Een intensieve samenwerkingsperiode bij Meerinzicht met BCT Software en MvR & Partners heeft geleid tot een succesvolle implementatie van zaakgericht werken voor de drie gemeenten. Meerinzicht verzorgt de bedrijfsvoering voor de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde en beslaat daarmee een verzorgingsgebied van ongeveer 100.000 inwoners.
De inrichting van Meerinzicht vindt gefaseerd plaats; sinds 1 januari 2015 ondersteunt Meerinzicht haar klanten op de taakvelden Informatisering & Automatisering, HRM, Facilitair Gebouwen en Inkoop en Belastingen. Voor Belastingen geldt dat Meerinzicht werkzaamheden uitvoert op basis van de Wet Waardering Onroerende Zaken en de aanslagen oplegt voor de drie gemeenten. Momenteel wordt gewerkt aan de overgang naar Meerinzicht van de taakvelden Financiën, Communicatie, Juridische Zaken en Geo-informatie. In 2018 zullen alle bedrijfsvoeringstaakvelden en de taakvelden die vallen binnen het Sociaal Domein (denk aan WMO en Sociale dienst) zijn ondergebracht bij Meerinzicht.
Complex proces
Een randvoorwaarde voor het laten slagen van het samenwerkingsverband Meerinzicht was dat er eenzelfde front- en midoffice systeem moest komen voor de drie gemeenten. Vanuit dat beleid volgde een Europese aanbesteding met als gegunde partij BCT met Liber. De gemeenten waren al klant van BCT en gebruikten meerdere oplossingen op basis van Corsa, waaronder generieke routering en Corsa Bestuur. Kenmerkend voor het project is de dienstverlenende insteek. Het gaat niet primair om het verbeteren van de bedrijfsvoering, maar om de burgers en bedrijven een betere dienstverlening te geven: 7×24, digitaal, transparant en waar mogelijk geautomatiseerd, dus sneller.
Voor de drie gemeenten en Meerinzicht – met verschillende culturen, manieren/status van digitaal en zaakgericht werken, processen, sjablonen, autorisaties/vertrouwelijkheden enzovoort – betekende dit een complex project.
“Een behoorlijke klus om tot een generieke, uniforme, zoveel mogelijk geharmoniseerde omgeving te komen en ook nog eens simpel ingericht”, stelt Evert-Jan Helmsing, projectmanager Meerinzicht. “Er is veel tijd en energie gestoken in het opzetten van een goede samenwerking tussen de verschillende partijen en uiteraard ook met partners BCT en MvR.”
Doel van het project was om een gezamenlijk fundament te leggen waarop verder doorontwikkeld kan worden. Voor de drie gemeenten is Liber van BCT als zaaksysteem ingericht met per gemeente 200+ zaaktypen ofwel processen, technisch gekoppeld aan E-formulieren, PIP (persoonlijke internet pagina voor status lopende zaken), landelijke voorziening BRP (BasisRegistratie Personen) en zeer binnenkort ook HR (HandelsRegister) en gekoppeld aan taakspecifieke (backoffice) applicatie Key2Burgerzaken voor (om mee te beginnen) 2 processen: aanvraag uittreksel BRP en doorgeven binnengemeentelijke verhuizing.
Informatie geëvolueerd tot kritisch productiemiddel
Van productleverancier is BCT uiteindelijk gegroeid naar functioneel en proces klankbord. Met de juiste informatie op het juiste moment kunnen professionals de juiste beslissingen nemen. Informatie is dan ook geëvolueerd tot een kritisch productiemiddel. De uitdaging is om dit productiemiddel zo in te zetten dat het leidt tot innovatie en toegevoegde waarde. Voor de klant, voor burgers en bedrijven en voor organisaties die informatie inzetten om een duurzame toekomst te creëren en hierdoor het bestaansrecht van de organisatie te kunnen borgen. BCT creëert digitale werkomgevingen om professionals zelfredzaam te maken. Deze omgevingen zijn afgestemd op hun rol en informatiebehoefte. Zij beschikken over exact die informatie, functionaliteit en processen die hij nodig heeft om te kunnen excelleren.
“We zijn trots dat we, dankzij onze positie als marktleider op gebied van DMS, onze klanten begeleiden in het realiseren van hun ambities op gebied van zaakgericht werken”, zegt Ruud Storcken, Business Manager bij BCT, verantwoordelijk voor Product Management & Delivery. “Ondersteund met moderne technologie, toegesneden dienstverlening en co-creatie met klant en onze partners”.
Impact op organisatie vraagt om begeleiding
Meerinzicht is een dynamische organisatie met een hoog ambitieniveau en werkt continu aan verbetering van de bedrijfsvoering. De organisatie is nog volop in ontwikkeling en biedt tal van uitdagingen aan de medewerkers om hieraan een bijdrage te leveren. Kernwoorden hierbij zijn voortdurende professionalisering van de medewerkers en het takenpakket, verantwoordelijkheden laag in de organisatie, samenwerken, ondernemerschap, trots en nabijheid.
“Technische uitdagingen genoeg, maar met name ook organisatorische”, stelt Helmsing. “Ook omdat het in een fase betrof waar Meerinzicht en de drie gemeenten zich nog aan het ontwikkelen waren. Daarom is bewust gekozen om voor de businessimplementatie een externe begeleider (MvR) als ‘trekker’ in te zetten. MvR heeft in goede samenwerking met BCT geholpen bij de verandering met focus op cultuur, draagvlak en samenwerking. Vreemde ogen dwingen vaak meer af en zorgen voor ‘neutraliteit’. Omdat ‘de winkel ook open moest blijven’ is er bijvoorbeeld voor capaciteit voor het geven van alle trainingen ook teruggevallen op MvR.”
Volgens Robert Mekking, partner bij MvR & Partners – dat de organisatieverandering bij Meerinzicht vanaf het begin begeleidde, heeft de invoering van Zaakgericht Werken altijd een behoorlijke impact op organisaties. “Niet alleen het nieuwe systeem, maar ook de open en transparante manier van werken kan even wennen zijn. Vanuit onze jarenlange ervaring hebben we een veranderstrategie ontwikkeld die ook nu weer succesvol is toegepast. Het was een spannend traject, maar ik heb geen moment getwijfeld aan de succesvolle afloop!”
Meerinzicht zal zich de komende jaren verder ontwikkelen tot een betrouwbare en solide bedrijfsvoeringsorganisatie, waar klanten niet omheen kunnen. Dat wordt bereikt met betrokken en gepassioneerde professionals.
“Dit project is zeker niet alleen een IT-project geweest. In de dynamiek van het opzetten van Meerinzicht hebben de drie gemeenten en Meerinzicht flink moeten investeren in samenwerking om dit project te kunnen realiseren! De inzet en manier van samenwerken met BCT en MvR hebben hiertoe bijgedragen. Met gepaste trots kan ik zeggen dat ‘Meerinzicht werkt!’”, concludeert Helmsing.
