Veel handelsbedrijven zetten de stap naar een cloudgebaseerd ERP-systeem. “Maar zonder een goede voorbereiding en de juiste mentaliteit draait zo’n migratie uit op een fiasco”, waarschuwt Jorgos Thravalos, ERP- en e-commerce-expert bij Logic4. Gebrek aan een doordachte strategie en mindset kan leiden tot verstoringen in cruciale bedrijfsprocessen zoals voorraadbeheer, logistiek en klantrelaties.
De overstap naar een cloud-ERP-systeem beïnvloedt de werkvloer ingrijpend. Het verandert de manier waarop medewerkers voorraden beheren, bestellingen verwerken en klantrelaties onderhouden. Zonder een duidelijke strategie en betrokkenheid van alle afdelingen, kan zo’n migratie leiden tot ernstige verstoringen. Dat vraagt om een scherp oog voor de specifieke uitdagingen die handelsbedrijven ervaren. Volgens Thravalos dragen deze stappen bij aan het succes van een cloudmigratie:
Krijg de waarom-vraag scherp
Voordat je besluit om naar een cloud-ERP over te stappen, is het essentieel om een stap terug te zetten en de kernprocessen binnen je bedrijf te evalueren. Waarom wil je overstappen? Wat wil je verbeteren? Deze reflectie voorkomt volgens Thravalos dat bedrijven blind nieuwe technologie omarmen, zonder de werkelijke voordelen en behoeften duidelijk in beeld te hebben. “Een cloudoplossing is alleen effectief als deze aansluit op concrete bedrijfsdoelen.”
Creëer draagvlak en acceptatie binnen het team
Een ERP-systeem brengt vaak veranderingen in werkprocessen en routines met zich mee. De veranderingsbereidheid bepaalt volgens Thravalos voor een belangrijk deel het succes van de implementatie. “Betrek teams daarom vroeg in het proces en zorg dat zij input kunnen geven over de dagelijkse uitdagingen die zij tegenkomen.”
Een praktische aanpak is om per afdeling een top 3 van prioriteiten op te stellen. Zo voelt iedereen zich gehoord en lost de implementatie de belangrijkste knelpunten op.
Maak RFP’s niet te gedetailleerd
Veel bedrijven werken met zeer gedetailleerde Requests for Proposal (RFP’s) tijdens de selectie van een ERP-systeem. Volgens Thravalos kan dit averechts werken: “RFP’s zijn vaak zo specifiek dat je al snel het zicht verliest op het grotere plaatje. Focus meer op de praktische werking en of een systeem écht bij je bedrijfsvoering past.”
Het beste is om nog een stap terug te nemen en processen te heroverwegen. “RFP’s gaan vaak uit van de huidige werkwijze. Dat is achteruit denken, misschien moet juist die hele oude werkwijze op de schop.”
Zorg voor goede karttrekkers en samenwerking
Een goede samenwerking op zowel operationeel als persoonlijk niveau is cruciaal. Zonder sterke leiders en goede communicatie kan zelfs de beste technologie falen. Daarom is de rol van interne en externe karttrekkers van groot belang. “Zorg ervoor dat je mensen hebt die het project actief dragen en collega’s kunnen meenemen in de verandering”, adviseert Thravalos. “Ook moet er op persoonlijk niveau een klik zijn tussen het bedrijf en de implementatiepartner.”
Durf nee te zeggen tegen klanten
In een wereld waarin bijna alles technisch mogelijk is, is het verleidelijk om in te spelen op elke specifieke klantwens. Maar Thravalos waarschuwt: “Het is belangrijk om niet op iedere wens van iedere klant in te gaan. Soms is nee zeggen juist de beste keuze voor je bedrijfsvoering.”
Dit voorkomt dat bedrijven verzanden in maatwerkoplossingen die op de lange termijn inefficiënt blijken en moeilijk te onderhouden zijn. Standaardisatie leidt vaak tot een betere bedrijfsvoering en lagere onderhoudskosten.
Zorg voor schaalbaarheid en multichannelverkoop
Groothandels moeten zich realiseren dat een gezonde toekomst in veel markten vraagt om uitbreiding. Bijvoorbeeld naar B2B of juist B2C, en naar marktplaatsen zoals Bol.com en Amazon. “Het uitbreiden van verkoopkanalen is cruciaal”, zegt Thravalos. “Het spreiden van verkoopkanalen verstevigt het fundament van je bedrijf.”
Ook internationaal opschalen moet eenvoudig kunnen met een cloud-ERP. Dit betekent dat een bedrijf in staat moet zijn om meerdere markten en verkoopkanalen te bedienen zonder daarbij extra complexe systemen te hoeven toevoegen.
Stel goed productinformatiebeheer (PIM) centraal
Een van de kerncomponenten van een succesvol ERP-systeem voor handelsbedrijven is een robuust Product Informatie Management (PIM)-systeem. “Zorg dat je cloud-ERP goed is voorbereid op het beheren van productinformatie”, adviseert Thravalos. “Dit is vaak de basis voor succesvol voorraadbeheer, ordermanagement en klanttevredenheid.”
Veel bedrijven maken nog steeds gebruik van meerdere systemen voor productbeheer, wat leidt tot inefficiënties en fouten. Door productinformatie centraal te beheren in een geïntegreerd ERP-systeem, bespaar je kosten en stroomlijn je processen.
Beperk het aantal koppelingen
Thravalos wijst erop dat het belangrijk is om het aantal integraties en koppelingen met andere systemen zo beperkt mogelijk te houden. “Iedere koppeling vergroot de kans op fouten en vertragingen in je bedrijfsprocessen.”
Centralisatie binnen één ERP-systeem voorkomt een chaotisch, moeilijk beheersbaar backend. Dit zorgt voor stabiliteit en schaalbaarheid, twee essentiële factoren voor de toekomstbestendigheid van je bedrijf.
Zoek contact met ervaringsdeskundigen
Een succesvolle ERP-implementatie hangt niet alleen af van technologie, maar ook van het leren van andere bedrijven die al een dergelijke migratie hebben doorgemaakt. “Toegang tot een netwerk van vakgenoten die vergelijkbare ervaringen hebben, is goud waard”, zegt Thravalos. “Bedrijven kunnen veel leren door kennisuitwisseling met anderen die dezelfde uitdagingen hebben doorlopen.”
Ervaringen delen, bijvoorbeeld via branche-evenementen of online community’s, kan nieuwe inzichten bieden en helpen om valkuilen te vermijden. Ook Logic4, dat compleet geïntegreerde bedrijfssoftware en e-commerceoplossingen ontwikkelt en implementeert, draagt actief bij aan kennisdeling. “We organiseren regelmatig relatiedagen om klanten met elkaar in contact te brengen.”
Meer lezen
