De afdeling Serviceplein van de Gemeente Alphen aan den Rijn wilde ervoor zorgen dat medewerkers en bestuur beter inzicht kregen in de resultaten van verschillende afdelingen. Daarvoor koos men Power BI – als onderdeel van Office 365 – om data te plotten op geografische kaarten. Motion10 helpt de gemeente om data meer inzichtelijk te maken.
Data in rapportages is nu voor de gemeente Alphen aan den Rijn veel overzichtelijker. De visualisaties zorgen ervoor dat trends en afwijkingen sneller worden opgemerkt. Het project met Power BI heeft ertoe geleid dat initiële registratie van data meer betrouwbaar en eenduidig is geworden. Met name het plotten van data op geografische kaarten leverde al snel meer inzicht en relevantie op. De volgende stap voor de gemeente is om te gaan werken aan structuur en flexibiliteit van het dataplatform, wellicht in de Azure cloud.
Modern service verlenen bij gemeente Alphen aan den Rijn
De gemeente Alphen aan den Rijn ligt in het ‘Groene Hart’ van Nederland, tussen Leiden en Gouda. Na een samenvoeging van enkele gemeentes bedient de gemeente nu met zo’n 950 medewerkers meer dan 107.000 bewoners. Gemeente Alphen a/d Rijn werkt op een innovatieve manier. Er is een nieuw gemeentehuis met een Serviceplein ingericht voor persoonlijk contact met de burger, en tegelijk worden medewerkers zoveel mogelijk in staat gesteld om hun werk vanaf de plek en op het tijdstip te doen waarop het hen het beste uitkomt.
Meer inzicht benodigd
De afdeling Serviceplein voert de werkzaamheden binnen het sociale domein van de gemeente uit. Het Serviceplein is onder andere verantwoordelijk voor het verstrekken van uitkeringen aan zo’n 2.200 burgers. En voor het zo goed mogelijk ondersteunen van diezelfde burgers om weer aan het werk te kunnen gaan. Het Serviceplein is binnen de afdeling onder meer verantwoordelijk voor werk, inkomen, schuldhulpverlening, leerplicht en leerlingenvervoer, individuele WMO-voorzieningen, huisvesting statushouders en nazorg voor ex-gedetineerden.
Om de mensen zo efficiënt mogelijk te kunnen helpen, en om de resultaten beter te kunnen rapporteren richting het bestuur, had de afdeling nog meer inzicht nodig in het eigen werk. Dat verbeterde inzicht werd gezocht en gevonden met behulp van rapportages in Power BI.
Sturingsinformatie voor efficiëntere dienstverlening
We spraken met Nardy Beckers, Manager van het Serviceplein bij de Gemeente, en Parrella Drieling, Junior Projectleider Informatisering & Automatisering. Zij vertelden ons over het doel van het project met Power BI.
Nardy: “We wilden dat medewerkers beter zouden begrijpen wat de resultaten van de verschillende werksoorten in het sociaal domein zijn. Voor het bestuur was het doel daarnaast om veel meer inzicht in resultaten te bieden, wat zou dienen als sturingsinformatie. Het gaat dan echt om een breed beeld: budgetinformatie, waar staan we nu eigenlijk; waar gaan we voor? Het project met Power BI is bedoeld om ervoor te zorgen dat we uiteindelijk de sturingsinformatie kunnen leveren waarmee de gemeente de dienstverlening aan de burger steeds beter kan maken.”
Met Power BI inzicht dichterbij
Wat is dan de stip aan de horizon voor de afdeling Serviceplein? Nardy Beckers: “Uiteindelijk zou je willen dat niemand meer werkloos is. Je zou willen dat mensen geen individuele voorzieningen meer nodig hebben. Maar dat is natuurlijk een utopie. Dichterbij is een stip op de horizon: mensen helpen hun eigen kracht te ontdekken. Dit project helpt ons daarbij; we krijgen nu meer inzicht.”
“Als Serviceplein kom je dichterbij mensen – dat heeft ook te maken met de manier waarop we hier werken. Power BI helpt je dichterbij inzicht te krijgen. Je kunt nu bijvoorbeeld beter zien in welke wijken in de toekomst problemen op zullen komen. In sommige wijken heb je heel veel mensen die 40 of 50 zijn, en een uitkering hebben. Over 10 jaar zijn die 60; dan heb je een andere woning en andere voorzieningen nodig.”
Ontdekken van Power BI als onderdeel van Office 365
Parrella legt uit waarom de keuze voor Power BI en Motion10 eigenlijk bijna vanzelfsprekend waren: “Omdat we als organisatie veel meer digitaal willen werken zijn we aan de slag gegaan met Office 365, en daarin zat ook power BI. Daar gingen we eens naar kijken. Om te ontdekken hoe we onze cijfers meer inzichtelijk konden maken, in plaats van de eindeloze excel-lijsten waar we dat eerder mee deden. Toen heeft onze toenmalige IT-manager Ron Meijer Power BI voorgesteld aan Nardy.
Motion10 was in die tijd betrokken bij kennisoverdracht rondom de implementatie van Office 365. Vidjay, de consultant die ons toen hielp en Michel [Accountmanager, red.] hebben ons toen duidelijk gemaakt dat Motion10 ook makkelijk kon helpen met Power BI, en veel bredere Business Intelligence kennis in huis had.”
Samen KPI’s definiëren
Nardy vertelt hoe het project van start ging: “In juni 2016 was de nood vrij hoog. We konden de gegevens niet helder presenteren. Blijkbaar helpt zo’n tool dan om de dingen zichtbaar te maken.
We vroegen Alvin Amatsari van Motion10 bij ons op kantoor, en begonnen met gesprekken met managers van de verschillende afdelingen om samen met hen KPI’s te definiëren. Dat bleek nog lastiger dan gedacht. Daarna konden we al de eerste rapportages gaan bouwen in Power BI, waarbij data vaak werd geplot op geografische kaarten. Dat leverde al snel veel inzicht en meer relevantie op.”
Een business intelligence project? Gewoon doen!
We vroegen Nardy en Parrella naar drie kritieke stappen voor het toewerken naar betere sturingsinformatie met Power BI:
1. Het is goed om het organisch te doen, niet in een vastomlijnd project.
Nardy: “Je moet gewoon beginnen, en snel resultaten laten zien. Als ik het opnieuw mocht doen, zou ik het weer precies zo doen. En je moet één iemand vinden met wie je het samen kunt doen.
Als ik het in een vastomlijnde projectvorm zou moeten doen was ik nu nog nergens: dan had ik eerst een projectomschrijving moet maken, uren moeten verantwoorden, budget vrij moeten maken, enzovoorts.”
Parrella vult aan: “De volgende stap zal dan wel zijn om te zorgen dat wat we hebben, gestructureerd wordt en zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk loopt. Daarna kunnen we pas weer verder kijken; naar nieuwe rapporten, data en inzichten. Om veel meer te kunnen beantwoorden aan de vragen van andere afdelingen. Er is blijkbaar veel behoefte in de organisatie om dit soort rapportages te maken!”
2. Externe deskundigheid binnenhalen om vervolgens deskundigheid on the job te leren.
Parrella: “Alvin heeft een opzet gemaakt van wat we toen al hadden aan data. Daar zijn we vervolgens verder op gaan bouwen. We hebben nu afspraken gemaakt om training on the job te krijgen, en een workshop. We zijn ook al bij Motion10 op kantoor geweest voor een training.
Waar Alvin eerst bouwde, en de medewerkers meekeken, moet het nu precies andersom worden: de medewerkers bouwen, en Alvin kijkt mee. De functioneel beheerders moeten we er dan ook nog tussenuit halen, zodat medewerkers zelf bij de data kunnen. Zo verhogen we de zelfstandigheid. De precieze verdeling van rechten binnen de afdeling hangt echter ook nog af van hoe we de verdeling van rechten met Office 365 gaan inregelen in de hele organisatie.”
3. Gedrevenheid en vertrouwen in het project laten zien.
Parrella: “Je moet er zelf ook in geloven dat het project dingen verbetert en dat het werkt. Bij mensen die niet direct betrokken zijn kun je best wel weerstand tegenkomen. Dan moet je steeds nadenken over andere manieren om die weg te nemen. Als het niet vanuit ons komt dat het werkt, dan nemen zij dat ook niet aan.”
Nardy vult aan: “Het mooie bij zo’n organische benadering, waarbij je steeds tussentijds resultaten kunt laten zien, is dat je aan je eigen succes ten onder gaat. Mensen reageren heel enthousiast: ‘Kan Power BI dit, kan het dat, kan zus, kan zo?’ Er is elke maand nog wel iets dat ik probeer te remmen.”
Nardy en Parrella bieden tot slot nog wat algemeen advies voor andere gemeentes of (lokale) overheden: “Gewoon doen!”
Nardy: “Ik wens iedereen lef. Doe het vooral ook met een dynamische en niet een belegen organisatie. En kies liever mensen die jong of jong van geest zijn. Out-of-the-box denken en de benodigde creativiteit, dat zit er bij die mensen meer in. Je wilt een echte sparringpartner hebben om iets moois te maken. Daarom zijn we tot nu toe ook heel tevreden met Motion10, en specifiek met Alvin. Flexibiliteit vind ik heel belangrijk bij zo’n ICT partner.”
Meer inzicht ten bate van proactief handelen
De doelen vooraf waren om meer inzichtelijkheid te krijgen in de data van de afdeling Serviceplein, om betere sturingsinformatie te kunnen krijgen en dienstverlening aan de burger beter en efficiënter te maken. We vroegen Parrella en Nardy in hoeverre dat nu gelukt is.
Over de gehele linie zijn de data nu veel meer inzichtelijk. Nardy: “De cijfers voor de voorjaarsnota komen nu bijvoorbeeld uit Power BI.”
De uitdagingen liggen er nu voor de toekomst in om de data meer gestructureerd en flexibel beschikbaar te gaan maken voor iedereen in de organisatie.
Nardy geeft een voorbeeld om te onderstrepen hoe het verbeterde inzicht in data de afdeling helpt om betere beslissingen te maken:
“Wat je ook ziet, is dat je nu veel makkelijker kunt zien waar je mensen vandaan komen. In Alphen heb je bijvoorbeeld veel statushouders [asielzoekers die een tijdelijke verblijfsvergunning hebben gekregen, red.]. Daarmee heb je nog geen stuurinformatie, maar wel inzicht.”
“We hebben nu op basis van de nieuwe inzichten besloten: we gaan statushouders die aan Alphen gekoppeld zijn, gelijk al in het AZC Nederlands leren. Anders heb je straks, drie maanden later, heel veel mensen die direct minder kansen hebben. Daar moet je dus in willen investeren voor de toekomst. Dus je gebruikt de informatie uit Power BI om te bepalen waar je aan de knoppen kunt draaien.“
Datakwaliteit
Doordat data nu gevisualiseerd worden zijn er binnen de gemeente ook vragen gekomen over de kwaliteit van de achterliggende data. Het heeft de organisatie getriggerd om na te denken over hoe bepaalde gegevens geregistreerd moeten worden. Nardy:
“Waar Power BI ook een rol in heeft gespeeld is dat we hebben ingezien dat de manier waarop mensen hun data registeren eenduidig moest worden. Power BI heeft ertoe geleid dat initiële registratie van data meer betrouwbaar en eenduidig is geworden.”
Kracht van de visualisaties
Voorheen werd er gerapporteerd met lijsten in Excel, maar nu middels aansprekende visualisaties in Power BI. Hierdoor is data voor iedereen makkelijker te interpreteren. Zo werd het bijvoorbeeld inzichtelijk waarom er een aantal uitkeringen buiten gemeente Alphen a/d Rijn werden gegeven. Achteraf gezien kon dit verklaard worden, maar hiervoor had men geen idee dat dit zo stond geregistreerd. Parrella:
“Bijvoorbeeld omdat het nu op een wijk geplot wordt. Dan zag je dus bijvoorbeeld dat er in Nieuw-Vennep ook nog een actieve uitkering stond. Dat konden we verklaren doordat die administratief nog niet beëindigd was. In een Excel-lijst met 3000 rijen was die nooit opgevallen!”
Datakracht versterken
In de nabije toekomst wil de gemeente Alphen de kracht en flexibiliteit van het dataplatform gaan versterken. Tegelijk met het opbouwen van dat platform moet men daarbij goed nadenken over de structuur. Gemeente Alphen is daarom in gesprek met Motion10, en met Astrid van Raalte van Microsoft Nederland over een datacenter in de Azure cloud.
Parrella: “Wat we uiteindelijk willen is dat we direct in kunnen prikken op de database, maar dat wordt ons nu door externe technische factoren onmogelijk gemaakt. Daardoor kun je niet direct voldoen aan de vraag. We gaan nu in gesprek over een centrale database; je ontkomt er bijna niet meer aan om dat te willen met alle brongegevens die we kunnen beheren.”
Nardy: We kunnen nu het aantal aanvragen voor bijstand helder inzichtelijk maken. Als je heel veel nieuwe aanvragen hebt, of heel veel statushouders, echtscheidingen, of bijvoorbeeld heel veel ‘eind WW’ers’ dan geeft dat wel richting over waar al die aanvragen vandaan komen. En dus waar je moet kijken voor een oplossing.
Wat we nu bijvoorbeeld goed kunnen zien is een duidelijk causaal verband tussen hogere instroom aan uitkeringen en het feit dat we het budget overschrijven. Op het moment dat je dan ziet dat je instroom heel hard gaat stijgen weet je dus dat je bijvoorbeeld meer personeel nodig hebt. Dan kun je gaan beslissen of je dat wel of niet gaat doen. Ook op dat vlak geeft Power BI ons nu dus sturingsinformatie. Om onze dienstverlening dus ook qua manuren efficiënter en effectiever in te regelen.”
