Gemeenten moeten professioneler aanbesteden

Gemeenten krijgen vanaf 2015 meer taken bij. Samenwerking in de keten met leveranciers en/of andere gemeenten wordt steeds belangrijker. De nieuwe ict-mogelijkheden kunnen in dit kader als ondersteunende laag grote bijdrage leveren aan de benodigde efficiëntie en realisatie van de doelstellingen.

Vernieuwing van de ict architectuur en diensten dienen in dit verband gerealiseerd te worden volgens Europese aanbestedingsregels. Hoe kun je als gemeente dit proces succesvol aanpakken? Hoe kun je van een Europese Aanbestedingstraject een win-win situatie maken?

De aanpak van totale traject kent drie fases: 1) Voorbereiding, 2) Aanbesteding, 3) Contractbeheer. Nadat de businesscase in de voorbereidingsfase opgesteld en geaccordeerd is begint de tweede fase met activiteiten ten behoeve van Europese aanbesteding: 
2.1 Specificeren,
2.2 Selecteren,
2.3 Contracteren.
De technische uitvoering zien we in de derde fase Contractbeheer:
3.1 Bestellen,
3.2 Bewaken,
3.3 Nazorg.

Aanbestedingsfase is bepalend

Een eventuele mislukking in aanbestedingstrajecten kan veroorzaakt zijn door bijvoorbeeld enorme overschrijding van budget/tijd of kwalitatieve en/of functionele verschillen tussen gevraagde versus opgeleverde producten/diensten. Er is een aantal mogelijke oorzaken die deze situatie creëren: geen duidelijk beeld bij de gemeente van hoe de ict-omgeving eruit moet komen te zien, gebrek aan kennis om de vraag te specifiëren, of gebrek aan kennis om het traject op te zetten en te begeleiden. De kans op succes of mislukking, juiste investering of desinvestering, realisatie van beoogde resultaten et cetera worden bepaald door hoe het traject in de tweede fase, de aanbestedingsfase, ingericht en uitgevoerd wordt. De aanbestedingsfase kunnen we in drie sub-fases onderverdelen:
A) Specificatie,
B) Selectie,
C) Contracten.

De Specificatiefase is bedoeld om tot een juist en compleet beeld van de huidige en ook de nieuw omgeving te komen. In dit kader dient de gemeente een complete inventarisatie van de huidige ict-omgeving te maken. Deze inventarisatie geeft onder meer aan welke licenties/hardware/support -contracten er zijn, hoe het applicatielandschap eruit ziet, welke kennis binnen de ict-afdeling aanwezig is, welke ontwikkelingen er in de (nabije) toekomst komen met betrekking tot business, wat de wensen van de gebruikersorganisatie zijn. De inventarisatie uit deze fase bevat niet alleen technische informatie maar ook functionele zaken die de basis kunnen vormen voor de verbetering van bijvoorbeeld werkprocessen later in het traject.

Voor het uitvoeren van een professionele selectiefase en duidelijke beeldvorming van vraag en behoefte is het voor gemeente raadzaam om voor het uitschrijven van het aanbestedingsdocument en na de inventarisatiefase in een marktverkenning conceptueel kennis te maken met de mogelijke oplossingen, benodigdheden en een raming van de benodigde investering.

Eerst de ict-omgeving op orde

De informatie uit de inventarisatiefase kan de eerste (technische) uitdagingen en risico`s van dit traject inzichtelijk maken. Schuif deze niet naar later in het traject op de gekozen leverancier! Gemeenten doen er goed aan om voor het uitschrijven van de aanbesteding de benodigde aandacht aan deze zaken te besteden. Denk bijvoorbeeld aan consolidatie van de applicatielijst en/of consolidatie of verbeteren van verschillende back-end componenten/services.

Harmonisatie van de ict-omgeving in deze actie biedt veel voordelen. Dat kun je terug zien bij onder andere het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, Programma van eisen (PvE) en tijdens de selectiefase waarin je risico’s kunt verlagen die zich later tijdens de uitvoering kunnen voordoen.

Denk vooruit!

Wanneer de gunning plaats heeft gevonden dan is het duidelijk welke technologieën toegepast worden en welke kennis en expertise op de afdeling nodig zijn om de nieuwe omgeving te kunnen beheren. Tijdig opleiden van beheerders brengt veel voordelen met zich mee en vergroot de slagingskans van het traject. Beheerders kunnen met hun theoretische kennis effectief aan implementatiefase meedoen en met hun kennis van de organisatie en huidige systemen aanvulling geven aan het externe projectteam.

Laat je leverancier doen waar hij goed in is! Gebrek aan sectorkennis bij je leverancier kun je wegnemen als je aandacht besteedt aan de samenwerking en integratie van je beheerteam in het traject met je leverancier. Deze stap zorgt later voor een optimale transitie van project naar de beheerafdeling. De opgedane kennis tijdens de bouwfase verkort/elimineert extra inhuur van de externe leverancier voor nazorgactiviteiten. Dit is altijd een verborgen kostenpost!

Timing van de opleidingen is heel belangrijk. Een opleiding ver voor de start van het project is niet handig. Een opleiding na het project helpt de beheerorganisatie niet om effectief aan het project mee te doen en vermindert ook de nazorgkosten niet. Daarom is het belangrijk van te voren na te denken in welke fase welke opleiding gegeven dient te worden.