‘Rotterdam moet CIO lid maken van directie’

Maak de chief information officer (cio) van de gemeente Rotterdam lid van de concerndirectie. Daardoor wordt de positie van de cio sterk genoeg om de ict-belangen op adequate wijze te behartigen. Het verbeterplan van de huidige Rotterdamse cio Hans Nijman heeft namelijk nog te weinig effect. Dit advies geeft de Rekenkamer Rotterdam aan het college in het rapport ‘Baat het niet dan kost het wel, onderzoek naar de kosten en baten van grote ict-projecten’.

Hans Nijman is actief als cio van de gemeente Rotterdam met als opdracht de sturing en beheersing van ict in oktober 2011 op orde te hebben. De Rekenkamer vreest dat die deadline niet gehaald gaat worden. De financiële waakhond vindt dat Nijman voortvarend aan de slag is gegaan om verbeteringen door te voeren, maar dat zijn inspanningen nog te weinig effect hebben gehad.

Prince2

Als positieve punten van het verbeterplan noemt de Rekenkamer dat er een betere bestuurlijke betrokkenheid bij ict is ontstaan, de cio duidelijk zichtbaar is in de organisatie, het programmabureau van de cio volledig operationeel is en Prince2 is vastgesteld als projectmanagementstandaard voor de hele organisatie.

Onduidelijk is echter wat precies de voortgang van het verbetertraject is, omdat Nijman geen duidelijk overzicht heeft gemaakt van concrete acties, maatregelen en resultaten, afgezet tegen een uitvoeringsplan. Daarnaast constateert de Rekenkamer dat de aansturing (governance) van de ict binnen de gemeente nog niet goed geregeld is. Zo is de cio bij sommige projecten zelf de opdrachtgever, wat op gespannen voet staat met zijn rol als toezichthouder. Nijman heeft bijvoorbeeld het opdrachtgeverschap van het project dms (documentmanagementsysteem) naar zich toegestrokken. Dit project is echter compleet mislukt.

Belangenverstrengeling

Ook de rol van de gemeentelijke auditdienst is niet onafhankelijk genoeg: die voert opdrachten uit voor de cio, terwijl de dienst voor het college ook een monitor bijhoudt van de voortgang van de automatiseringsprojecten. Deze constructies kunnen leiden tot belangenverstrengeling.

Verder stelt de Rekenkamer in Rotterdam vast dat de verantwoordelijkheden en de onderlinge relaties van de cio en ict-managers in zijn programmabureau en de informatiemanagers bij de diensten niet duidelijk genoeg zijn. Ook kopen sommige diensten nog steeds op eigen houtje ict in. Bovendien richt de governance zich nog onvoldoende op de beheersing van de kosten en de baten van ict-projecten.

Krachtiger mandaat

De Rekenkamer concludeert dat er nog veel moet gebeuren op het gebied van sturing en beheersing en verwacht dan ook dat Nijman meer tijd nodig heeft om verbeteringen door te voeren. Voorts bepleit de Rekenkamer om de cio te benoemen tot lid van de concerndirectie. Dat geeft hem een krachtiger mandaat en een onafhankelijker positie.

Het college van Rotterdam reageert in het rapport van de rekenkamer door te stellen dat er wel een duidelijke sturende rol bestaat voor de cio op het domein Informatie en ICT. Ook neemt de cio deel aan de vergaderingen van de concerndirectie als dit domein op de agenda staat. Verder stelt het college dat de rolverdeling tussen de cio en de auditdienst bij het monitoren van de ict-projecten is aangescherpt.

Verregaande bevoegdheden

De Rekenkamer zegt in een nawoord de reactie van het college te weinig concreet te vinden. De waakhond stelt dat met het oog op de toenemende afhankelijk van ict voor de primaire bedrijfsprocessen centrale regie onontbeerlijk is geworden. Die regie is in handen gelegd van de cio, die net zoals in het bedrijfsleven en de rijksoverheid, een sterke onafhankelijke positie moet kunnen bekleden. Nu valt de cio nog onder de directeur DMC (Directie Middelen en Control) en mag hij ad hoc meedraaien in directievergaderingen. De Rekenkamer meent dat de cio onderdeel moet zijn van de concerndirectie en verregaande bevoegdheden moet hebben op het gebied van ict.