Het Albeda College is het grootste Regionaal Opleidingencentrum (ROC) in de regio Rijnmond. De organisatie telt meer dan 30 locaties en beschikt met meer dan 7000 werkplekken over een behoorlijke IT-infrastructuur. Met het oog op de toekomst begon het Albeda in het voorjaar van 2015 aan de voorbereidingen voor de migratie van de digitale werkplekken naar Windows 10. Robert Roos, IT Manager bij het Albeda College, begeleidde deze migratie en zag hoe RES ONE Workspace zijn team hielp werkzaamheden sneller te verrichten.
De infrastructuur bestaat uit zowel laptops voor onderwijsgevend en ondersteunend personeel, als vaste digitale werkplekken voor leerlingen. Traagheid was in de vorige situatie een hardnekkig probleem. “In het onderwijs is snelheid, meer nog dan in andere situaties, heel belangrijk”, stelt Roos. “Op kantoor kun je tijdens het inloggen nog een kop koffie halen, maar op het Albeda is de stelregel dat van één lesuur 50 minuten aan onderwijs moeten worden besteed. Als leerlingen pas vijf minuten na binnenkomst over hun persoonlijke bestanden en applicaties kunnen beschikken, red je dat niet.” In de oude omgeving moesten daarom concessies aan de gebruikerservaring worden gedaan. Zo raakten bijvoorbeeld persoonlijke instellingen elke keer kwijt zodra leerlingen uitlogden.
Geen dichtgetimmerde gebruikerservaring
Kwijtgeraakte instellingen waren niet in lijn met wat het Albeda met de nieuwe omgeving voor ogen had, aldus Roos: “Een goede gebruikerservaring is het allerbelangrijkst. Bij de migratie naar Windows 10 wilden we zo veel mogelijk met de oplossingen van Microsoft werken, maar we liepen helaas toch weer tegen beperkingen aan bij het opbouwen van de digitale werkplek. Roaming profiles in combinatie met Windows 10 zorgden voor problemen: instellingen voor het startmenu werden niet meegenomen in het profiel en moeten telkens na uit- en inloggen opnieuw worden uitgevoerd. Ook app-instellingen werden niet onthouden, en profielen raakten snel corrupt. We zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing waarmee we profielen wel volledig locatie-onafhankelijk konden maken en kwamen uit bij RES. Die zijn het beste in het organiseren van de digitale werkplek en hun aanbod paste perfect in onze visie.” De scholengemeenschap wilde een beheerde digitale werkplek, waarin zaken afgegrendeld moesten kunnen worden – maar slechts tot op zekere hoogte. “Ik ben geen voorstander van het tot in den treure dichttimmeren tot iets ultrastabiel is, met een gebruikerservaring die nul is”, zegt Roos. “We zochten een ideale balans van veiligheid, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Met RES is dat mogelijk.”
Een volledig nieuwe infrastructuur
RES ONE Workspace bood uitkomst bij de migratie van Windows 7 en Windows Server 2003/2008 naar Windows 10 en Windows Server 2012. Deze was ‘green field’: de geoutsourcete datacentra werden weer in huis gebracht en de hele infrastructuur werd opnieuw opgebouwd. De scholengemeenschap was op zoek naar meer flexibiliteit en besloot het beheer daarom weer zelf op te pakken. “Dat bood kansen, omdat we oude structuren achter ons konden laten, maar was tegelijkertijd ook een uitdaging: je moet in relatief korte tijd een stevig huis bouwen. We waren er uiteindelijk wel gekomen, maar je wil na zo’n ingrijpende migratie zeker niet beginnen met een geknipte en geplakte infrastructuur. Het moest betrouwbaar en te beheren zijn: we zochten robuustheid en hebben dat met de combinatie van Microsoft en RES gevonden.” Het Albeda College besloot bovendien de gehele suite van RES-oplossingen aan te schaffen: RES ONE Enterprise. Dit complete platform sluit perfect aan bij Albeda, gezien het de belangrijkste vraagstukken omtrent de digitale werkplek beantwoord: centraal beheer, gebruikersvriendelijkheid, automatisering en beveiliging. Roos: “We gingen daarbij niet over één nacht ijs: je moet geen Zwitsers zakmes kopen omdat het veel kan, maar je moet kijken of je het ook echt kan gebruiken.”
Lichtere gebruikersprofielen en snellere digitale werkplekken
De migratie werd uiterst secuur voorbereid en is mede dankzij RES binnen een half jaar afgerond. Met RES ONE Workspace zijn gebruikersprofielen aangemaakt die veel lichter zijn dan de standaard roaming profiles van Microsoft. “Ze staan centraal opgeslagen en alleen veranderingen worden door het netwerk opgehaald”, zegt Roos. “Daardoor kan iedere leerling op elke pc veel sneller bij zijn of haar bestanden komen. De eerdere traagheid was echt een doorn in het oog, met name bij de docenten. Toen ik net in dienst trad, kreeg ik een laptop, met de woorden ‘ga er maar eens mee werken, Robert!’”, lacht Roos. “Ik stelde al heel snel vast dat we echt iets aan de infrastructuur moesten doen en dat is ons goed gelukt: we krijgen heel veel positieve reacties. De werkplek is veel sneller en ook stabieler. Dat merken gebruikers direct en dat vinden ze ook heel prettig.” Omdat veel gebruikers thuis al gebruik maken van Windows 10, waren trainingen tot nu toe nauwelijks nodig.
Betere beveiliging en begrenzing
Het Albeda College gebruikt op dit moment policies en antivirus-oplossingen voor beveiliging van de digitale werkomgeving. “Dat werkt goed, maar we willen dat ook verder gaan verfijnen met behulp van RES. Nu de migratie zo goed als afgerond is, hebben we ook echt de tijd om dat goed uit te zoeken. Daartoe starten we binnenkort met een vervolgtraject om de beveiliging proactief, contextbewuster en gebruikersgerichter te maken.”
RES wordt daarnaast al gebruikt als preventiemaatregel, bijvoorbeeld door bepaalde Windows-elementen te blokkeren. Zo blokkeert de IT-afdeling de store en bepaalde delen van het startmenu om te voorkomen dat gebruikers de weg kwijtraken of bij instellingen kunnen komen die ze niet nodig hebben. Zo wordt de omgeving gebruiksvriendelijker en ontstaan er minder problemen.
Een toekomst met BYOD
Nu de migratie bijna is afgerond, wordt er gekeken naar de nieuwe wensen voor de toekomst. Zo bestaat de wens om leerlingen naast de reeds aanwezige fat clients, ook over draagbare devices te laten beschikken – dat wil zeggen, hun eigen devices: de IT-afdeling denkt hard na over een Bring Your Own Device-aanpak. “Dan moet de ervaring wel op ieder device snel en hetzelfde zijn, zodat de gebruiker op elk apparaat even goed zijn of haar werk kan doen. We hopen dat met RES op ten duur mogelijk te maken”, zegt Roos.
Ook wil het Albeda steeds meer richting proactief IT-beheer bewegen. “Het is de bedoeling om uiteindelijk te gaan besparen op IT-personeel. Dat betekent niet per definitie dat mijn team van 35 mensen moet inkrimpen: het streven is om meer kwaliteit te gaan leveren met dezelfde pool mensen.” Roos hoopt mensen vrij te gaan spelen door de selfservice en achterliggende automatisering flink te verbeteren. “Gebruikers moeten bijvoorbeeld software kunnen aanvragen via een portaal en daar automatisch goedkeuring voor kunnen krijgen op basis van hun rechten, zodat de software binnen enkele seconden automatisch geleverd wordt. RES ONE Identity Director en RES ONE Automation gaan daarbij goed helpen.”
De plannen van het Albeda met RES ONE Enterprise zijn groot. “We gebruiken op dit moment nog maar een klein deel, maar we willen het pakket echt verder gaan benutten. Dat doen we wel gecontroleerd: we worden niet alleen gedreven door wat er met dit zakmes kan, maar houden te allen tijde de gebruiker in ons achterhoofd. Dankzij RES innoveren we met de vraag van medewerkers en leerlingen mee, waardoor ons lesaanbod op de eerste plek komt.”
