Capgemini en Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) hebben een vierjarig contract getekend voor het onderhoud, het beheer en de ontwikkeling van alle financieringssystemen. Deze applicaties dragen zorg voor de financiering van onderwijsinstellingen en de daarbij behorende informatievoorziening. De contractwaarde loopt in de miljoenen. Maar DUO vraagt van de automatiseerder ook een investering die het bedrijf moet zien terug te verdienen gedurende de looptijd van het contract. Capgemini neemt als applicatiedienstenpartner de plek over van Ordina.
Hoe groot de contractwaarde is en hoeveel Capgemini zelf investeert in de opdracht wordt niet naar buiten gebracht. Wel blijkt uit de aanbestedingsstukken dat het om ‘een business case gaat waarbij de toekomstige leverancier te maken krijgt met een grote eenmalige investering die gedurende de contractperiode terug zal moeten worden verdiend’. Volgens een woordvoerder van Capgemini gaat het niet om ‘cash’ geld, maar om investeringen in ‘oplossingen, kennis en kunde om ervoor te zorgen dat het beheer voor DUO efficiënter kan worden gedaan zodat vernieuwing kan plaatsvinden.’
De uitvoeringsorganisatie heeft dan ook gekozen voor een langdurige contractperiode van vier jaar met een verlengingsoptie van vier keer een jaar. Bovendien wil DUO, onderdeel van het ministerie van Onderwijs, Cultuur & Wetenschappen, het beheer en onderhoud van deze bedrijfstoepassingen, die het primaire proces ondersteunen, voor lange tijd geregeld hebben. De financieringssystemen van DUO zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de betaling van 27 miljard euro aan educatieve instellingen.
Industrialisatie
Het applicatielandschap van de financieringssystemen bestaat uit onder architectuur ontwikkelde portalen, componenten en applicaties. Binnen de componenten worden, naast het maatwerk, standaardsoftware toegepast van onder andere Aquima Documents (voorheen EPOS) voor het outputmanagement, Tibco voor werkstroombeheer, Opentext eDOCS (voorheen Hummingbird) voor documentbeheer en Kofax voor het scannen en digitaal beschikbaar stellen van documenten. Daarnaast draaien er legacyapplicaties die voornamelijk zijn gebaseerd op Oracle Designer, maar ook op MS Access, Delphi, Powercenter, ASP en Tridion. Ook moeten MS Office macro’s, templates en sjablonen worden ondersteund.
DUO wil met Capgemini dit applicatielandschap vernieuwen en verder standaardiseren. Dat moet leiden tot betere prestaties en een verlaging van de onderhoudskosten. Marleen Boekhorst, accountmanager Strategic Outsourcing bij Capgemini, spreekt in dit verband over ‘een sterke sturing op de kwaliteit van de operatie en verlaging van kosten door industrialisatie en standaardisatie. Daardoor ontstaat meer ruimte voor vernieuwing van het applicatieportfolio.’
Het bedrijf wil zich in de markt onderscheiden via ALS: Application Lifecycle Services. ‘Centraal staat hierbij het ruimte maken voor innovatie door het beheer efficiënter te doen. Bij deze aanbesteding wordt voor DUO ALS ingezet voor het creëren van meer ruimte voor innovatie’, aldus de zegsman.
Eisen
Capgemini is begin september gestart met de werkzaamheden. Die vinden plaats op de locatie van DUO in Zoetermeer, maar worden binnen twee jaar in fasen verplaatst naar het hoofdkantoor van Capgemini in Utrecht Leidsche Rijn. Een belangrijke eis in het bestek was dat de opdrachtnemer in staat moet zijn om het team, dat gemiddeld genomen uit vijfentwintig man bestaat, snel uit te breiden en af te bouwen is wanneer veranderde wet- en regelgeving daarom vraagt.
Een andere eis was dat de nieuwe partner verantwoordelijk wordt voor het aansturen van derde partijen die specialistische tools en programmeertalen leveren. Maar ook dat deze overeenkomsten na het aflopen van hun looptijd niet separaat verlengd worden, maar binnen het lopende contract met Capgemini worden opgenomen.
Aanbesteding testwerk
De ict-afdeling van DUO voert de regievoering over het contract met Capgemini. De functionele acceptatietest- en inregelactiviteiten van nieuwe applicaties en aanpassingen behoren overigens niet tot het takenpakket van de automatiseerder. DUO schrijft hiervoor in 2014 een nieuwe aanbesteding uit, waaraan Capgemini niet mag meedoen.
