Op het Topic ECM is onder Opinie een discussie ontstaan over de inzet van enterprise content management. Expert Vincent van Gentevoort meent dat ecm als totaaloplossing de ambities niet waarmaakt. Dat vroeg om discussie, onze experts dus aan het woord.
Expert Vincent van Gentevoort, pre-sales consultant bij SDL Tridion, zet veel vraagtekens bij het aanschafbeleid van ecm. "Steeds meer organisaties zetten een ecm-suite in om de uitdaging van beheer van informatie aan te gaan. Maar wat is ecm eigenlijk? Realiseert men dat ecm een steeds bontere verzameling van technieken omvat? Haalt men met een ecm-suite werkelijk alles in huis om de verschillende ambities te realiseren? Als je voor zo'n omvangrijke en kostbare productfamilie kiest, mag je toch wat verwachten? Naar mijn mening zijn er veel partijen die met hun keuze voor ecm een totaaloplossing denken binnen te halen, om later te ervaren dat het niet alle ambities waar kan maken. Soms kan men beter eerst goed over de ambities nadenken, alvorens een beroep op de familie te doen. Ecm en ‘best-of-breed': meer, groter en duurder versus specifieker, beter en efficiënter?"
Paul Baan
Directeur ECM
VLC
"Van Gentevoort wekt de suggestie dat best-of-breed een compromis inhoudt, namelijk dat kopers op de onderliggende onderdelen van ecm genoegen moeten nemen met minder dan in het geval van point-solutions. Wanneer je bijvoorbeeld de digital asset management (dam) markt neemt, dan gaat die vlieger niet op. In de dam-markt had je voorafgaand aan de consolidatie twee grote marktleiders, die volwassen producten leverden die ook bij de zwaardere mediapartijen werden ingezet. Dit waren Artesia en Bulldog. Ook toen al beschikten de ecm-leveranciers over diepe zakken. FileNet (IBM) en Documentum (EMC) kochten die partijen gewoon op om hun portfolio te vervolmaken. Dus ja, daarmee werden deze dam-marktleiders in hun vakgebied onderdeel van een best-of-breed oplossing op geaggregeerd niveau, maar de kwaliteit van de dam-oplossing binnen de ecm-suite leed er bepaald niet onder. Ik durf wel te stellen dat een keuze voor EMC Documentum straks geen concessie betekent aan xml-capabilities ten opzichte van een point solution."
Richard Verbeek
Solutions consultant
OpenText
"Er zijn naar mijn mening maar weinig bedrijven die een ecm-suite als geheel kopen. Dit is in het verleden wel gebeurd, maar vaak bleek de implementatie door een gebrek aan focus volledig vast te lopen. Wat we tegenwoordig vaak zien is dat bedrijven een oplossing zoeken voor een specifiek project. Daarbij zoeken zij dan ten eerste naar de beste functionality-fit voor het onderhavige project en daarna wordt pas gekeken naar de bredere ecm-suite waar de ‘punt'-oplossing deel van uitmaakt. Dat heeft inderdaad als risico dat de overige componenten een compromis vormen. Ik denk dat de belangrijkste succesfactor voor het welslagen van ecm binnen een organisatie een goede implementatieroadmap is die focust op het oplossen van actuele business issues, in tegenstelling tot een focus op het implementeren van de ecm-suite per se."
Paul Jongen
Director Solutions Engineering Central Europe
Alfresco
"Integratie tussen de verschillende ecm-componenten van de ecm-suiteleveranciers is vaak zeer basaal, dus vanuit technologisch oogpunt kan vaak niet van een echte ‘suite' gesproken worden, maar meer van een samenraapsel. Oorzaak is het grote aantal overnames dat de ecm-suiteleveranciers hebben gedaan. De primaire processen van organisaties lopen steeds vaker tot buiten de organisatie (extended enterprise en front-mid-back office integratie). Een (web 2.0) website wordt daardoor een wezenlijk middel om in de extended ecm-behoefte te voorzien. Ecm-suites en ook point-solution leveranciers (best-of-breed) hebben hier nog onvoldoende antwoord op. Termen als ‘ecm-suite' en ‘best-of-breed' hebben vooral betrekking op het eigen proprietary product (‘wij hebben alles, wij zijn de beste') en missen de context van integratie en coöperatie. De toekomst is open ecm, liefst gebaseerd op open standaarden."
Joost van de Wijnkel
Competence lead ecm community
Logica
"Best-of-breed of een volledig ecm-suite? Je kunt inmiddels best-of-breed beleven door een suite aan te schaffen. De grens is niet meer zo zwart/wit. Kijk naar de ecm-leveranciers als OpenText en EMC, deze hebben nu zoveel functionaliteit geadopteerd (dus de oude best-of-breed) in hun pakket dat ze als ecm-suite eigenlijk al een best-of-breed oplossing aanbieden. Alleen op basis van prijs of zeer specifieke functionaliteit kan nog gekozen worden om diverse best-of-breed oplossingen in te zetten. Bijvoorbeeld organisaties die voor hun bedrijfsbrede intranet, waarin redelijke statische content wordt gepresenteerd, vaak een oplossing kiezen waarbij prijs en gebruiksvriendelijkheid voor redacteuren bepalend zijn. Voor specifieke afdelingen gebruiken ze dan bijvoorbeeld dms-oplossingen van andere leveranciers. Doorgaans zien we echter de bedrijfsbrede succesimplementaties plaatsvinden door suites te implementeren. De verregaande mate van integratie in een suite geeft de organisatie het bedrijfsbrede voordeel waarop we vooraf de business case baseren."
Richard Fransen
Senior ecm-consultant
Inter Access
"Het vakgebied ecm heeft zich het laatste decennium sterk ontwikkeld. Door overnames is de tegenstelling tussen suite- en best-of-breed-leveranciers verder vervaagd en eigenlijk steeds minder interessant geworden. ‘Bezint eer gij begint' is een goed uitgangspunt voor iedere beslissing en implementatie en dus ook voor ecm, maar om de functionele ambitie bepalend te laten zijn voor de keuze voor een suite of best-of-breed gaat mij te ver. Bij deze keuze spelen te veel andere factoren een rol, zoals de reductie van het aantal leveranciers, de continuïteit van de leverancier en de kosten van integratie en beheer. Net als de visie van de organisatie of ecm wel of geen onderdeel moet zijn van de basis-ict-infrastructuur."
Freddie van Rijswijk
Senior executive
ISIS-Papyrus Netherlands
"De inzet van ict en dus ecm-tooling moet de business helpen om sneller te kunnen reageren, en dus te veranderen, en het effectiever en efficiënter uit kunnen voeren van hun primaire processen. Ecm-suites of best-of-breed-oplossingen kunnen hier NIET aan voldoen omdat de constellatie, benodigd voor de oplossing, niet centraal gemanaged kan worden. De business zal ecm dan ook eerder als last dan als voordeel ervaren en daarmee vormt het een gevaar voor het succes. Het ecm-project kan technisch als succesvol worden ervaren, maar of het echt succesvol is zit hem in ‘the eating of the pudding', namelijk het gebruik door de business."
ECM-ambities
Er wordt gesteld dat bedrijven niet hun ambities halen bij de aanschaf van ecm als totaaloplossing. Ben jij het hier mee eens? Welke ambities denk jij wel te halen door de inzet van ecm? Stuur jouw reactie naar computable.lezers@vnumedia.nl o.v.v. ECM-ambities.
Gezocht: experts
Op de website van Computable (www.computable.nl) zijn 25 topics terug te vinden over verschillende ict-vakgebieden. Voor alle topics zijn we op zoek naar mensen die zichzelf expert vinden op het desbetreffende vakgebied. Wil je jouw kennis met de markt delen en als vraagbaak dienen voor de redactie? Stuur dan een mail met je gegevens (naam, functie, bedrijf, werkzaamheden) naar computable.lezers@vnumedia.nl.
Interessant artikel in Computable van 4 juli over ECM en de ambities van content management. Bij Canon ervaren we dat ICT-partijen, maar ook consultants nogal eens voorbij gaan aan het feit dat ?content? niet alleen in computers zit. Een groot deel van de binnen ondernemingen beschikbare informatie staat nog ?gewoon? op papier. Dat maakt het zoeken naar informatie vaak een tijdrovende klus. Managers besteden daaraan tot wel een kwart van hun tijd, zo blijkt uit recent onderzoek van Gartner. Gevolg? Frustratie over content management systemen waarin allerlei informatie ontbreekt. Dat leidt weer tot teruglopend gebruik van het systeem en daarmee tot het onnodig mislukken van ECM-projecten.
Wat is daarvan de oorzaak? Ik denk dat de ICT-wereld een soort desinteresse lijkt te hebben voor de kantoorwerkers en hun echte, fysieke wereld. Workflow wordt gereduceerd tot applicatie-integratie. Maar workflow-processen zijn niet louter digitaal. We verzuimen te kijken naar papieren informatie, zoals contracten, rapporten, facturen en HR-verslagen. En we gaan dan ook voorbij aan een ander hot topic: compliance. Een begrip dat helemaal niet bestaat zonder papier.
Het is niet voor niets dat Canon en haar concurrenten op hoge snelheid innovaties lanceren die op het oplossen van dit probleem gericht zijn. De huidige generatie printers is de volwassen portal van de fysieke naar de digitale wereld. Een combinatie van innovatieve hard- en software zorgt voor de, voor ECM broodnodige, integratie van digitale en papieren gegevensbronnen.
Canon stelt dat de belangrijkste winst in de printing branche is gerealiseerd op het gebied van het scannen en digitaal archiveren van papieren informatie. In ECM is digitalisering van papieren gegevens cruciaal voor het toegankelijk maken van informatie en kennis binnen een organisatie. Als alleen de digitale informatie die een onderneming produceert of aangeleverd krijgt, zoals PowerPoint presentaties, Excel sheets, Worddocumenten of informatie die wordt gegenereerd vanuit ERP-oplossingen zoals SAP of Exact, toegankelijk is binnen een ECM-systeem, is dit systeem onvolledig en wordt het al snel niet meer gebruikt. Maar als papieren informatiestromen direct aan de digitale workflow en content beheersystemen worden toegevoegd – denk daarbij aan facturen, ondertekende brieven en offertes, bonnetjes, bouwtekeningen en geparafeerde rapporten – hebben beleidsbepalers w�l alle informatie duurzaam en volledig beschikbaar.
Het gaat om het aloude verhaal: niet het opslaan is het probleem, maar het terugvinden. Digitaal is het zoeken naar informatie al tijdrovend, fysiek nog een factor erger! Daarom is de tijd rijp voor een verandering in de status van de MFP. Canon stelt dat de MFP niet langer moet worden gezien als een outputdevice, maar als de portal waar samenwerking binnen een onderneming – ‘collaboration’ – begint. Of zoals Gartner het stelt: ‘Print as a commodity has ended; print as a change catalyst has begun’.
Zonder rekening te houden met wat er in het echte, fysieke kantoor gebeurt, is ECM een soort, tsja, ‘papieren’ tijger.
Vriendelijke groet,
Jeroen Kruisweg
Director CBS Marketing
Als ik naar mijn eigen ervaringen als consultant kijk: Er is nog een andere reden waarom ECM nogal eens faalt en dat is de data en content die het ECM systeem moet ontsluiten.
De data/content in het gros van de te ontsluiten systemen is niet op orde en wordt niet op orde gehouden. Het is niet de ECM die faalt, mensen houden informatie gewoon niet bij, want dat is vervelend werk. En als het eenmaal achterloopt heeft niemand zin om aan zo’n saaie rotklus te beginnen van alles weer op orde brengen en wordt het alsmaar erger.
Voorbeeldje wat wij vaak tegenaan lopen: Zoiets simpels als het interne telefoonboek op het intranet gaat al verkeerd. Bij veel organisaties worden de externen in geen enkel systeem goed bijgehouden, terwijl ze wel enkele maanden lang in een organisatie rondlopen en bereikbaar moeten zijn.
Dus waar koppel je aan voor het telefoonboek? HR-database? Toeganspasjes database? Active Directory? Telefooncentrale-database? Allemaal bevatten ze flintertjes van de informatie die je nodig hebt, en allemaal bij elkaar zou het een samenhangende informatiebron opleveren. Ware het niet dat het in geen van die systemen goed bijgehouden wordt, dus uit hoe meer systemen je ECM bestaat, hoe meer vervuiling en hoe minder je eraan hebt.
Hetzelfde geldt ook voor documenten die de mensen maken. Mensen zetten de documenten niet neer op de plek waar ze horen (DMS, fileservers) want dat is zo’n gedoe. Dus ze zetten het op hun lokale disk en als een ander het nodig heeft e-mailen ze elkaar. Vervolgens gaan ECM leveranciers de e-mail database doorzoekbaar maken, met als gevolg dat je zoekresultaten enorm veel ruis produceren.
Er zijn dan wel kunstmatig intelligente zoeksystemen in die ECM suites om “slimmer” te zoeken, maar ik heb er nog nooit succesverhalen over gehoord, alleen maar tegenvallers. En logisch ook: computers die nadenken, daar word je als mens zelden door geholpen.
Kortom, het hele concept “ECM” valt of staat met de aanname dat de mens alles netjes bijhoudt en zich aan alle regels houdt. Je weet wel, die mens die gewoon niet ordelijk en precies genoeg is om alles netjes in het systeem te zetten. Daar kun je nog zo veel systemen tegenaan gooien.
Wat is er aan te doen? Je kunt mensen dwingen, met regeltjes, procedures, en daar weer controle-procedures, approval procedures, compliance procedures en represailles op loslaten als mensen het niet bijhouden.
Of je kunt het de gebruikers zo makkelijk mogelijk maken, met eenvoud en gebruikersvriendelijkheid.
In beide gevallen geldt: your mileage may vary.
Je kunt mensenproblemen niet oplossen door er zo veel mogelijk systemen tegenaan te gooien, en dat is wel de droom ECM moet waarmaken.
Soms kun je beter kapitaal investeren in een oersaai project zoals de data in je bestaande systemen op orde brengen en dan een beperkt aantal systemen aan je ECM suite koppelen. Daar kom je verder mee dan de chaos in je systemen compenseren door nog meer systemen overheen te gooien.
Kortom: ECM is leuk, focus is saai maar doeltreffend.
De discussie over best-of-breed versus ECM-suite is mijn inziens niet relevant. Zoals Joost van de Wijnkel al aangeeft zijn de huidige ECM-suites al vaak een samenstelling van de beste zelfstandig ontwikkelde producten. De discussie moet in een andere hoek gezocht worden.
ECM als totaaloplossing kan bijdrage aan het bereiken van een breed scala aan organisatiedoelstellingen, de keuzes daarin zijn voor de organisatie lang niet altijd transparant en dat leidt tot een beperking van het succes. Daarnaast is een ECM totaaloplossing vaak gekoppeld aan een organisatieverandering. Deze organisatorische impact is van sterke invloed op het succes en wordt niet bepaald door de mate van de totaaloplossing. Wel is de grote diversiteit aan mogelijkheden dat een ECM totaaloplossing met zich meebrengt bepalend voor de organisatorische impact en daarmee het succes.
Kortom, focus en helderheid over het einddoel van ECM zijn key-factoren voor het behalen van succes. Deze focus en helderheid zijn managerial issues en die bepalen in hoge mate het (niet) behalen van de ECM ambitie als totaaloplossing.
Er wordt een aantal maal gesproken over overnames. Dat is deels waar. Het is helaas niet altijd even mooi. Er zijn tal van producten slecht geintegreerd of waar een fors deel van de functionaliteit verdwenen of vervangen is.
De best of breeds blijven zich voortdurend concentreren op hun expertise, ze moeten wel vanwege de concurrentie. Na een overname gaat een serieus deel van die focus verloren, waardoor dat deelgebied achterop raakt.
Een voorbeeld. Sharepoint (moss 2007) wordt momenteel bij tal van organisaties binnengehaald, veelal door een technische afdeling.
Een prachtig product als je het toepast in de juiste situaties, collaboratie is een van de sterkste punten. De marketing van Microsoft werkt goed. WCM is ook onderdeel dus denkt men geen WCM produkt meer nodig te hebben. (kijk bv ook eens naar de historie van dit onderdeel) Dan blijkt dat toch anders te liggen, een site is zeker mogelijk. Wil je iets meer, hergebruik van content over meerdere sites, dan blijkt het niet toerijkend genoeg.
Point solutions zullen veel moeten integreren, ze kunnen enkel voortbestaan als dat goed geregeld is. Sterk proprietary gerichte system bestaan nog steeds, naar mijn mening hebben deze geen toekomst.
Het belangrijkste punt blijft, bekijk goed waar de grootste aandachtspunten liggen en vaar niet blind op de oppervlakkige functionaliteiten lijsten. Beproef de produkten op de voor uw organisatie cruciale onderdelen, kijk verder dan de suite groot is en zoek een goede implementatie partner alvorens u in het diepe springt.
Leuke discussie
ECM moet naar mijn mening niet worden gezien als een product of suite, maar als een aanpak.
En afhankelijk in welke fase een organisatie zich bevind, zal een (functioneel) deel van ECM inzet zijn van een reeks deelprojecten.
Met het gedachtegoed “Think big start small” kan naar mijn mening de beste invulling aan ECM worden gegeven.
Het is dan aan de experts en de organisatie in questie om te bepalen in welke “fase” ze zich eigenlijk bevinden om zo aan het gedachtegoed gestalte te geven en een succesvolle (en met name behapbare) ECM traject te doorlopen.