PZ of P&O heten tegenwoordig Human Resource (HR) management. Niet alleen de naam, maar ook de rol is veranderd. Shell Nederland heeft daarvoor onlangs een volledig geïntegreerd systeem op basis van SAP ingevoerd en daar komt heel wat bij kijken.
Shell is een heel groot bedrijf met een zeer complexe structuur. Het onderdeel Shell Nederland is hierin de coördinerende organisatie die een tiental maatschappijen in Nederland omvat. Hieronder vallen niet alleen bedrijven als de NAM (in Drenthe en op de Noordzee), de raffinaderij in Pernis, de verkooporganisaties en verschillende researchgroepen, maar ook de in Nederland gevestigde centrale kantoren van de verschillende business sectoren. Van oorsprong zijn dit zeer zelfstandige bedrijven, elk met een eigen personeelsafdeling, die onder dwang van de efficiency op personeelsgebied toch steeds sterker op één lijn moesten komen. Die eenheid is ook een noodzaak om te kunnen automatiseren.
In 1994 startte Shell Nederland een onderzoek binnen de afdeling P&O om de kosten van de personeelsdiensten te reduceren. Er was veel handmatig werk en men wilde het aantal medewerkers terugbrengen naar het streefcijfer van 1,8 per honderd medewerkers. Drs. Heerco Steen, hoofd van de afdeling Personnel Common Services van Shell Services International: "De conclusie was dat we branchevreemde activiteiten zoals verzekeringen en vervoer moesten uitbesteden, en de serviceverlening moesten versterken, dat wil zeggen meer automatiseren. De beslissing werd genomen om het 25 jaar oude informatiesysteem te vervangen door een geheel nieuw systeem. We staken ons licht op bij andere grote bedrijven en kozen na veel studie voor SAP HR. Waarom SAP? Dat bedrijf beschikte destijds als enige over een systeem met een sterke HR-module, waar bovendien de module werd aangepast aan de juridische omstandigheden in de verschillende landen. Wij krijgen heel veel met andere landen te maken, die elk hun eigen sociale wetten en belastingstelsels kennen."
Steen legt uit dat personeelssystemen een heel belangrijke rol in een organisatie spelen. Behalve het beschikbaar stellen van noodzakelijke persoonsgegevens aan processen zowel binnen als buiten de personeelsorganisatie, is uiteindelijk een van de doelen het maandelijks uitbetalen van de juiste salarissen. Dat is niet alleen belangrijk voor de medewerkers maar gezien het grote bedrag, ook voor de organisatie! Dit is geen sinecure, want deze materie is uiterst complex door de vele sociale wetten en de eigen regelingen. Bovendien zijn veranderingen aan de orde van de dag, mede doordat circa 10 tot 20 procent van de medewerkers elk jaar van plaats wisselt. Bovendien wilde Shell de koppeling van de loon- en salarisadministratie met het pensioenfonds behouden. Het nieuwe systeem verwerkt inmiddels elke maand zo’n 30.000 salarisstroken (18.000 gepensioneerden en 12.000 medewerkers)!
De gemeenschappelijke personeelsdienst, de afdeling van Heerco Steen, omvat circa vijftig medewerkers in Rotterdam. De ene helft neemt de systeemtechnische kant voor zijn rekening: aanpassingen in de configuratie, ‘batch jobs’, controle en andere beheersmatige activiteiten. De andere helft neemt de personeelstechnische kant van het systeem voor zijn rekening: loon- en salarisadministratie alsmede centrale services. Het SAP-systeem heeft 350 geregistreerde gebruikers in het land, de klanten van de gemeenschappelijke personeelsdienst, bij de personeelsafdelingen van de werkmaatschappijen, de afdeling Financiën, cursusadministratie enzovoorts. De (eigen) computers staan in het grote computercentrum van Shell in Rijswijk (ZH).
Eén gemeenschappelijke lijn
Het zal de nodige hoofdbrekens hebben gekost om zo’n systeem op te zetten!
Heerco Steen: "Daar zijn we dan ook jaren mee bezig geweest, samen met onze partner Argus Integrated Solutions die in HR-modules gespecialiseerd is. Nadat we de beslissing voor SAP HR genomen hadden, moesten we de werkmaatschappijen zoveel mogelijk op een gemeenschappelijke lijn zien te krijgen. Er zijn hele grote variaties in de gegevens en hun behandeling tussen mensen die in ploegen werken in fabrieken of op productieplatforms in zee, in de verkoop, in de research of op kantoor. Ons doel was om iedereen, van hoog tot laag, in het systeem onder te brengen. Dat betekent erg veel overleg over wat je wel qua functionaliteit meeneemt en wat niet – je moet ergens de grens trekken. We hebben daarvoor een stuurgroep in het leven geroepen met slechts enkele vertegenwoordigers namens alle deelnemende maatschappijen en het pensioenfonds. Dit waren leden van ons zogenaamde ‘user panel’, een groep van circa tien mensen, waarmee we alle voorstellen en veranderingen in het systeem doorspreken: wat we in het systeem opnemen en wat niet. Heel veel is op deze manier natuurlijk gemeenschappelijk geworden. Parallel hieraan verliep de standaardisatie van het Personeelshandboek. Vroeger had elke werkmaatschappij zijn eigen handboek, nu hebben we een gezamenlijk handboek met bijlagen voor locatie-specifieke zaken."
Het personeelssysteem moest ook over een groot aantal interfaces beschikken. Steen: "Niet alleen naar het pensioenfonds, maar ook andere bedrijfsonderdelen. De gegevens van medewerkers zijn bijvoorbeeld nodig bij de helikoptervluchten naar de boorplatforms in de Noordzee en voor de EuroShell kaarten, die een beperkte korting voor medewerkers bij de benzinepompen bieden. Er is een spaarregeling. De communicatie betreft uiteraard alleen de strikt benodigde gegevens van de medewerkers."
Mensen verhuizen niet alleen binnen Nederland, maar worden ook uitgezonden naar het buitenland. En buitenlanders komen hier werken� Steen: "We hebben regelmatig forse organisatiewijzigingen. Het systeem is gelukkig zo flexibel dat de kostenplaats (waarop de loonkosten van de werknemer in de boekhouding moeten komen) gekoppeld is aan de plaats in de organisatie en volledig gescheiden is van de persoonsgegevens. Hierdoor kunnen historische persoonsgegevens elektronisch overgedragen en gekoppeld worden aan de nieuwe organisatiestructuur. Een complicatie is dat de in Nederland werkzame buitenlandse medewerkers, rond de 1100, een gegarandeerd nettosalaris krijgen. Shell neemt hierbij de belasting voor zijn rekening – ook daarmee is veel geld gemoeid bij een grote internationale organisatie. Dat moet allemaal correct berekend worden!" Ditzelfde geldt overigens niet alleen voor belastingen, maar ook voor de afdracht ten behoeve van hun pensioenfondsen, vanwege koersverschillen en verschillende grondslagen. Verder lopen de uitkeringen voor alle gepensioneerden via het aangepaste SAP HR-systeem.
SAP met Navigator
SAP heeft de naam dat het moeilijk te installeren en configureren is. Hoe is het invoeringstraject verlopen?
Steen: "Dat klopt, vandaar dat we veel gebruik hebben gemaakt van de diensten van Argus. Bij de afweging om het 25 jaar oude systeem door een geheel nieuw systeem te vervangen, is onder andere ook Moret Ernst & Young (zoals ze toen nog heetten) betrokken geweest. We hebben hun methodologie voor het invoeren van een nieuw systeem, Navigator, overgenomen. Dat bevat allemaal richtlijnen, recepten voor een stapsgewijze aanpak. Het gebruik daarvan is ons prima bevallen. We waren overigens niet de eerste binnen Shell die SAP installeerden, want onze chemiepoot was ons voor met R/2 voor logistieke zaken."
Desondanks zal het toch wel een heel werk geweest zijn om alle sociale regels, regelingen en voorzieningen van het bestaande systeem over te zetten!
Steen: "We hebben eerst een uitvoerige analyse gedaan of het in de bestaande HR-module voor Nederland zou passen. Het bleek dat er met de standaard oplossing afwijkingen zouden ontstaan. In bepaalde gevallen zaten er omissies in (bijvoorbeeld alleen loonbelasting, geen inkomstenbelasting), die door Argus in samenwerking met SAP Nederland opgelost zijn. In andere gevallen hebben we moeten constateren dat we onze procedures beter konden aanpassen aan de manier waarop SAP werkt. Veel van dit zeer specialistische werk is in samenwerking met de consultants van Argus gedaan, net zo als analisten een traditionele toepassing analyseren. Bij de controle van de implementatie – de vergelijking van het oude en het nieuwe systeem in parallel – zijn zoveel mogelijk de mensen van de betrokken afdelingen ingeschakeld, waardoor ze zich ‘eigenaar’ ervan zijn gaan voelen."
Het zal voor het merendeel van de gebruikers toch wel een grote cultuurschok zijn geweest?
Steen: "Natuurlijk. We hebben dat proberen te begeleiden met voorlichting en allerlei posters, zoals die met de vrachtauto van SAP die je pui komt binnenrijden en een kledingzaak met slechts één maat pakken enzovoorts. We zijn lang van tevoren begonnen, hebben nogal wat cursussen gegeven en er staat een compleet Help-systeem op ons intranet. Een goede voorbereiding is erg belangrijk, zeker hier, want je kunt je geen uitglijers permitteren met de uitbetaling van salarissen en vergoedingen."
Hoe gaat dat nu straks met een nieuwe release? Na R/3 komt straks ongetwijfeld R/4!
Steen: "Daarom is het zo belangrijk dat we SAP zoveel mogelijk standaard gebruiken. Dat is de reden waarom we graag wilden dat SAP zijn Nederlandse HR module aanpaste, waardoor we straks makkelijk op een nieuwe release kunnen overschakelen."
Alle relevante gegevens
U zei al dat de gegevens van iedereen in het bedrijf, die van de laagstbetaalde tot en met die van de top, in het systeem opgeslagen worden. Om hoeveel gegevens per persoon gaat het dan wel?
Steen: "Alles wat relevant is! Natuurlijk de basisgegevens zoals naam, adres, woonplaats, telefoon- en bank- of gironummer, of ze getrouwd zijn, kinderen hebben, wat voor opleiding ze hebben gehad, wat voor contract ze hebben, waar ze werken, wie hun baas is, wat hun werktijden zijn, welke toeslagen en extra maanden ze krijgen enzovoorts, enzovoorts. In totaal werken we met ongeveer zeshonderd verschillende vaste en eenmalige looncomponenten – een afspiegeling van de variëteit aan medewerkers in ons bedrijf. En dat zowel voor de werkenden als de gepensioneerden. Het systeem houdt het hele werkverleden bij en de vaste en eenmalige beloningsgegevens en vergoedingen zoals ook de reis- en onkostendeclaraties en de gevolgde trainingen; de opbouw en administratie van het pensioen wordt onder andere nog bijgehouden in een module van het oude systeem. Gewerkt wordt inmiddels echter aan een nieuwe SAP-module waarin ook deze gegevens verwerkt kunnen worden. Het is dus nogal veelomvattend."
Wanneer er zo veel gegevens van de verschillende bedrijfsonderdelen in de databases staan, zal het definiëren van veel verschillende autorisaties noodzakelijk zijn. Steen: "Daartoe hebben we een aantal rollen gedefinieerd, die in elke afdeling of werkmaatschappij kunnen voorkomen, bijvoorbeeld die van lees- of bewerkingsbevoegheid voor deelmodules zoals training, personeelsadministratie, organisatie, onkostendeclaraties, enzovoorts. Elke geregistreerde gebruiker kan een of meer van de rollen toebedeeld krijgen in zijn afdeling of werkmaatschappij. Ondanks deze vereenvoudiging is het een hele klus om dat allemaal in te voeren en bij te houden. De Wet op de Persoonsregistratie speelt hierbij ook een belangrijke rol. Je moet er absoluut zeker van zijn dat alleen aan de juiste personen specifieke bevoegdheden worden gegeven. Binnen Nederland en Europa hebben we dit gelukkig goed in de hand op grond van de Europese richtlijnen, maar voor gegevens van buiten de EG kan dat veel moeilijker liggen. Vanwege de privacy-wetgeving in de VS mogen we hier bijvoorbeeld alleen samengevoegde gegevens van Amerikanen voor management-informatie gebruiken."
Internationale ontwikkelingen
Er is de afgelopen vijf jaar enorm veel werk gedaan om dit uitgebreide systeem in te voeren in Nederland, maar daar zal het wel niet bij blijven. Wat voor ontwikkelingen liggen er in het verschiet?
Steen: "Er is een sterke tendens om medewerkers een keuze te bieden in de manier waarop zij de geboden voorzieningen willen gebruiken: meer of minder levensverzekering, ziekteverzekering, spaarregelingen, pensioen, loon enzovoorts – een cafetaria-systeem. Daarbij willen we de medewerkers zelf in staat stellen dat te bepalen door middel van een elektronische self-service. Waarom zou een medewerker bijvoorbeeld ook niet zelf zijn verhuizing invoeren? Het zal duidelijk zijn dat er voor bepaalde zaken wel de goedkeuring van zijn of haar chef nodig is, maar dit biedt ook de mogelijkheid dat de werknemers hun eigen gegevens kunnen controleren. SAP kan dat zeker aan en ik denk dat we dat ook gaan invoeren in het kader van reeds in gang gezette internationale ontwikkelingen."
Omdat het systeem ook al de personele zaken van buitenlanders in Nederland en van Nederlanders in het buitenland behandelt, alsmede de pensioenen van alle Shell-medewerkers, ligt het dan niet voor de hand dat verder uit te breiden?
Steen: "Sinds 1 januari 1999 is mijn afdeling een onderdeel van Shell People Services en met ingang van 1 januari dit jaar opgenomen in Shell International. De bedoeling hiervan is dat we voor alle Shell-maatschappijen in de wereld zoveel mogelijk gestandaardiseerde personeelsdiensten gaan verlenen van uit een centraal geleide organisatie, maar in vier regio’s georganiseerd. Shell was vroeger per land georganiseerd, en dat is recent veranderd naar een business sector-organisatie. Daarin past de gedachte van centraal gecoördineerde dienstverlening omdat die functionele organisatie de landsgrenzen overschrijdt. Dankzij het inter- en intranet doen grenzen er niet meer zo toe. Ook hier geldt echter dat je zoiets goed moet voorbereiden, een enorme klus met veel haken en ogen want alle landen gebruiken nog hun eigen systemen en hun eigen codes. Zo zullen we dan bijvoorbeeld moeten overgaan naar een uniek personeelsnummer voor alle Shell-werknemers."
Zal dat nieuwe systeem ook op basis van SAP gemaakt worden?
Steen: "Die keuze is in principe gemaakt. Zo heeft de VS al een tijd gewerkt met een systeem van PeopleSoft, maar zij hebben nu ook de intentie om op SAP over te stappen. SAP biedt het voordeel dat het internationaal goed vertegenwoordigd is en zijn ‘human resource’-module al voor veel landen heeft aangepast. Na het inrichten van een SAP-systeem volgt meteen het beheer en onderhoud ervan. Inmiddels heeft Shell People Services een overeenkomst gesloten voor onder andere het beheer van reeds in Europa ingerichte HR-systemen. We gaan nu het SAP-beheer voor vijf Europese landen (Nederland, België, Luxemburg, Duitsland en Oostenrijk) centraal uitvoeren. Het is de bedoeling dat de 28 landen in Europa allen het SAP-systeem gaan gebruiken maar dat zal nog wel enige jaren vergen voordat dit gerealiseerd is. Kostte de implementatie in Nederland veel overleg, dit zal een kwadraat daarvan inhouden. Maar we hebben het idee op de goede weg te zijn en voldoende ervaring te hebben opgedaan. Het is erg veel werk, maar we weten in ieder geval dat het financieel en organisatorisch ruimschoots de moeite loont."
Hein van Steenis, freelance medewerker
De partner
Partner bij de invoering van SAP HR bij Shell is Argus Integrated Solutions, een van oorsprong Belgisch bedrijf dat vier jaar geleden is opgericht. Het bedrijf implementeert HRM-backbones, onder meer voor het voeren van de salarisadministratie. Ook webportalen met een geïntegreerde HR-functionaliteit zijn te realiseren.
Rudy Vandenberghe, directeur van Argus Nederland: "Het bedrijf besloot zich drie jaar geleden te specialiseren in ‘human resources’. Met succes, want we hebben inmiddels zevenhonderd medewerkers in tien landen. In Europa zijn we momenteel het grootste bedrijf dat alleen HR doet. In Nederland implementeerden we dergelijke systemen voor onder andere Shell, Amev, VSB, Mees Pierson, Fortis, DSM en de Belastingdienst.
