Goede ict-systemen zijn een randvoorwaarde voor goed onderwijs. De performance van studenteninformatiesystemen kan het reilen en zeilen op mbo’s, hbo’s en universiteiten flink beïnvloeden. Maar wat zijn dan de belangrijkste uitdagingen bij het beheren van ict-systemen? Ik zet de eerste drie op een rij. In de praktijk zijn er natuurlijk meer. Die zal ik in mijn volgende blog uiteenzetten.
1. 24 uur per dag, 7 dagen per week beschikbare informatie
Onderwijsinstellingen worden – net als alle andere branches – steeds afhankelijker van ict. Als een systeem uitvalt, heeft dat direct grote gevolgen voor studenten, medewerkers en docenten. Daardoor wordt de beschikbaarheid van ict belangrijker. Medewerkers en studenten moeten altijd en snel toegang hebben tot informatie. Administratieve handelingen moeten daarbij 24/7 uitgevoerd kunnen worden. Oók bij de start van een nieuwe inschrijvingsperiode voor vakken, wanneer duizenden studenten tegelijk moeten inloggen op één systeem.
Vergelijk het met de belasting op een netwerk als er concertkaartjes voor de Rolling Stones in de verkoop gaan. Dat veroorzaakt een enorme piek. Beheerders moeten altijd kunnen garanderen dat het systeem beschikbaar is
2. Actualiteiten
Onderwijsinstellingen bevinden zich in een snel veranderende omgeving. Wetswijzigingen stapelen zich op. Deze zaken behoren allemaal direct te worden toegepast binnen de ict-systemen. Zo wordt de informatiebehoefte vanuit de overheid steeds groter. Onderwijsinstellingen zijn verplicht om te rapporteren over de resultaten en bijvoorbeeld of studenten in- of uitwonend zijn. Maar denk ook aan actualiteiten rondom het leenstelsel en de prestatiebeurs. Het is vereist dat systemen aansluiten op de wetgeving en nieuwe ontwikkelingen, zoals flexibele onderwijsmodellen en de elektronische leeromgevingen.
Voor een eigen beheerder kan het een uitdaging zijn om deze actualiteiten bij te houden. Ook kan onduidelijk zijn hoe de nieuwe wetten en regels precies van toepassing zijn op de onderwijsinstellingen. Immers, een wet is geen wet als er geen uitzonderingen zijn.
3. Iedere student, iedere medewerker en iedere docent moet tevreden zijn
De gebruikerstevredenheid moet voor iedereen hoog zijn. Maar wat is dat eigenlijk? Wordt dat bereikt als een student zich op tijd kan inschrijven? Of gaat het verder dan dat? Uiteraard moeten de ict-diensten van onderwijsinstellingen snel en betrouwbaar zijn. Het mag absoluut niet mogelijk zijn dat cijfers kwijtraken of dat studenten toch kunnen afstuderen, zonder dat ze alle vakken voldoende hebben afgerond. Er worden echter steeds meer eisen gesteld aan gebruiksvriendelijkheid, zo moeten applicaties zowel op de pc, als op een tablet of smartphone beschikbaar zijn.
Ook binnen deze trend hebben onderwijsinstellingen met een flinke uitdaging te maken. Iets dat voorop moet staan, is dat data nooit verloren gaat. Dit betekent dat er voldoende uitwijkcapaciteit moet zijn als een server plat ligt. Daarnaast moeten de zogeheten ‘loosely coupled systems’ elkaar wel de juiste informatie blijven sturen. Anders kan het zomaar gebeuren dat Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) registreert dat student A afgestudeerd is, terwijl die persoon nog bezig is met zijn eindopdracht.
Meer uitdagingen
Natuurlijk zijn dit niet de enige uitdagingen waar technisch beheerder mee te maken hebben. Ook meer doen met minder, actualiteiten en veiligheid zijn zaken die de waan van de dag flink kunnen beïnvloeden. Kun je niet wachten, lees dan ‘Het beheren van onderwijsinformatiesystemen anno nu’.
