’35 miljoen voor IT UvA/HvA niet voor niks’

De ambitieuze doelen van het nieuwe StudentenInformatiesysteem (SIS) van de Hogeschool en Universiteit van Amsterdam zijn nog lang niet gehaald. Maar het moeizaam ingevoerde systeem is 'geen weggegooid geld'. Dit concludeert een commissie, die in opdracht van het college van bestuur van de UvA en de HvA de implementatie van SIS heeft geëvalueerd. De gezamenlijke projectkosten zijn overigens opgelopen tot zo'n 35 miljoen euro.

De invoering van SIS is een ‘kostbaar, langdurig en vaak frustrerend proces geweest, maar heeft uiteindelijk wel geresulteerd in een werkbaar systeem’, concludeert de commissie. Van een mislukt project of weggegooid geld is volgens haar geen sprake. Een opmerkelijke uitspraak omdat de projectkosten in de periode 2009-2012 voor de HvA opliepen van 10,1 naar 14,6 miljoen en die van de UvA van 9,8 naar maar liefst 25,1 miljoen euro. 

Het overgrote deel van de problemen is volgens de commissie te wijten aan het besluit om samen met de vier andere universiteiten een nieuw studenteninformatiesysteem in te voeren. Het idee was dat hierdoor kosten zouden worden bespaard, maar dit bleek niet het geval: er moest veel maatwerk worden geleverd, waardoor de kosten de pan uitrezen en het ontwerp- en invoeringsproces voor een belangrijk deel onbeheersbaar werd.

Slecht voorbereid

De commissie concludeert mede hierom dat ‘het vermogen om vooraf een goede inschatting te maken van de te verwachten kosten van een complex traject, zoals de gezamenlijke invoering van een studenteninformatiesysteem, fors is overschat’. Daarbij hoort ook de keuze voor Oracle (de campussoftware van Peoplesoft): dat systeem veronderstelde dat de betrokken instellingen hun procedures en administratieve processen in het onderwijs radicaal zouden harmoniseren. Daar waren de instellingen op geen enkele manier op voorbereid, aldus de evaluatiecommissie.

Een ander probleem dat de commissie signaleert is de ‘gescheiden werelden’ van ict’ers met kennis van enterprise resource systemen (erp), waarvan een behoorlijk aantal externen, en onderwijsmedewerkers. ‘Deze werelden verstonden elkaar niet of nauwelijks, en de gekozen projectaanpak heeft sterk tekortgeschoten in het samenbrengen van deze werelden’, aldus de commissie. Hoewel de livegang uiteindelijk een ‘verantwoorde keuze’ was, heeft het wel geleid tot reputatieschade en frustratie bij medewerkers en studenten.

Frustraties

De commissie is verder tot de conclusie gekomen dat de bestuurlijke inbedding van het ontwerp- en implementatieproces op een aantal belangrijke punten te wensen overliet: zo ontbreekt in de inrichting van de landelijke samenwerking de leveranciersrol, was er geen centrale regie en bestond er ook geen klankbordgroep die als tegenwicht de voortgang van het proces kritisch had kunnen evalueren.

Ook binnen de UvA en HvA ging het mis met de bestuurlijke inbedding. Zo was de positie van beide stuurgroepen binnen de onderwijsinstellingen ten opzichte van de lokale stuurgroepen in de faculteiten en de domeinen, het Sans Expertisecentrum en het college van bestuur niet duidelijk omschreven. Daardoor kregen de stuurgroepen slechts ten dele de mogelijkheid om de eigenaarsrol in het hele proces te vervullen.

De commissie concludeert dat de UvA en HvA-organisaties in de verschillende fases onvoldoende waren voorbereid op de invoering van SIS, ook nog op het moment dat door het CvB en de Stuurgroepen besloten werd tot de live-gang van de Volgmodule. Het was bekend dat er problemen zouden optreden, maar men ging er van uit dat die later nog opgelost konden worden. Dat is ook gebeurd, dankzij de grote inzet van tal van medewerkers en de ‘vliegende brigades’. Maar het leidde wel tot reputatieschade en – vooral – oplopende werkdruk en frustraties bij een groot deel van de medewerkers. 

Ezel

De commissie raadt het college van bestuur aan de ICT Stuurgroepen van UvA en HvA te vragen de conclusies van dit rapport te vertalen in een reeks van aanbevelingen voor toekomstige projecten, om te voorkomen dat de twee instellingen in vergelijkbare kuilen zullen vallen.

Louise Gunning, voorzitter van het college van bestuur, stelt dat ‘met dit rapport weten we nu wáár het niet goed gegaan is. Dat kan ons in de toekomst helpen. Bijvoorbeeld de les dat maatwerk goed klonk, maar uiteindelijk leidde tot extra investeringen.’

Zij zegt verder dat de laatste anderhalf jaar er grote stappen zijn gezet in het erbij betrekken van de eindgebruikers, met interne gebruikersgroepen die actief meedenken. ‘Er wordt hard gewerkt om verbeteringen te realiseren.’ Zij wijst als voorbeelden op de invoering van een app waarin studenten resultaten kunnen bekijken, de verbetering van koppelingen met andere systemen, een nieuwe webservice voor vakaanmelding en het betrekken van een studentenpanel voor verdere aanpassingen.