Michel Verhaegen, Financial Controller bij Belga News Agency: “Wij waren op zoek naar een verbetering van de goedkeuringsflow van inkomende facturen. De bekende problemen: facturen raakten verloren, het was onbekend waar de facturen zich bevonden, we konden leveranciers geen antwoord geven. Ik kende het factuurverwerkingspakket van ISProjects nog uit het verleden vandaar dat ik contact opnam.
Door digitalisering overal en volledig facturen verwerken en raadplegen!
Betere functionaliteit en Fixed Price
Michel Verhaegen, Financial Controller bij Belga News Agency: “Wij waren op zoek naar een verbetering van de goedkeuringsflow van inkomende facturen. De bekende problemen: facturen raakten verloren, het was onbekend waar de facturen zich bevonden, we konden leveranciers geen antwoord geven. Ik kende het factuurverwerkingspakket van ISProjects nog uit het verleden vandaar dat ik contact opnam. Na een positief referentiebezoek bij Natra is er door ISProjects een FIT GAP analyse gemaakt. Daardoor konden zij een Fixed Price afgeven, waarbinnen het project ook is afgerond. Wat verder opviel was dat ISP-Invoice een overzichtelijk pakket is. Andere pakketten sturen teveel boekhoudinformatie mee naar de goedkeurders. Dat doet ISP-Invoice niet. De goedkeurders krijgen daardoor een overzichtelijk beeld om de factuur te beoordelen. Kort gezegd; ISProjects stuurde het beste voorstel met betere functionaliteit én zekerheid door de FIT GAP en Fixed Price!”
Eén aanspreekpunt
“Bij andere oplossingen hadden wij voor het scan-, herken- en verwerkingsdeel met allerlei verschillende partijen samen moeten werken. ISProjects biedt een totaal oplossing aan inclusief de integratie met Dynamics AX. Er was voor ons één aanspreekpunt voor alle onderdelen van het project. De projectmanager van ISProjects heeft het van begin tot einde geregeld. Na livegang zijn wij overgedragen naar de accountmanager Robert van Hest. Bij eventuele issues kunnen wij nu met hem contact opnemen. Wij ervaren deze korte lijnen als zeer prettig. “gaat Verhaegen verder.
Kritisch goedkeuren
“Omdat alle facturen nu digitaal verwerkt worden kunnen medewerkers op iedere locatie de facturen zien. Of het nu gaat om inboeken, verwerken, goedkeuren of inzien, alles is overal direct beschikbaar. Ook het maken van rapportages is nu eenvoudig. Je hebt de papieren facturen niet meer nodig. Medewerkers kunnen de volledige flow en alle commentaren eenvoudig zelf bekijken omdat alles digitaal vastligt. Bellen over facturen is dus niet meer nodig. Wat ons opviel is dat door digitalisering van de factuurverwerking kritischer gekeken wordt naar de facturen. Men keurt een factuur niet meer zomaar goed. Er worden meer facturen afgewezen dan voorheen. Dit levert uiteraard ook nog een interessante besparing op,” rond Verhaegen af.
Belga News Agency is de Belgische hoofdleverancier van actualiteit aan de media, en brengt 24 uur per dag, 7 dagen per week, snel, betrouwbaar en kwalitatief nieuws uit binnen- en buitenland. Elke dag leveren professionele journalisten en persfotografen honderden foto’s en tekstberichten, tientallen online-berichten, audiobulletins en videoreportages aan de traditionele media: de geschreven pers, radio en televisie. Maar ook overheidsinstellingen, bedrijven en organisaties hebben behoefte aan betrouwbare berichtgeving. Daarom biedt Belga News Agency hen een crossmediaal pakket van diensten aan, ondersteund door geavanceerde technologie en toegespitst op hun specifieke communicatiebehoeften.
