Vijf tips om sneller en effectiever te werken

‘Maak haast als je tijd hebt, want dan heb je tijd als je haast hebt.’ Dat gaf mijn moeder als advies toen ik nog op school zat. Ik vermoed dat deze wijsheid mij beïnvloed heeft in mijn carrière.

De essentie drong natuurlijk niet direct tot mij door. De wijsheid kwam met de jaren en ik denk dat het gezegde aan de basis stond van mijn passie voor ‘fast close’, het snel en efficiënt afsluiten van de boeken en daar snel en goed over rapporteren. Deze en andere wijsheden die ik in de loop van de tijd heb opgedaan, blijken op veel terreinen bij te dragen tot efficiënt en effectief opereren in organisaties, waardoor je dus zaken snel kunt realiseren. Ik geef dit graag in de vorm van vijf tips mee.

Tip 1: Structureer

Iedereen heeft structuur nodig om productief te kunnen zijn. Het blijkt dat alleen creatieve personen als artiesten en kunstenaars zonder structuur kunnen om productief zijn. Helaas ontberen deze mensen die structuur vaak in hun eigen leven en blijkt juist daar de structuur nodig. Gestructureerde processen kunnen gezien worden als de ruggengraat van iedere toponderneming. Goed presterende bedrijven staan open om continu te verbeteren door zich aan te passen. Zij passen zich aan door open te staan voor nieuwe ontwikkelingen op allerlei gebieden. Toepassing van vernieuwende software is een mooi voorbeeld van aanpassing door een organisatie. Dit type bedrijven investeert voortdurend in vernieuwende software. Kleine ondernemingen zouden niet de illusie moeten hebben dat ze alles voor elkaar hebben als ze een tijd niet investeren in vernieuwingen.

Tip 2: Maak haast als je tijd hebt, dan heb je tijd als je haast hebt

De wijsheid van deze stelling houdt in dat je gewoon stevig moet doorwerken om het werk af te krijgen, zodat als er zich een onverwachte gebeurtenis voordoet, je de ruimte hebt om daarmee om te gaan. Dat past heel mooi in het gedachtegoed van fast close. Als je ergens veel langer over doet dan strikt noodzakelijk is, zult u, als u de werkzaamheden analyseert, tot de conclusie komen dat er veel overbodig werk gebeurt. Een tweede constatering is dat u veel werkzaamheden inefficiënt doet omdat u met uw paard en wagen op de elektronische snelweg rijdt. Dat is een voorbeeld van het niet gebruiken van technische mogelijkheden omdat u zich daarin niet verdiept hebt en hebt nagelaten om tijdig te investeren.

Tip 3: Break or bend the rules

Regels vallen in dezelfde categorie als structuur. Ze zijn gemaakt om zaken te regelen, zoals het woord zegt. Regels zijn goed en gevaarlijk tegelijkertijd. Als u zich altijd aan de regels houdt, zult u constateren dat de regels u belemmeren om zaken te veranderen, te verbeteren of naar uw hand te zetten. Regels kunnen nieuw maar ook heel oud zijn. Dus om te kunnen veranderen zullen er twee dingen moeten gebeuren. Ten eerste moet u zich durven af te vragen of de regels nog wel effectief zijn. Dus of ze passen op de situatie van vandaag of morgen en ten tweede of ze verandering in de weg staan. Als u dat durft, heeft u de voorwaarde voor verandering al gecreëerd. Of u vernieuwt de regels of u interpreteert de regels zodanig dat u de verbeteringen kunt doorvoeren en past later de regels aan. Zo gaat dat met wetgeving ook, maar dat gaat heeeel langzaam. U kunt veel sneller.

Tip 4: Als u niet weet waar u kijken moet, zult u het ook niet zien

Niemand heeft tegen u gezegd dat u uw hersens niet mag gebruiken. Gebruik ze dan ook. Denk iedere keer na of u de juiste dingen juist doet. Het kan vaak efficiënter dan u denkt. Als u niet weet waar u kijken moet, zult u het ook niet zien. Ik wil daarmee zeggen dat het goed is om veel te lezen, continue nieuwsgierigheid is een asset die u verder helpt. Uw nieuwsgierigheid leert u dingen die u nog niet wist en die u zomaar kunt toepassen en delen. ‘Sharendipity’ zeg maar. Het brengt u vaak dingen die u in staat stellen om efficiënter en effectiever te worden. Het sluit goed aan bij de laatste tip. Efficiënter werken betekent slimmer werken waardoor harder werken (overuren) overbodig wordt. U kunt in dezelfde tijd kiezen of u meer andere dingen gaat doen of vrij neemt.

Tip 5: Twee keer fout, you’re out

Ontleend aan honkbal: three strikes, you’re out. Heeft uer ooit over nagedacht dat als u iets twee keer op dezelfde wijze doet, en datgene wat u aan het doen bent niet verbetert, het zeer waarschijnlijk nooit zal verbeteren? Het is wel een feit. Harder werken op dezelfde wijze levert geen rendement op. De enige manier om iets te verbeteren, is om het anders te doen. Hiervoor kunt u dan gebruikmaken van de bovenstaande tip.

Dit artikel is ook gepubliceerd in Computable Magazine 7, 9 september 2016