Test: VoIP voor het MKB

Klassieke telefonie begint voor veel gebruikers steeds meer te lijken op een citroen waar de laatste druppeltjes nog worden uitgeperst, vooral in financieel opzicht. Telefoneren over het internet, goedkoop of gratis en met een uitstekende geluidskwaliteit, klinkt dan ineens wel heel erg verlokkelijk. Maar is het ook iets voor kleine en middelgrote bedrijven?

Telefoneren via het internet valt uiteen in twee begrippen: ip-telefonie en voice-over-ip of kortweg voip. Dat is niet hetzelfde. Bij ip-telefonie werken alle toestellen, van de telefoons tot de centrales en gateways naar de buitenwereld, via tcp/ip. Bij voip wordt spraak in tcp/ip-pakketjes ingekapseld, maar dat hoeft niet noodzakelijk iets met ip-telefonie te maken te hebben. De voicechat van Microsoft Live Messenger valt immers ook onder voip.

Als je als bedrijf wil telefoneren via het internet om kosten te besparen, kun je natuurlijk gebruikmaken van software zoals een internetsoftphone of Skype, maar dat vereist dat je gesprekspartner ook zulke software draait. Een particulier kan daar probleemloos van uitgaan, een bedrijf echter niet. Klanten en leveranciers zullen vaak met standaardtelefoons (blijven) werken. Dus zul je een manier moeten vinden om daar ook nog mee te bellen of gebeld te worden. Nu moet je voor een adsl- of sdsl-internetaansluiting sowieso vaak een abonnement nemen op een analoge telefoonlijn, dus houdt niets je tegen om je analoge telefoonlijn te houden voor binnenkomende PSTN (public service telephone network)-gesprekken. Uitgaande gesprekken stuur je dan zoveel mogelijk over internet via voip. We bekijken een aantal oplossingen die dit mogelijk maken.

Avaya IP Office

Bijna alle benodigde componenten voor ip-telefonie zijn in de IP Office serie van Avaya zoveel mogelijk in een behuizing ondergebracht. Avaya bezorgde ons de IP Office model 500, het grootste model uit de reeks. Het hoofdtoestel is een combinatie van een telefooncentrale en een telefonieserver met routerfunctionaliteit. De server staat op een flashgeheugen zonder bewegende onderdelen.
Voor dit product werkt Avaya met een basislicentie die werkt aan de hand van het aantal extensies. Voor bepaalde functionaliteiten moet je extra licenties bijkopen. Die functionaliteiten hebben meestal te maken met software. Avaya levert namelijk bij een IP Office-centrale allerlei gratis software mee en die is al behoorlijk functioneel. Sommige programma's hebben echter 'Lite' achter hun naam staan. Die kunnen dan beperkingen hebben. Avaya verkoopt ook nog 'Pro'-versies en rekent daarvoor wel een licentie per gebruiker.
Met een IP Office 500 kun je tot 270 extensies ondersteunen. Het is wel mogelijk meerdere IP Office centrales te koppelen om tot een maximum van vijfhonderd gebruikers te komen.
IP Office ondersteunt SIP-trunking (uitbellen naar SIP-bestemmingen), maar geen SIP-eindpunten. Je kunt dus geen SIP-telefoons van andere merken aansluiten. Daaraan wordt gewerkt, maar dat duurt nog wel even. IP Office ondersteunt wel ip-dect (dect-basisstations met een ip-aansluiting). Ook wordt draadloze voip ondersteund via toestellen van SpectraLink die dan onder de Avaya-merknaam verkocht worden. Avaya werkt aan een integratie met Google Talk.
Het eigenlijke beheer gebeurt via IP Office Manager, dat ondertussen aan versie 6.1 zit. Dat is een Windows-applicatie met een beheerinterface in meerdere subvensters. De mogelijkheden zijn omvangrijk. Het is niet de bedoeling dat je alles zelf beheert. De partners van Avaya komen alles installeren en configureren.

Praktijk

Avaya biedt heel wat software bij IP Office, vooral voor eindgebruikers. Zo is er de Phone Manager, waarmee een gebruiker zelf zijn telefoon kan beheren. De gratis Phone Manager Lite biedt een indrukwekkende basisfunctionaliteit. Jammer genoeg kun je maar vijftien snelkeuzes definiëren. De Pro-editie biedt veel meer mogelijkheden. De Phone Manager kan trouwens ook als softphone dienen, zodat je hem kunt gebruiken als er geen ip-telefoon aangesloten is.
Voor de receptie is er de SoftConsole software. Die geeft een overzicht van alle aanwezige en lopende telefoontjes, met statusoverzichten van alle gebruikers. De receptioniste kan gesprekken en conferenties opzetten via enkele muisklikken en door objecten te verslepen. Speciale informatiebalken geven een snel overzicht van alle oproepen die in een wachtrij staan. Je kunt tot zestien ‘parkeergebieden' gebruiken. Toegang tot de contactenmap van Outlook is ook mogelijk, als Outlook op dezelfde pc geïnstalleerd is. Dit is bijzonder fraai allemaal.

Productinfo
Product: IP Office 500
Producent: Avaya, USA; www.avaya.com
Leverancier: Toptel, www.toptel.nl
Adviesprijs (excl. btw): 2.610,52 euro (Starter pack 8 users ip-phones, hier zitten geen telefoontoestellen of switches bij)

Escaux net.PBX

In de bedrijfswereld is men vaak niet zo tuk op een hosted oplossing voor het ip-telefoniesysteem. Ook al zegt de dienstenleverancier vlot dat "alles volledig gescheiden is", toch zien nogal wat bedrijven dat niet zitten. De hele werking is immers afhankelijk van het systeem op afstand. Faalt dat of faalt je internetverbinding, dan ligt je hele telefoonverkeer ook plat. En dat risico is niet onaanzienlijk, aangezien internetverbindingen met QoS-overeenkomst niet beschikbaar zijn. Vandaar dus dat de overgrote meerderheid van de telefonie-aanbieders werkt met lokaal geplaatste servers als telefooncentrale. Dat heeft echter als nadeel, dat het bijwerken van de centralesoftware niet zo eenvoudig is. Bij een centraal beheerd systeem zijn updates meteen en zonder oponthoud voor alle klanten beschikbaar.
Escaux ontwikkelde met net.PBX een hybride telefoniesysteem. Het is een open source ip-telefoniesysteem waarvan het operationeel deel bij de klant draait en het Escaux in staat voor het centraal beheer. Bij een falende internetverbinding draait het operationele deel gewoon door, alleen kun je dan je telefoonsysteem niet meer beheren. Het telefoonverkeer blijft echter gewoon operationeel.
Het operationele deel heet bij Escaux een 'Service Operation Point' of kortweg SOP. Dat draait dus bij de klant. Het gaat om een gewone pc met daarop Debian Linux en de Escaux SOP-software. Die is gebaseerd op de SIP-compatibele open source telefooncentralesoftware Asterisk. Escaux heeft Asterisk herwerkt om het hele beheer en de gebruikersdatabase te splitsen en naar het centrale systeem over te brengen. Voor de duidelijkheid: Asterisk is maar een klein onderdeel van de oplossing van Escaux. Het bedrijf breidde dat met heel wat zaken uit. Een SOP-box kan zo'n 1500 gebruikers ondersteunen. Voor meer of voor redundantie kun je extra SOP's toevoegen. Zo kan er pijnloos geschaald worden tot meerdere duizenden gebruikers.

SOP en SMP

Het centrale systeem is het 'Service Management Platform' of kortweg SMP. SOP en SMP communiceren met elkaar via SSH en HTTP. De verbinding wordt altijd geïnitieerd door de SOP. Je beheert alles via een webinterface in de SMP. Alle gewijzigde configuratiebestanden worden dan geëncrypteerd vanuit de SMP en naar de SOP geüploaded.
Escaux heeft een open source en gratis editie van net.PBX op SourceForge gezet. Voor de niet-betalende gebruikers stelt Escaux een gratis SMP ter beschikking. Die is beperkter in mogelijkheden en prestaties dan de SMP voor betalende klanten. Beide SMP's staan uiteraard in een beveiligd datacenter. Escaux maakte de hardware-ondersteuning zo uitgebreid mogelijk. Er zit al een hele verzameling SIP-telefoons van uiteenlopende merken in het systeem. Dankzij het centrale beheersysteem is een nieuw toegevoegde telefoon meteen beschikbaar voor alle klanten. Via de dealers van Escaux koop je het product als een combinatie van hardware (SOP-server, SIP-telefoons, eventueel switches) en diensten (SLA). Reken op bedragen richting 18 en 36 euro per gebruiker en per jaar.

Praktijk

Escaux biedt heel wat functionaliteit. Een speciale inlog geeft de gebruiker een net.Desktop met daarin een 'Rich Presence' waarbij die presentie-informatie zowel automatisch (informatieve presentie via geautomatiseerde statusondervragingen) als intentioneel (door de gebruiker gedefinieerd) kan samengesteld worden. Zo kan een gebruiker bepalen wie hem op welke manier en wanneer kan contacteren. De automatische bijwerking is heel gesofisticeerd; alle beschikbare informatie kan effectief benut worden. Zo kan de status van een gebruiker bijgewerkt worden aan de hand van Bluetooth-nabijheidsdetectie. De gebruiker kan hiervan uiteraard nog afwijken door de zelf verstrekte intentionele informatie. Alles is een service of dienst: de software, back-up en noodherstel, plus probleembewaking. Het systeem is gebruiksvriendelijk en ondersteunt een indrukwekkende waaier aan SIP-telefoons.

Productinfo
Product: net.PBX
Producent & Leverancier: Escaux, www.escaux.com
Adviesprijs (excl. btw): 500 euro (professionele editie), 1500 euro (enterprise editie), op aanvraag (corporate editie); hardware: 650 euro (office), 1400 euro (4U-appliance), 4500 euro (2U-appliciances HA); SLA vanaf 18 euro/jaar/gebruiker

Siemens

De oplossing HiPath OpenOffice ME ('Medium Edition') van Siemens is een alles-in-éénproduct voor middelgrote en kleine bedrijven. Siemens vertrekt van één basisappliance met daarin vier uitbreidingsslots voor gateways en aansluitingen naar analoge telefoons (digitale worden niet ondersteund). Draadloze voip en presentie-ondersteuning met Outlook-integratie is voorzien. HiPath OpenOffice ME is bestemd voor ondernemingen van 20 tot 150 gebruikers. Behalve deze ene appliance heb je geen andere servers nodig, maar uitbreidbaar is het ook niet echt. Als je meer dan 150 gebruikers wil ondersteunen, moet je een van de grotere systemen van Siemens hebben. Naar wij begrijpen is er geen gemakkelijk upgrade-pad voorzien. Je begint met een systeem waarvan alle functies ingeschakeld zijn en die kun je dan dertig dagen lang gratis uitproberen. Na deze evaluatieperiode moet je een basislicentiepakket aanschaffen om verder te kunnen werken. Zo'n basislicentie bestaat uit vijftien comfortgebruikerlicenties, vijf 'comfort plus'-gebruikerlicenties, vier mediastroomkanaallicenties en een interfacelicentie voor de CSTA-applicatie, plus een ongelimiteerde SIP-trunking.
Een comfortlicentie omvat het gebruik van MyPortal, de webinterface voor client-pc's, alle data-, netwerk- en spraakdiensten. Daaronder valt onder meer voicemail, presentie-verwerking met één telefoonnummer voor in- en uitgaand verkeer, conferentiegesprekken, integratie met Outlook, een persoonlijke telefoonbeantwoorder, logboek, instant messaging, persoonlijke notificaties, pop-ups met statusinformatie, zoeken in adressenlijst en belfavorieten.
Een 'comfort plus'-licentie bevat al het voorgaande en voegt daarbij nog een persoonlijke fax-bus, integratie met uw gsm en beheer van de conferentieserver. Voor toevoeging van een gatewaymodule met extra ISDN- of analoge lijnen zijn geen extra licenties vereist.
Siemens gebruikt standaardprotocollen als SIP, CSTA en XML. De appliance draait onder Linux (een gecondenseerde en verharde SuSE) en gebruikt Java voor het webportaal. Als ip-telefoons ondersteunt deze OpenOffice ME alleen de OpenStage-telefoons van Siemens en niet de OptiPoint-reeks. In het eerste kwartaal van 2009 zou er een integratie met Lotus Notes komen.
Je beheert het hele systeem met een webinterface. Die is niet zo eenvoudig dat iedereen daar zomaar mee aan de slag kan. Siemens voorziet via zijn partners de benodigde opleiding.

Praktijk

Gebruikers kunnen de webinterface MyPortal gebruiken om hun eigen gegevens te beheren en om zowat alle spraak-, telefonie- en faxfunctionaliteit volledig ter beschikking te hebben. Uiteraard kan dat ook via OpenStage-telefoons. Als je gebruikers sowieso een pc bij zich hebben, kun je wat geld besparen door ze gebruik te laten maken van de OptiClient-softphone en ze dan bijvoorbeeld een losse USB-telefoonhoorn te laten gebruiken. Draadloos kun je werken met Siemens Gigaset- en optiPoint WLAN-telefoons. De integratie met Outlook zorgt voor het opnemen van conferenties in je kalender. Je kunt het systeem ook vrijwel volledig bedienen vanuit Outlook zonder dat je MyPortal moet openen: erg handig.

Productinfo
Product: HiPath OpenOffice ME
Producent: Siemens, www.siemens.com
Leverancier: via Siemens
Adviesprijs (excl. btw): 1699 euro (V1 modulaire basissysteemeenheid), alle functionaliteit 30 dagen evalueerbar; 1399 euro (V1 basislicentiepakket met 15 comfort en 5 comfort plus gebruikerslicenties, 4 mediastroomkanaallicenties, onbeperkte SIP-trunking en CSTA-applicatie interfacelicentie); optioneel 99 euro (V1 Comfort gebruikerslicentie) of 139 euro (Comfort Plus licentie); 1299 euro (voorbeeld systeemmodule met digitale netlijn- en toestelmodule GMSA [4 S0/ISDN2 en 4 a/b] voor het aansluiten van max. 4 ISDN (S0)-randapparaten en ISDN2 netlijnen plus 4 analoge toestellen of randapparaten)

Swyx

Waar andere IP-telefooncentrales op basis van Linux gebouwd worden, koos het Duitse Swyx resoluut voor Windows. De basis van het ip-telefoniesysteem is SwyxServer, dat boven op een Windows 2000 of Windows 2003 server draait. Het gaat dus om software. Je zorgt zelf voor de benodigde Windows Server. Swyx raad zelf ip-telefoons uit de Siemens optiPoint-serie aan en levert die ook onder eigen naam, maar er zijn nog andere keuzes mogelijk. Swyx levert ook uitbreidingskaarten voor Windows Server om telefonie via ISDN of analoge lijnen mogelijk te maken. Daarvoor is er geen alternatief. Je kunt alleen de Swyx hardware gebruiken. Voor de rest heb je alleen licenties nodig voor de functionaliteit die je wil gebruiken.
Je kunt alle Swyx-software op één server draaien, of allerlei onderdelen splitsen over meerdere servers. SwyxServers van verschillende locaties kunnen samenwerken via een een H.323-verbinding. De eerder genoemde Siemens optiPoint ip-telefoons kregen Swyx-specifieke firmware die wel nog steeds door Siemens geschreven werd. De Swyx-telefooncentrale kent ze dan ook alleen maar onder de naam SwyxPhone.
Hoewel SwyxWare op het eerste zicht goedkoop lijkt in vergelijking met de concurrentie, is het licentieschema omvangrijk. Voor de basisfunctionaliteit heb je al heel wat licenties nodig: een SwyxServer licentie, spraakkanaallicenties, gebruikerslicenties, eventuele optiepaklicenties, CTI (Computer- en Telefonie-Integratie)-licenties, eventuele SwyxFax-licenties (zowel voor gebruikers als voor faxkanalen). Op die manier kan het prijskaartje flink oplopen.

Praktijk

Swyx is helemaal Windows-centrisch. Het beheer gebeurt zelfs met een MMC-module. Daardoor presenteert de beheersoftware zich op dezelfde manier als vrijwel alle andere beheertools in Windows en is het ook vanaf een andere pc bruikbaar. Wijzelf geven de voorkeur aan webbeheer. Integratie met Outlook is mogelijk als dat tenminste geïnstalleerd is op de SwyxServer. Het systeem kan dan gebruik maken van kalendergebaseerd oproepbeheer. Voor de benodigde database kun je een reeds aanwezige SQL Server gebruiken of de meegeleverde MSDE of SQL Server Express 2005. Er is on line hulp, maar net zoals de beheerinterface zelf alleen in het Engels. De clientsoftware (softphone e.d.) is wel in de taal van de gebruiker beschikbaar, en ook de gesproken boodschappen van de telefoonserver kunnen in de taal van de gebruiker (Engels, Duits, Frans, Nederlands en Russisch worden momenteel ondersteund). De functionaliteit van SwyxWare is erg uitgebreid en kan zich meten met de concurrentie. Je moet alleen de licentiepolitiek en de Windows-centriciteit tegen die concurrentie afwegen.

Productinfo
Product: Swyx SwyxServer + SwyxPhones
Producent: Swyx, Duitsland; www.swyx.com
Leverancier: Intratel, www.intratel.nl; SDC, www.sdclogistics.nl
Adviesprijs (excl. btw): ca. 400 euro/gebruiker (typische oplossing met veel geavanceerde functionaliteit en opties met inbegrip van toestellen en andere hardware)

Conclusie

Rekening houdend met prijs en functionaliteit, zijn we het meest gewonnen voor het systeem van Escaux. Dat biedt bovendien een zeer ruime keuze in SIP-telefoons van allerlei merken, terwijl je bij de concurrentie meestal op één of twee uitzonderingen na vastzit aan het eigen merk.