Nadat een eerdere aanbesteding voor een zaaksysteem begin dit jaar is stopgezet, blijkt Dictu (Dienst ICT Uitvoering) alsnog Atos te hebben geselecteerd voor het leveren van zo’n oplossing. Atos werkt daarbij samen met Pegasystems. In de afgeblazen aanbesteding had de ict-uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Economische Zaken ook al voor Atos gekozen. Deze tender is door het BIT afgekeurd, maar Dictu had al de stekker er uit getrokken voordat het BIT zijn advies had verstuurd.
Volgens een woordvoerder van EZ is de keuze niet via een onderhandse aanbesteding tot stand gekomen, maar is er een uitvraag gedaan via de bestaande raamovereenkomst voor applicatie-ontwikkeling. Dit contract sloot Dictu na een Europese aanbesteding in 2015 met Atos, Capgemini, CGI, Ordina en Sogeti. Na een minicompetitie tussen deze partijen is de opdracht gegund aan Atos.
De bedoeling is dat Atos met Pegasystems, een Amerikaanse leverancier van software voor business process management en klantrelatiebeheer, een basisvoorziening voor zaakgericht werken vanuit de Dictu-cloud inricht. Dit zaaksysteem is allereerst bedoeld voor de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) en het Agentschap Telecom (AT). Wellicht sluiten later nog andere overheidsorganisaties aan.
Blueriq
Afgelopen februari maakte Dictu bekend dat het een andere basisvoorziening voor zaakgericht werken in gebruik had genomen. Deze cloudvoorziening is gebaseerd op het softwareplatform Blueriq, een product van ict-leverancier Everest, waarbij CGI als implementatiepartner optrad. Dictu heeft de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) als eerste klant overgezet. De zegsman van Dictu zegt dat dit zaaksysteem in de minicompetitie ook in beeld is geweest, maar toch niet is gekozen omdat de oplossing en aanpak onvoldoende aansloten bij de behoeften van de vragende organisaties.
Opmerkelijk is dat Atos met de keuze voor Pegasystems een andere oplossing aanbiedt dan in de oorspronkelijke aanbesteding. Waarin de oplossingen van elkaar verschillen, is niet duidelijk. De woordvoerder stelt alleen dat, nadat Atos de voorlopige gunning had gewonnen, de besprekingen daarna vastliepen.
Mislukt
In de periode april 2015 – maart 2016 versleet Dictu maar liefst vier it-bedrijven waarmee de contractonderhandelingen niet lukten. Na Atos mocht Genetics, nummer twee in de eindranglijst opdraven, gevolgd door Capgemini en Accenture. Ook deze onderhandelingen leverden niets op.
De zegsman licht toe: ‘De concretiseringsgesprekken zijn begonnen met een fase waarin de beweringen en onderbouwingen van de inschrijvers werden geverifieerd. In deze fase hebben de partijen vragen moeten beantwoorden ter verduidelijking van hun inschrijving. Uit de antwoorden die partijen gaven – en de mondelinge toelichting daarop – is voor wat betreft drie partijen geconcludeerd dat aan bepaalde wezenlijke eisen niet kon worden voldaan. Aan de partij die wel door die verificatie kwam heeft Dictu uiteindelijk moeten berichten dat de concretiseringsfase en de daarin gehouden zogenaamde functionele assessments aantoonden dat de aangeboden oplossing niet voldeed aan de doelstellingen en randvoorwaarden van de aanbesteding.’
In totaal waren er negen geldige inschrijvingen, maar na overleg met IGZ en AT besloot Dictu geen onderhandelingen meer te beginnen met de overige vijf it-bedrijven. Op 10 februari 2016 trekt de ict-uitvoeringsorganisatie de stekker uit de Europese aanbesteding Zaakgericht Werken. De inschrijvers hadden twintig dagen de tijd om tegen deze beslissing bij de rechter bezwaar te maken maar hiervan is geen gebruik gemaakt. Daarna weet Dictu via de minicompetitie slechts in een paar maanden tijd met Atos en Pegasystems wel een leverancierscombinatie te selecteren.
BIT-advies
Begin april van dit jaar meldde iBestuur, het platform voor de iOverheid, de primeur dat Dictu de Europese aanbesteding Zaakgericht Werken had gestaakt. Volgens iBestuur was dat naar aanleiding van een advies van Bureau ICT-toetsing (BIT) dat de vloer aanveegde met de opzet en de ambities van het project. Volgens het BIT waren er bijvoorbeeld geen duidelijke afspraken over het uiteindelijke aantal gebruikers en de prijsstelling en was het voor IGZ en AT niet duidelijk welke onderdelen van het zaaksysteem standaard zouden worden ingericht en welke optioneel zouden worden aangeboden.
Maar uit de eerder geschetste gang van zaken blijkt dat Dictu sowieso al was gestopt met de aanbesteding, los van het advies van het BIT. De woordvoerder van Dictu bevestigt dit: ‘Zoals de tijdlijn aangeeft is het besluit om sec de aanbesteding te stoppen een op zichzelf staande afweging geweest.’ Of de ict-uitvoeringsorganisatie in de minicompetitie, die hierop volgde, de aanbevelingen van het BIT heeft overgenomen, is vooralsnog onbekend.
Lees ook het opiniestuk van René Veldwijk: Toezicht op de ICT: In bed met het BIT
Tijdlijn Europese aanbesteding Zaakgericht Werken (ZGW)
– 4 april 2015: DICTU kiest voor Atos (hoogste in ranking).
– 29 mei 2015: Atos komt niet door de concretiseringsfase; gekozen wordt voor nr. 2 Genetics.
– 5 oktober 2015: Genetics komt niet door de concretiseringsfase; gesprekken met nummer drie, Capgemini, worden gestart.
– 1 december 2015: Capgemini komt niet door de concretiseringsfase, nummer vier is aan de beurt: Accenture.
– 20 januari 2016: gesprekken met Accenture zonder succes beëindigd.
– 10 februari 2016: in overleg met Agentschap Telecom en de Inspectie voor de Gezondheidszorg, de twee partijen waarvoor de aanbesteding ZGW werd opgestart, stopt Dictu deze aanbesteding. De besluitvorming volgt over circa drie weken.
– 1 maart: definitief einde aan de aanbesteding ZGW, nadat geen enkele inschrijvers tegen deze beslissing een voorlopige voorziening heeft gevraagd aan de voorzieningenrechter.
Zoals René Veldwijk in een andere publicatie al aangaf, hier ook naar voren komt, is BIT gewoon aan het nablaten om hiermee politiek punten te scoren. Waar gaat het feitelijk om?
Het is bijzonder pregnante te noemen dat een aantal ambtenaren het voor elkaar krijgt een aantal leveranciers in de arm te nemen en later daar dan ook weer afscheid van te nemen in één en hetzelfde traject. Vervolgens komt men weer met de eerste leverancier op de proppen die vervolgens met een geheel ander product komt.
Deze hele gang van zaken kan gewoon worden geschaard onder de zoveelste aanstaande ambtelijke, dus ook politieke IT blunder in de maak. Een stuk van deze blaam moet ook bij de leveranciers worden gelegd. Klaarblijkelijk slagen zij er maar niet in hun klanten uit te leggen wat IT is, hoe die functioneert en reageert, en minstens zo belangrijk, hoe met deze materie om te gaan. Laten we wel zijn, je zou hier eens over na kunnen denken dat je daar ogenschijnlijk, na dertig jaar KA, nog steeds niet toe in staat blijkt.
Dan krijg je weer situaties, in reacties en white papers heb ik dit meer dan eens benoemd, een fantastische basis tot falen omdat alle vier elementen die ten grondslag liggen aan falende IT projecten en trajecten, ook hier weer ruimschoots aanwezig zijn als ingrediënt.
Stuitende constatering, wordt vervolgd……