Collaboration tools: voordelen Sharepoint

Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), dit is deel 2, in deel 3 bespreken we de nadelen en in deel 4 wordt ingezoomd op de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting van een tool als Sharepoint te optimaliseren.

Voor veel organisaties zal de keuze bestaan uit de afweging wel of niet gebruik te gaan maken van de tool Sharepoint. Dit is de onbetwiste marktleider in dit segment, maar zeker niet de enige tool of de beste tool. Wat voor een organisatie de beste keuze is wordt bepaald aan de hand van de behoeften van de gebruikers en de situatie waarin de organisatie verkeerd. Alternatieven te over maar waarom kiezen dan toch zoveel organisaties voor dit product?

De intentie van deze serie is besluitvormers in organisaties te ondersteunen bij het maken van een keuze voor een collaboration tool; een platform om op te kunnen samenwerken. Aan de hand van de afweging van de voor-en nadelen van Sharepoint kan een organisatie zelf een afweging maken.

Deel 2, de voordelen

Als een organisatie een collaboration tool zoekt wat zijn dan de redenen om te kiezen vóór SharePoint:

1) Windows-gemak; organisaties kiezen massaal voor SharePoint omdat het naadloos aansluit bij de Windows-spullenboel die toch al in huis is op serverniveau. De Windows Office-applicatie is bij nagenoeg alle eindgebruikers geïnstalleerd. In veel gevallen kan op lokaal niveau met een gratis versie worden uitgetest hoe Sharepoint werkt, zonder veel extra inspanning. Tweederde van alle grote bedrijven heeft Sharepoint draaien, wat kleinere bedrijven het vertrouwen geeft dat zij met een dergelijk geaccepteerd product dan ook wel mee kunnen werken. In de marketing staat dit bekend onder het ‘me too'-effect.

2) Eenvoudig te implementeren; systeembeheer is nagenoeg niet nodig als er geen maatwerkoplossingen in gebruik zijn. Het is relatief eenvoudig om Sharepoint te laten draaien op een server en vrij te geven voor gebruik aan een groep gebruikers. Sharepoint is web based, wat betekent dat er voor de standaardfunctionaliteit geen installatie op de pc nodig is om de tool te kunnen gebruiken. In veel gevallen wordt de inrichting overgelaten aan de plaatselijke of afdelingspecifieke functioneel beheerder. Die kan zijn gang gaan om de voorkeuren van de groep gebruikers in de Sharepoint-site te verwerken en dat betekent meestal afscherming voor derden, geen directe koppeling met de Active Directory of LDAP van de organisatie en decentraal beheer van de informatie.

3) Snelle adoptie van de technologie; als gebruikers kennis hebben gemaakt met de eenvoudige manier van kennis en informatie delen in een groepspecifieke site, wordt dit vaak gezien als een verademing ten opzichte van ingewikkelde ecm-systemen. Om gebruik te kunnen maken van Sharepoint is het niet noodzakelijk om de gebruiker te vragen naar metadata, bewaartermijnen en degrelijke. De organisatie kan metadatavelden wel beschikbaar of verplicht stellen via de instellingen van Sharepoint. Het werkt gewoon snel en eenvoudig.

4) Voldoet aan de basisvoorwaarden voor het vastleggen van documenten: versiebeheer, workflow en toegangsrechten. Een groot probleem in organisaties was het vinden van de laatste en meest recente versie van een document. Tevens was de zorg om de toegang tot de informatie uitsluitend voor daartoe gerechtigden een punt. In Sharepoint kan de functioneel beheerder of zelfs de eigenaar van de lijst/site dit soort ongemakken op lokaal niveau snel oplossen.

5) Sharepoint faciliteert het samenwerken aan documenten in een team op een goede manier. Je kunt weliswaar niet standaard tegelijkertijd aan een document werken, maar om de beurt en kunnen zien wie wat heeft gedaan om te komen tot een gezamenlijk eindproduct is uiteindelijk het succes van dit product. Via een koppeling met Office Web Apps kan je wel synchroon werken, indien gewenst.

6) Standaard metadata uit Windows Office-documenten (auteur, titel, datum aanmaak, …). Als gebruikers ergens een hekel aan hebben is het aan het extra kenmerken moeten meegeven aan documenten om het document later terug te kunnen vinden. De computer weet immers wie je bent en wanneer je iets aanmaakt. 'Waarom zou je deze gegevens dan zelf nog moeten ingeven?' is een veelgehoorde zucht van menig gebruiker. Sharepoint maakt daar handig gebruik van door de informatie te verwerken op de achtergrond in het document en dat inzichtelijk te maken bij het document. Hierdoor ontstaat een overzicht van wie wat heeft gedaan op welk moment met een document, een zogenaamde audit trail. Zo'n trail is een basisvoorwaarde om een begin te kunnen maken met informatiemanagement.

7) Sharepoint werkt. Dit klinkt misschien als een dooddoener, maar heel veel andere applicaties uit ecm-suites zijn zo complex dat de eindgebruiker op cursus moet, regelmatig fouten kan maken en die dus ook maakt, die vervolgens door een helpdesk opgelost moeten worden. De eindgebruiker die kennis en informatie deelt in één of enkele Sharepoint-sites zal snel zijn weg vinden, kan vanaf dag één aan de slag en vindt eigen documenten en dat van anderen snel binnen de sites terug.

Nuancering

Misschien nog even een nuancering ten aanzien van het gebruik van Sharepoint. Bij veel organisaties wordt onder de noemer van samenwerking eveneens bedacht dat deze tool geschikt is voor document management (beheer van documenten) en soms zelfs dat hiermee records management (archiefvorming) kan worden ondervangen. Op zeer basaal niveau werkt dit zoals dat ook werkt binnen een file share, maar deze tool is er niet voor ontwikkeld en zal bij zwaarder gebruik als zodanig leiden tot teleurstelling.

Sharepoint is prima gereedschap als je het gebruikt waarvoor het bedoeld is, namelijk het snel een gezamenlijke omgeving creëren voor groepen die samen willen werken aan documenten. Dan zijn eigenschappen als gebruiksgemak voor de eindgebruiker, snelheid om de omgeving te maken en de opslag van de documenten die binnen de groep gezien en bewerkt moeten kunnen worden, zeer bruikbaar.

Sharepoint kan dat allemaal leveren en is onder die omstandigheden heel geschikt om te gebruiken. Maar vrij geciteerd naar onze nationale goeroe Johan Cruijff: 'Elk voordeel heb z'n nadeel.' Daarover meer in deel 3; de nadelen van Sharepoint. In deel 4 besteden we aandacht aan de toolonafhankelijke uitgangspunten die van belang zijn voordat er een keuze voor een tool gemaakt wordt.

Volgende week deel 3: De nadelen van Sharepoint.

Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.