Pareltjes: Exact

Softwareleverancier Exact komt naar verwachting het eerste kwartaal van 2015 in handen van de Britse investeringsmaatschappij Apax. Voor het Delftse bedrijf breekt dan een nieuwe fase aan: onder de vleugels van Apax wil Exact wereldwijd een toppositie gaan bekleden op de markt van bedrijfssoftware uit de cloud. Exact ontstond alweer 31 jaar geleden op een studeerkamer, met als businessplan ideeën, passie, dadendrang en twee flessen whiskey.

Ook de Nederlandse ict-industrie kent zijn eigen ‘garage’-verhalen, naar analogie van het verhaal over de start van Hewlett Packard in een ‘one car garage’ in 1935. Zes studenten richten in 1984 op een studentenkamer een nieuw softwarebedrijf op: Epsilon. Het zijn Rinus Dekker, Paul Frijling, Eduard Hagens, Paul van Keep, Arco van Nieuwland en Leo Schonk.

Dekker, Van Keep en Van Nieuwland kennen elkaar van de faculteit Wiskunde en Informatica aan de TU Delft. Het drietal werkt om wat bij te verdienen bij softwareleverancier Grote Beer, net als Paul Frijling en zijn huisgenoot Leo Schonk. Grote Beer (dat startte als Data Union), een pionier op het gebied van pc’s en zakelijke standaard boekhoudsoftware, hangt op de universiteit regelmatig kattenbelletjes op om programmeurs te werven.

‘Ik zag in 1981 zo’n briefje hangen: Programmeurs gezocht met kennis van onder meer Basic for C/PM’, zegt Van Nieuwland daarover in een terugblik. ‘Dat zei mij helemaal niets, maar ik dacht ‘ik studeer informatica en ik moet daar verstand van hebben’. Met een beetje ‘bluf your way into computer science’ kon ik er gaan werken. Ze werkten met voorlopers van de pc’s, draaiend op CP/M, met 8 inch floppy discs. Ik ben er gestart als freelance programmeur.’

Ook Eduard Hagens komt aan boord. Hagens, die in Tilburg studeert en van Van Nieuwland verhalen hoort over hoe leuk het bij Grote Beer is en hoe goed je er kunt verdienen, vraagt aan zijn vriend uit de middelbare schooltijd of hij hem daar kan introduceren. ‘Zo gezegd, zo gedaan. Toen is hij bij Grote Beer in de verkoop begonnen. Ik schat in dat er toen een man of dertig werkte bij het softwarebedrijf, veel freelancers.’

Kantoormeubelfabrikant Ahrend is een van de dealers van Grote Beer en bedient veel architecten. Ahrend komt met de vraag of Grote Beer een maatwerkoplossing voor deze doelgroep kan aanbieden; software waarmee architecten hun projectadministratie, met specifieke boekhoudregels, kunnen ondersteunen. Het softwarebedrijf ziet er geen heil in, maar Van Nieuwland en zijn vrienden geloven er wel in. Zij steken de koppen bij elkaar, voegen hun eenmanszaakjes samen tot de BV Epsilon en gaan met Ahrend in zee.

De studenten vergaderen in het begin vooral op de studentenkamer van Paul van Keep, maar nadat Epsilon van start gaat, huren ze een garagebox voor tweehonderd gulden per maand. ‘Klassiek. Een echte garage met aan het einde een trappetje naar boven en daar stonden op de vliering op een tafel de Stearns Computers die we hadden aangeschaft’, weet Van Nieuwland nog.

‘Waarom we voor ons zelf zijn begonnen?’, vervolgt hij. ‘Er was niet een rationele afweging van ‘aha, dan gaan dit doen met een businessplan’. Ik heb dat wel vaker geroepen. Ons businessplan bestond uit twee flessen whiskey: één fles voor mijn oom die had geregeld dat we het oude meubilair van de Spaarbank, waar hij werkte, konden overnemen, en één fles die we tijdens oudjaar hebben opgedronken met onze eerste klant, toen we zijn probleem aan het oplossen waren. Scherp inkopen en veel aandacht geven aan klanten was ongeveer de strekking van ons businessplan. Terugkijken op de start van ons bedrijf is het eigenlijk op een vrij natuurlijke wijze gegaan met ideeën, passie en dadendrang.’

Van Epsilon naar Exact Software

Het aangekondigde vertrek van de studenten leidt in eerste instantie niet tot wrijvingen met Grote Beer. Dat gebeurde vaker. Die houding verandert nadat Epsilon op een beurs gaat staan en daar al een folder verspreidt waarin het bedrijf het product E-architect aankondigt, ook al is de software nog niet klaar. De directie van Grote Beer kan dit niet geloven. Het bedrijf denkt dat hun software wel gestolen moet zijn als er zo snel een nieuwe productlijn op de markt kan worden gebracht. Na wat juridisch gesteggel en een dreigende claim wordt de zaak uiteindelijk gesust.

En er lopen meer wolven en beren op de weg. De naam Epsilon wordt bijvoorbeeld al door een ander bedrijf gebruikt. De notaris blijkt zijn werk niet goed te hebben gedaan en de oprichters moeten een nieuwe naam zoeken. Dit wordt Exact Software, achteraf gezien geen slechte keuze. Een geluk bij een ongeluk: de notaris betaalt een schadevergoeding van dertigduizend gulden, een onverwachts ‘startkapitaal’.

Voor Epsilon/Exact Software is Ahrend de ‘launching customer’. De fabrikant huurt de studenten in om zijn medewerkers basistrainingen te geven op het gebied van computers en om software te ontwikkelen. Tegen een lage prijs, maar daar tegenover staat dat het bedrijf gratis in het Ahrend-krantje mag adverteren en dat Ahrend het drukwerk voor de handleidingen verzorgt. ‘Dat krantje werd bij een paar honderdduizend bedrijven in Nederland bezorgd en Ahrend kon heel goedkoop handleidingen in kleur drukken. Dus ons materieel zag er op en top professioneel uit, zeker op beurzen. Daarmee hadden we ineens een grote reikwijdte met ons product’, verhaalt Van Nieuwland.

Een strategische beslissing die ook heel goed uitpakt, is om naast de architecten ook de accountants te gaan bedienen met een boekhoudoplossing. Daar zijn er veel van en het is ook een doelgroep die, als eindgebruikers tevreden zijn over de software, anderen kunnen overtuigen van de aanschaf ervan. In Nederland weet het bedrijf, dat voor de verkoop een dealernetwerk opzet, zich op de mkb-markt al snel een plek te verwerven tussen concurrenten als Grote Beer, Windgassen, Midas/Minox, Unit4 en later Afas. Van Nieuwland: ‘Wij moesten duidelijk laten zien dat we beter waren dan de concurrenten. Dat deden we door slimmere publiciteit, bijvoorbeeld de IM’mertjes op de voorpagina van De Telegraaf, actief meedoen aan producttesten en met opvallende stands op beurzen staan. Exact heeft altijd veel aandacht besteed aan sales en marketing.’

Grote Beer ingelijfd

Saillant is de overname van Grote Beer. Na een aantal verhuizingen komt Exact terecht in het Poortgebouw in Delft, waar ook Grote Beer is gehuisvest. Exact groeit zo hard dat het bedrijf ook de andere verdiepingen afhuurt, behalve de zesde etage. Daar zit Grote Beer. Medewerkers van dat bedrijf moeten altijd binnenkomen in de hal van Exact en dat vinden ze niet leuk. Van Nieuwland: ‘Wij waren volksvijand nummer één in die tijd; logisch dat Grote Beer naar de overkant van de snelweg ging verhuizen, naast Ikea. Later, in 1994, hebben wij ze overgenomen. Dat was voor de meesten een grote schok. Die konden het eerst niet geloven en dachten dat Exact een codenaam was voor een of ander project.’

Uiteindelijk kon Grote Beer, zonder al te veel kleerscheuren, als zelfstandig onderdeel van Exact doorgaan. Van Nieuwland betreurt het nog steeds dat Exact in 2010 besluit om de naam te schrappen. ‘Het werkte juist goed om met twee merken in de markt te staan. Er is altijd een groep gebruikers die zich niet thuis voelt bij Exact.’

De ambities van Exact liggen echter hoger dan in Nederland voorop lopen. De buitenlandse markt lonkt al vrij snel vanaf de start, zeker nadat de oprichters een aantal keren op de Comdex zijn geweest, de roemruchte ict-vakbeurs in Las Vegas. Vijf jaar na de oprichting richt Exact de blik allereerst naar het zuiden. Met de overnames van Cubic en Cobul is het vanaf 1989 ook actief in België. Daarna rijgt het bedrijf de overnames aaneen en wordt het speelveld vergroot naar andere Europese landen, Amerika, het Midden-Oosten en Azië. Het productenportfolio is naast een boekhoudpakket uitgebreid met oplossingen voor logistiek, projectmanagement, fabricage, distributie, klantenservice, salarisadministratie en personeelsmanagement.

Succesfactoren en mijlpalen

Van Nieuwland noemt als een van de succesfactoren dat Exact altijd bewust en actief is bezig geweest met productverkoop én technische ontwikkelingen. Van het klassieke probleem van de techneut die mooie dingen maakt maar die niet verkocht krijgt, had het bedrijf weinig last. Er was een juiste mix aanwezig van mensen met een technische achtergrond en mensen met meer affiniteit voor de markt en klanten.

Daarnaast wijst hij op de beslissing om naast een tak voor de ontwikkeling van standaard software een aparte werkmaatschappij voor het maatwerk op te richten: Xtensie. ‘We hebben standaard en maatwerk vroeg gescheiden. Als er dan een klant langskwam werd er altijd gekeken wat er generiek kon worden ingezet en wat er te shoppen viel bij Xtensie. Bovendien werkten we bij maatwerksoftware ook altijd vanuit standaardcomponenten. Dat was in die tijd bijzonder, andere bedrijven schreven software van scratch af aan. Verder deden wij alles fixed price, wat onderscheidend was van het ‘uurtje factuurtje’ van concurrenten.’

Maar, erkent Van Nieuwland, Exact heeft naast z’n ups ook z’n and downs gehad. De overgang van DOS naar Windows is bijvoorbeeld een nachtmerrie geweest. Zo kunnen de programmeurs niet overweg met C als programmeertaal in plaats van Basic en blijkt het nieuwe Windows-platform nog erg instabiel. Het Exact voor DOS-pakket blijft dan ook tot ver in de late jaren negentig bij veel klanten draaien. Na de millenniumwisseling brengt het softwarehuis een geheel nieuw, modulair opgebouwd, standaard pakket uit: Globe 2000.

Andere mijlpalen zijn het instappen van de Amerikaanse investeringsmaatschappij General Atlantic Partners, die ook in Baan Company stapt, begin jaren ‘90 en de beursgang in 1999. De periode van 2005 tot 2010 is niet de meest gelukkige voor het bedrijf. Diverse wisselingen aan de top, oprichters die een stap terug doen, tegenvallende resultaten, reorganisaties, een gedeeltelijke terugtrekking uit het buitenland, het zoeken naar een nieuwe, duidelijke koers én het overlijden van mede-oprichter Rinus Dekker in 2011.

Op naar de cloud

In 2012 wordt Erik van der Meijden (ex-HP, ex-Getronics) aangetrokken als bestuursvoorzitter. Hij zet vol in op cloud computing en online diensten. Om zich te focussen op deze transformatie stoot het bedrijf een aantal onderdelen af, waaronder het Canadese Longview en het Duitse Lohn. Om de overgang van de divisies Business Solutions (algemene bedrijfssoftware) en Specialised Solutions (verticals) naar de cloud (Exact Online) mogelijk te maken, zijn extra investeringen noodzakelijk.

Op de drukbezochte klantendag Exact Live in de Jaarbeurs in Utrecht begin november 2014 onderstreept Van der Meijden in zijn speech de ambitie om wereldwijd tot de top drie van leveranciers van business software uit de cloud te behoren. Hij noemt de overname door een investeerder als Apax daarvoor noodzakelijk. ‘Met de financiële steun van deze kapitaalverschaffer kan Exact de internationale uitrol van cloudsoftware accelereren. Daarnaast is het kapitaal nodig om de traditionele softwareproducten, die klanten nu nog zelf hebben draaien, de komende tijd sneller naar de cloud te brengen’, aldus de huidige topman. Op een vraag na zijn toespraak of Exact over tien jaar nog bestaat, antwoordt Van der Meijden bevestigend. ‘Ja, Exact bestaat dan nog en tegen die tijd haalt het merendeel van de klanten hun software uit de cloud. Maar helemaal zeker weten doe je het nooit.’

Opmerkelijk detail van de aanstaande overname door Apax is dat de Britse investeringsmaatschappij al eigenaar is van Epicor Software, een Amerikaanse speler op het gebied van enterprise resource planning-oplossingen. Het grotere Epicor (omzet rond de één miljard dollar) is onder meer sterk in de industrie en de detailhandel. Qua functionaliteit bestaat er zeker overlap met de erp-software van Exact (financieel, salaris, personeelszaken). Grote vraag is straks dan ook wat de langetermijnstrategie van Apax is: één of twee platformen in de lucht houden?

Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 2 van februari 2015.