Sharepoint is in het segment van de collaboration tools de onbetwiste marktleider. Voor veel organisaties zal de keuze bestaan uit de afweging wel of niet gebruik te gaan maken van deze tool. Deze blogserie bevat een introductie van samenwerken (deel 1), de voordelen van het werken met Sharepoint (deel 2), de nadelen (deel 3) en de mogelijkheden om de voorbereiding en inrichting zo te doen dat er optimaal gebruik gemaakt wordt van Sharepoint (deel 4).
Deze blogserie heeft als thema het samenwerken binnen organisaties. De intentie van deze serie is besluitvormers in organisaties te ondersteunen bij het maken van een keuze voor een collaboration tool; een platform om op te kunnen samenwerken. De blogs zijn gebaseerd op onze eigen ervaringen (1) in de voorbereiding en invoering van dit soort tools. De technische implementatie draagt ons inziens niet bij aan dit doel en wordt om die reden dan ook achterwege gelaten.
Deel 1, introductie van samenwerken
Onder collaboration/samenwerken verstaan wij het delen van informatie binnen een afgeschermde omgeving en het kunnen werken aan dezelfde content om bij te dragen aan de uitvoering van een bepaald werkproces. Collaboration tools worden de laatste jaren neergezet binnen organisaties onder het motto 'en nu samenwerken'. Samenwerken is niet iets dat zich op deze manier laat afdwingen. Samenwerken heeft te maken met vertrouwen hebben in de kennis en kunde van de ander om goed om te gaan met het materiaal of de ideeën die worden gedeeld. Uit de ervaringen van de kennismanagement-hausse eind van de vorige eeuw weten we dat in theorie de logica van de delen heel helder is, maar de praktijk veel complexer en minder succesvol is. Een aantal organisaties heeft de houding van delen en samenwerken weten te incorporeren in de bedrijfscultuur, voor hen is het de gewoonste zaak van de wereld geworden. De meeste projecten op het gebeid van kennismanagement zijn echter na een aantal pogingen in organisaties een zachte dood gestorven.
Waar dat aan ligt? Er wordt te weinig op gestuurd, management geeft zelden het goede voorbeeld en de tools zijn zelden zo ingericht dat het samenwerken bevorderd wordt. Uit onderzoek van het Tijdschrift IT Management blijkt dat er in slechts 40 procent van de organisaties van respondenten met een beslissende of adviserende rol op dit gebied, beleid is geformuleerd op het gebied van samenwerken/kennisborging. Tegen deze achtergrond is het dan ook niet verwonderlijk dat organisaties in het begin delen en samenwerken aan documenten is ingericht op de stelling 'open tenzij', maar na een jaar blijkt toch het merendeel van de artikelen met rechten dichtgetimmerd. Vaak gebeurt dit zonder dat daar wezenlijk bezwaar in de organisatie tegen wordt aangetekend door het management.
Aanpassen managementstijl
Om beter gebruik te maken van de beschikbare informatie moet het samenwerken onderdeel worden van de bedrijfscultuur, wat in kan houden dat de managementstijl daarop aangepast moet worden om dit proces te bevorderen. Bij elke verandering binnen een organisatie staat het hele samenspel tussen de harde kanten (systeem, structuur en strategie) en de zachte kanten (medewerkers, skills, stijl en cultuur) van de organisatie onder spanning.
Om ons heen horen we steeds vaker mensen zeggen dat de organisatie waarvoor ze werken heeft gekozen voor een samenwerkingstool. Daar komen dan altijd vragen of opmerkingen achteraan in de vorm van 'of ik er iets mee kan, moet nog blijken' en 'we gaan samenwerken'. Het uitgangspunt is vrijwel altijd het kunnen bewerken, opslaan, archiveren en bewaren van documenten voor een bepaalde tijd. En wel zodanig dat alleen degene die het recht heeft om de informatie in de documenten te kunnen bewerken of inzien, hier de rechten voor heeft.
WSS en MOSS
Eén van de meest gebruikte samenwerkingstool is Sharepoint, de tool die Microsoft sinds het begin van deze eeuw in twee smaken levert: Sharepoint Foundation (voorheen Windows Sharepoint Services (WSS); de gratis versie) en Sharepoint (voorheen Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS); de betaalde versie). Sharepoint is wereldwijd de meest gebruikte collaboration tool en in Nederland ook onbetwist marktleider in dit segment.
Maar is het daarmee dan ook een goed product? Dat valt nog te bezien. Om daar een goed beeld van te krijgen, zetten we de voor-en nadelen op een rijtje. Ook dan mag dit een gegeven zijn, het succes voor de gebruikers wordt bepaald door de randvoorwaarden waaronder deze tools in de organisatie ingezet worden. Met de juiste voorbereiding en inrichting van de tool kan een hoop ellende en teleurstelling worden voorkomen.
Wat ook de conclusie van het lezen na de serie is over het wel of niet aanschaffen, de keuze die gemaakt wordt kan in elk geval op goede gronden worden gedaan en niet alleen maar omdat de organisatie 'een Microsoft-farm is' of we het 'toch al gratis in huis' hebben. De gebruiker van de tool verdient beter.
Volgende week deel 2: De voordelen van Sharepoint.
Deze bijdrage kwam tot staand in samenwerking met Lisette de Haas, consultant bij Incentro.
Michiel vraagt zich af of ik aandelen Microsoft heb, nee dat heb ik niet. Ik kom bij klanten nogal eens SharePoint tegen en ons wordt vaak gevraagd aan te geven waarom een organisatie Sharepoint zou moeten en wanneer een ander product zoals Alfresco.
Alle producten hebben voor en nadelen. De afweging van het gebruik van de mogelijkheden van een product binnen de context van de specifieke organisatie moet gebeuren door de business.
De business is voor mij het management en de medewerkers die gebruik gaan maken van de oplossing, in dit geval dus de toekomstige gebruikers van de collaboration tool.
Beste Anja,
Dan denk ik weer dat je beter je klanten kan helpen als je in je artikel aangeeft hoe dit traject opgezet en begeleid kan worden (los van Sharepoint als product). Hierdoor zal de klant zelf tot conclusie komen welk product hij zou moetn kiezen (dat kan Shrepoint zijn)
Anders ben je productgericht bezig. In dat geval pak je het probleem, de vraag, de behoefte niet grondig en bij de bron aan (vind ik).
Ik kijk uit naar je volgende artikelen in deze serie.
Anja,
De reacties zijn heel herkenbaar omdat dingen vaak top-down aangepakt worden. Hierdoor moet je soms roeien met de riemen die je door leveranciers beloofd worden wat in praktijk gewoon peddelen met je handen betekent.
Want inderdaad kom je Sharepoint erg veel tegen bij bedrijven omdat het goed aansluit op de eveneens veel gebruikte Office suite. Het is tenslotte ook meer een framewerk dan een product. En daarmee zijn er meerdere aspecten waar rekening mee gehouden moet worden dan de business.
Eén daarvan is bijvoorbeeld de authenticatie welke nogal complex wordt als je buiten het domain gaat. Michiel noemt terecht dat Sharepoint ondertussen meer dan kerberos en NTLM ondersteunt maar vergeet er m.i. wel bij te zeggen dat dit niet ‘out-of-the-box’ is. Iets waar met het ontwerp dus ook rekening mee gehouden moeten worden om een ‘organisch’ implementatie van Sharepoint te voorkomen.
Maar misschien praat ik hier voor mijn beurt omdat je een trilogie over Sharepoint beloofd hebt.
@henri: Ik weet niet precies wat je bedoeld met ‘betaalde user aanmaken op mijn Sharepoint’. In Sharepoint zelf kun je een user aanmaken. Op basis van hoe jij aan Sharepoint komt gaat het financiele gedeelte. (gratis versie, betaalde versie, on-premise, cloud, etc) Daarnaast maak je technisch gezien niet zozeer een gebruiker aan in Sharepoint. En ja, het is mogelijk om een Facebook-user account rechten te geven (d.m.v. claims based authentication model) op Sharepoint. Dit vereist wel het e.e.a. en daarom is goed je laten informeren door een specialist noodzakelijk. Ook zogenaamde counterpart accounts kun je gebruiken zowel bij cloud en lokale variant. Daarbij betaal je niet zozeer voor het extra account, maar voor het inrichten om een externe account toe te laten. Als beide partijen Office365 met online Sharepoint hebben zijn de kosten en doorlooptijd zeer gering (waarschijnlijk omdat ze al genoeg aan je verdienen volgens mij).
#sexy maken van Sharepoint: Iets sexy maken is altijd iets van smaak. De meeste managers die ik tot nu toe ben tegengekomen vinden het heel erg leuk om op een verjaardag o.i.d. tegen bekenden, vrienden etc. te kunnen vertellen en te showen dat hun ‘zakelijke iPad’ (vergelijkbaar met warme sneeuw volgens sommige) al hun werk data bevat en dat ze heel sexy deze documenten kunnen synchroniseren met Sharepoint. Als het echt de website betreft die je sexy wil maken en dat vind je te veel tijd kosten, Sharepoint 2013 heeft een compleet nieuwe manier om hetgeen wat opgeleverd is door een reclameburo d.m.v. een wizard te importeren, daarna nog wat dingen te configureren en je omgeving is good-to-go. Het blijft natuurlijk wel in mijn ogen een enterprise product en dus niet voor de bakker om de hoek. Ik zou zeggen…. eerst maar even afwachten wat Anja (en haar collega) allemaal gaat vertellen in het vervolg. En als je technisch nog iets dieper erop in wil gaan, stuur me maar een bericht.
@Ewoud: Leuk om op te merken dat jij aangeeft dat de reacties herkenbaar zijn omdat er top-down vaak de aanpak is bij het bedrijfsleden en voor mijn gevoel is dat ook precies wat Anja wil vertellen. Daarnaast is het ook terecht om te zeggen dat out-of-the-box claims based authentication niet aan staat. (implementatie is voor technische Sharepointers routinewerk). En dat hier rekening mee gehouden moet worden.
@Anja: Ik kan niet wachten op de volgende uit de serie.