijk zijn. “Papieren archieven hebben een relatief grote  ESG-impact – qua opslag maar ook qua energieverbruik en inzet van mensen. Door digitalisering kan dit enorm worden verminderd.” Digitalisering maakt niet alleen fysieke opslag overbodig, maar creëert ook dynamische toegang tot documenten, ongeacht of deze afkomstig zijn van statische archieven of veelvuldig geraadpleegde dynamische archieven, documentmanagementsystemen en dergelijke.

Iron Mountain biedt grootschalige digitaliseringsdiensten, waarbij metadata wordt geëxtraheerd en verrijkt. Deze data wordt vervolgens automatisch geclassificeerd en beschikbaar gemaakt voor zakelijke processen. Met Insight DXP kunnen organisaties dit proces optimaliseren door documenten en data te analyseren en te gebruiken via AI-chatbots. Met technologieën zoals IDP (Intelligent Data Processing) wordt het vinden van informatie verbeterd of hoeft men niet meer te zoeken naar de onderliggende data.

Insight DXP is het eigen platform van Iron Mountain dat fysieke en digitale assets samenbrengt en bevraagbaar maakt via een chatbot. Deze chatbot ondersteunt zowel tekst- als stem-input, waardoor medewerkers heel gemakkelijk met de chatbot in gesprek kunnen gaan. Het platform helpt organisaties niet alleen bij compliance en governance, maar biedt ook oplossingen voor het realiseren van ESG-doelstellingen.

Role-based access voor veilige toegang

ESG is een steeds belangrijker criterium voor organisaties, zegt Hensen. Met Insight DXP kunnen we compliance, privacy en security grotendeels automatiseren – essentieel voor het voldoen aan ESG-eisen. Nederland loopt voorop in digitalisering en de vraag naar geïntegreerde digitale omgevingen groeit dan ook fors. Insight DXP speelt hierop in door een centrale repository te bieden die via API’s verbonden kan worden met bestaande systemen. “Het mooie van Insight DXP is de eenvoud en de toegankelijkheid. Met role-based access kunnen organisaties er bovendien zeker van zijn dat alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot gevoelige data.”

De integratie van AI-technologieën in systemen voor informatiemanagement zoals Insight DXP biedt zowel commerciële bedrijven als publieke organisaties een krachtig hulpmiddel. Het vereenvoudigt de toegang tot data, verlaagt kosten, helpt bij compliance en ondersteunt ESG-doelstellingen. Voor organisaties die een concurrentievoordeel willen behalen én maatschappelijk verantwoord willen opereren, biedt de combinatie van digitalisering en geavanceerde technologie zoals Insight DXP een uitgelezen kans om zich te onderscheiden.