XP exit, start de grote schoonmaak

Nog even en dan stopt de ondersteuning van Windows XP. Ja, er is paniek: veel organisaties gebruiken dit besturingssysteem nog, met alle veiligheidsrisico’s van dien. Anderen reageren juist laconiek: met een supportcontract kun je nog wel even ‘doormodderen’. Het beste advies bevindt zich in het midden. Niet in paniek raken, wél aanpakken. In vijf stappen naar Windows 7 of 8.

Mocht de twijfel er nog zijn: migreren naar Windows 7 of 8 is echt de beste optie. Want zonder beveiligingsupdates komt bedrijfsdata in gevaar. En support voor Windows XP wordt na 8 april 2014 behoorlijk duur. De Ierse overheid betaalde recent bijvoorbeeld 3,3 miljoen euro voor één jaar extra ondersteuning maar ook de Engelse en Nederlandse Overheid moeten diep in de buidel tasten. Migratie vraagt weliswaar om een investering in tijd en geld, maar het levert dus ook veel op. Dure supportcontracten zijn niet meer nodig en de geruststelling van veilig en compliant werken is heel wat waard. Zo’n migratie is bovendien als een grote schoonmaak, die aan het licht brengt welke soft- en hardware in gebruik is en waar de bespaarkansen liggen.

Het succes ervan zit ‘m in een integrale aanpak, met aandacht voor mensen, processen én technologie. In vijf stappen is de infrastructuur weer up-to-date. Elke stap brengt bovendien extra ‘bijvangst’: activiteiten die bij veel organisaties sowieso (te) lang blijven liggen.

Stap 1: Controle van applicaties én documenten
Na deze stap is het meeste werk gedaan: het inventariseren van alle bedrijfsapplicaties. Het gros is meestal wel geschikt voor Windows 7 of 8, sommige applicaties hebben echter wat aanpassing nodig en vaak zijn er enkele speciale applicaties die niet op Windows 7 of 8 kunnen draaien. Deze moeten volledig opnieuw gebouwd worden, of vervangen door een alternatief. Om goed in te schatten wat er moet gebeuren om ze allemaal geschikt te maken voor Windows 7 of 8 bestaan er praktische tools. Zo is er de RDX-robot, die de meeste applicaties automatisch repareert en geschikt maakt voor Windows 7 of 8. Controleer ook of belangrijke documenten mee kunnen naar een nieuwe Windows-versie, want als bijvoorbeeld een omvangrijke Excel-database niet gemigreerd kan worden is daar ook een oplossing voor nodig. 

Bijvangst: een controle van alle software brengt vaak oude versies van applicaties aan het licht – of onderdelen die niet meer gebruikt worden – terwijl de supportkosten hiervoor nog steeds worden betaald. De scan is dus meteen een opschoningsactie om voortaan alleen te betalen voor de applicaties die daadwerkelijk worden gebruikt. Kijk ook eens welke applicaties in de cloud kunnen draaien. Dat kan een mooie besparing opleveren.

Stap 2: Controle van hardware
Voor hardware geldt hetzelfde, al zijn daar de opties beperkter: óf laptops en desktops zijn geschikt voor Windows 7 of 8, óf ze moeten worden vervangen. De meeste hardware is de laatste twee jaar wel Windows 7-compliant geworden, dus voor redelijk nieuwe hardware levert de migratie geen problemen op.

Bijvangst: ook qua hardware brengt de scan bespaarkansen aan het licht: worden alle laptops en desktops nog wel gebruikt? En welke supportkosten worden daarvoor in rekening gebracht? Misschien zijn sommige gebruikers nooit afgemeld en lopen de supportkosten voor hun accounts door.

Stap 3: Migratieplanning
Op basis van de voorgaande twee stappen maakt de projectorganisatie de migratieplanning. Dit proces vraagt nauwe samenwerking tussen ict en andere afdelingen. Het is slim om met de meest technische afdeling te starten, omdat zij vaak snel begrijpen wat er bij migratie komt kijken. Verder is het belangrijk om de planning af te stemmen op piekperiodes bij afdelingen: zo kan de financiële afdeling beter niet migreren in de maand dat zij met de jaarrekening bezig zijn. Weeg de verschillende belangen af bij het maken van de migratieplanning. 

Stap 4: Pilot
Organiseer de migratie van de eerste afdeling als pilot om eventuele knelpunten snel te ontdekken en te verhelpen. Zijn er meerdere locaties, wijs dan een locatie aan als pilotlocatie. Breng het voorwerk goed in kaart, zodat je first time right kunt migreren. Communicatie is een belangrijke succesfactor. Niet alleen voor de afstemming (wie heeft welke applicatie in beheer?), maar ook voor een soepel verloop van de migratie. Iedereen moet het belang ervan inzien: de migratie is een grote efficiencyslag voor de organisatie, die ervoor zorgt dat iedereen weer jaren vooruit kan met goede, veilige ict-voorzieningen. Communiceer, masseer, enthousiasmeer om deze boodschap bij alle afdelingen door te laten dringen. Kondig de migratie aan in nieuwsbrieven en mails. Raad medewerkers bijvoorbeeld aan alles tijdelijk op te slaan, zodat ze geen documenten kwijt kunnen raken.

Stap 5: Verdere migratie
Pilot geslaagd? Werken alle applicaties? Dan kan de grote migratie beginnen. Gefaseerd of met een big bang, net wat het beste past. Er zijn verschillende manieren:
– zet ondersteuners op de werkvloer in, die met een usb-stick Windows 7 of 8 op alle laptops en desktops zetten.
– richt fysieke posten in waar medewerkers hun laptop inleveren om hem na een uur weer terug te krijgen, ingericht met Windows 7 of 8.
– zijn laptops inclusief applicaties geschikt bevonden? Dan is het mogelijk een grote groep medewerkers tegelijk ’s nachts te voorzien van Windows 7 of 8 met een remote migratietool.

Projectorganisatie

Een migratietraject bevat meerdere deelprojecten. Denk aan het onderzoeken van de impact op de beheerorganisatie, het controleren of applicaties op Windows 7 of 8 kunnen draaien en de communicatie met de bedrijfsafdelingen. Belangrijk is dat een projectorganisatie alle activiteiten aan elkaar knoopt en aan de bel trekt wanneer er hick-ups zijn. De meeste organisaties schakelen een externe partij in voor het programmamanagement en het uitvoeren van deelprojecten. Zelf spelen ze een belangrijke rol in het stakeholdermanagement: elke afdeling betrekken, inzicht krijgen in hun belangrijkste applicaties, de migratie voorbereiden en hen stimuleren om daadwerkelijk te migreren. Doorgaans is een migratie het meest succesvol wanneer een ict’er uit de organisatie zelf de regie voert, sámen met een externe partij die de migratie begeleidt.

Eenmaal op Windows 7 is de stap naar Windows 8 niet heel erg groot. Wij hebben daarbij touch based devices/tablets geïntroduceerd in de bedrijfsvoering. De eindgebruikers wilden graag de mogelijkheden van tablets uitnutten. maar daarbij de security, compliance en enterprise management aspecten niet uit het oog te verliezen.