Met MyExports archief is de perfecte schaalbare en configureerbare oplossing voor het blijvend kunnen raadplegen van historische gegevens voorhanden. Met deze applicatie kan afscheid genomen worden van dure licenties en kunnen de gegevens toch optimaal beschikbaar blijven. Dit jaar breidde het MyExports-archief al uit met inlog via Microsoft Azure. Onlangs heeft het archief wederom een mooie verbeterslag gemaakt, door aan het archief GWS van Centric ook de mogelijkheid om het beschikbaar stellen van de e-facturen toe te voegen.
Hoge huurkosten
Op het moment dat een gemeente, overheidsorganisatie of een bedrijf opteert voor een nieuwe applicatie, heeft men vaak ook te maken met de wettelijke informatieplicht. Het kan zijn dat de oude applicatie helemaal niet meer past in het applicatielandschap en het voor de organisatie verstandig is om er zo snel mogelijk afstand van te doen. In beide situaties moet men de oude applicatie vaak nog voor zo’n zeven jaar huren, om de oude gegevens te kunnen raadplegen. Mogelijk hebben gemeentes of overheidsorganisaties nog servers of databases actief van applicaties die eigenlijk niet meer actief gebruikt worden of van een dure (bijvoorbeeld SAP-)licentie voor een oude applicatie, die nog actief is vanwege de wettelijke bewaartermijn van de gegevens. Bij het afscheid nemen van een applicatie heeft een leverancier vaak geen andere oplossing voor het kunnen raadplegen van de gegevens dan het verder verhuren van de bestaande applicatie, vaak tegen het oorspronkelijke bedrag. In plaats van de kosten van alleen de nieuwe applicatie, krijgt de klant eigenlijk de kosten van de nieuwe én de oude.
Vergemakkelijken en bezuinigen
Voor dit probleem heeft MyExports een eenvoudig en betaalbaar alternatief gevonden in de vorm van een online archief. Met MyExports archief blijven historische gegevens raadpleegbaar. Gegevens uit oude databases worden ontladen en zijn eenvoudig te beheren, combineren en bekijken middels een overzichtelijke webbrowser. Onlangs heeft MyExports het raadplegen via de browser versterkt door een koppeling met Microsoft Azure AD te realiseren. MS Azure AD geldt als één van de nieuwste manieren voor inloggen. Nu is daar de mogelijkheid om e-facturen te archiveren in het GWS-archief bijgekomen.
Andere archieven
Momenteel zijn er archieven voor de meeste financiële applicaties die er binnen een gemeente gebruikt worden. Denk hierbij aan Civision Middelen van PinkRoccade, Key2Finance van Centric, FMS400 voorheen van Unit4, Coda, Decade voorheen van Unit4. Daarnaast zijn er archieven voor Civision Innen (PinkRoccade), Civision Belastingen, Civision Kadaster (PinkRoccade), GWS4ALL (sociale zaken Centric), ISP, Lotus Notes, Dimpact, SBA (Stadsbeheer), Squit en Verseon. Onlangs zijn een archief voor vergunningen in het Exxellence Zaaksysteem én een GWS-archief voor “handhaven in het Centraal Domein via Centric” aan deze lijst toegevoegd. Eigenlijk geldt dat iedere database te archiveren en raadpleegbaar te maken is, mits er toegang is tot de betreffende database.
De werkwijze
Allereerst worden de gegevens uit de database van de applicatie omgezet naar csv-bestanden. Hiermee worden de benodigde brongegevens veiliggesteld. Zelfs eventueel gescande documenten worden in dit proces meegenomen. De elektronische facturen worden volgens het peppol-formaat aangeleverd aan GWS en opgeslagen. MyExports leest deze gegevens in. De gegevens die zijn ontsloten, worden ingelezen in een nieuwe database. Deze nieuwe database kan Oracle, SQLServer of SQLite zijn. Met name de laatste twee databases zijn interessant voor een organisatie, omdat zij gratis zijn of een gratis variant kennen. Op basis van gebruikerswensen wordt een schermopbouw ontwikkeld waarmee de gegevens in een browserapplicatie getoond en geraadpleegd worden.
Extra mogelijkheden
Met MyExports Raadplegen is de archieffunctie uit te breiden met diverse raadpleeg- en beheersfuncties, zodat de klant alle mogelijkheden heeft om rapportages op de gearchiveerde database uit te voeren en/of te maken. De verschillende browserapplicaties van MyExports, zoals Archief en Raadplegen, zijn opvallend compleet. Het aanmelden wordt mogelijk gemaakt via LDAP of lokaal, mogelijk met tweestapsauthenticatie en indien mogelijk in combinatie met Microsoft Azure. De browserapplicaties werken met overzichtelijke menu’s en overzichtsschermen, waardoor de gewenste gegevens en details vlot te vinden zijn. De gebruiker krijgt in één oogopslag inzicht in de benodigde gegevens.
De meerwaarde van het product is al voor vele gemeentes gebleken als het gaat om het archiveren van gegevens en het opvragen, combineren en raadplegen van informatie uit verschillende databases.
