Printerconcern Xerox stapt naar de rechter om bezwaar te maken tegen het besluit van de gemeente Utrecht de aanbesteding voor afdrukapparatuur in te trekken. Volgens de gemeente heeft deze aanbesteding door allerlei rechtszaken zoveel vertraging opgelopen dat gunning niet meer zinvol is. In 2014 komt het nieuwe stadskantoor gereed en Utrecht wil dan een nieuwe start maken. Het gerechtshof in Arnhem had de gemeente vorig jaar oktober juist geboden een bespreking met Xerox te beleggen.
Het kort geding dat Xerox aanspant, dient eind van de week in de rechtbank in Utrecht. Het bedrijf eist dat de gemeente Utrecht de intrekking weer ongedaan maakt. De gemeente ziet echter meer heil in een nieuwe aanbesteding en heeft hiervoor al een marktconsultatie gehouden. Volgens een woordvoerster krijgen de inschrijvers van de gestaakte aanbesteding – Océ, Ricoh en Xerox, geen compensatie voor de gemaakte kosten.
De gemeente stelt dat de in april 2011 gestarte Europese aanbesteding voor de aanschaf en het beheer van afdrukapparatuur geleid heeft tot rechtszaken, waardoor gunning op korte termijn onmogelijk is. ‘Inmiddels maakt het tijdsverloop de aanbesteding overbodig. De verhuizing naar het nieuwe stadskantoor eind 2014 komt snel dichterbij. Daarom heeft de gemeente besloten de aanbesteding uit 2011 te staken en de energie te richten op de start in het nieuwe stadkantoor’, schrijft de gemeente op haar website.
Nieuwe aanbesteding
Medio 2014 gaat een aantal locaties over naar deze toren die nu nog in aanbouw is. Het voornemen van de gemeente Utrecht is om via een nieuwe aanbesteding van afdrukapparatuur een vijfjarige overeenkomst af te sluiten met een of meerdere optiejaren. Maar de overeenkomst dient echter eerder in te gaan dan medio 2014 omdat in de tussenliggende periode 2013 – medio 2014 de gemeentelijke locaties dienen te beschikken over afdrukapparatuur.
Afgelopen december hield de gemeente een marktconsultatie om te weten te komen hoe de markt aankijkt tegen deze tussenliggende periode en welke oplossingen partijen kunnen bieden. De resultaten hiervan worden meegenomen in het opstellen van de nieuwe aanbesteding.
De gemeente gebruikt op dit moment apparatuur van Ricoh, afkomstig uit de lopende overeenkomst die jaren geleden met Nashuatec (inmiddels Ricoh) werd gesloten.
Klucht
De printeraanbesteding is een ware klucht geworden. In april 2011 schreef de gemeente Utrecht een Europese aanbesteding om een vierjarige raamovereenkomst te sluiten voor de aanschaf en het beheer van afdrukapparatuur. De gemeente Utrecht is met jaarlijks ruim 23,7 miljoen zwart/wit en bijna vijf miljoen kleurenafdrukken (op 4750 ambtenaren) een grootverbruiker.
Xerox, Océ en Ricoh schreven in. De gemeente gunde de opdracht eerst aan Océ, onder de voorwaarde dat de verificatiebespreking voor beide partijen een goed resultaat zou opleveren. Maar de offerte van Océ voldeed niet aan de eisen en werd ongeldig verklaard. Nadat Océ tevergeefs naar de rechter stapte, berekende de gemeente de overblijvende twee inschrijvingen van Xerox (nummer twee) en Ricoh (nummer drie) opnieuw, waarbij Ricoh als economisch meest voordelige uit de bus kwam.
Tegen die uitkomst maakte Xerox bij de rechter bezwaar. De rechtbank Utrecht vond de herberekening door de gemeente geoorloofd en stelde Xerox in het ongelijk. Xerox stapte daarop in december 2011 naar het gerechtshof in Arnhem om in hoger beroep te gaan. Het Arnhemse hof stelde Xerox in oktober 2012 in het gelijk en verbood de gemeente Utrecht haar voornemen de opdracht aan Ricoh te gunnen en gebood een bespreking met Xerox te beleggen.
Martin C, helemaal eens met je eens!
De Gemeente verliest nota bene een hoger beroep en besluit dan vlak daarna om de procedure te beëindigen omdat de situatie nu opeens zo veranderd is??? Hadden ze dat niet voor het hoger beroep kunnen aangeven?
Daarnaast zal vooral de huidige leverancier zich helemaal rot lachen. Die verdienen hier veel geld aan… denk alleen maar aan de oude machines die waarschijnlijk tegen mega-prijzen gebruikt worden. Laat me raden wie hier de nieuwe, nieuwe leverancier wordt…
Overigens: Als Xerox dit verliest wordt de mogelijkheid voor een aanbestedende dienst om een aanbesteding terug te trekken (zelfs na een een uitspraak in hoger beroep!) omdat “de uitslag je eigenlijk niet bevalt” wel heel erg eenvoudig. Het wordt dan een moeilijke keuze voor leveranciers om tegen een beslissing in beroep te gaan.
23,7 miljoen afdrukken 4750 ambtenaren. Dat is ca 5000 pagina´s per ambtenaar. Dit moet ook nog gelezen worden. 10 pagina´s per uur ?? (als dit waar is) betekent dat 500 uur per ambtenaar.
Hier kan dik bezuinigd worden !!!!!
@JD: Daar komen nog eens 5 miljoen kleurenafdrukken bij! Oftewel ruim 6000 afdrukken per ambtenaar (waarvan 1000 in kleur).
Nog afgezien van het absurde aantal afdrukken is ook de verhouding kleur/zwart-wit nogal extreem. Hier is zeer zeker nog wat te bezuinigen.
@ Marc van Buul,
Zeer terecht commentaar van je en heel duidelijk!. Aanbesteden is alleen lastig als je niet weet hoe het moet, en niet goed weet wat je wil en geen duidelijke, soms zelfs meetbare selectie criteria hebt.