De werkgroep ICT wil een verplichting van de reviewmethode Gateway. Dat schrijft de werkgroep in zijn eindverslag. Het toepassen van de reviewmethode moet ervoor zorgen dat er minder ict-projecten bij de overheid mislukken, het budget overschrijden of te lang duren. De werkgroep werd in 2007 ingesteld naar aanleiding van berichtgeving over een aantal mislukte ict-projecten.
Gateway zorgt ervoor dat projecten op gezette tijden kort, maar intens worden beoordeeld. De methode wordt in Groot-Brittanië al toegepast en zou daar 2,57 miljard euro hebben bespaard. In februari kregen rijksambtenaren tijdens een werkseminar uitleg over de methode.
Minister Guusje ter Horst van Binnenlandse Zaken riep toen op om ict-projecten bij de overheid op deze manier te toetsen. 'Zodat we niet meer in de krant hoeven te lezen dat verschillende projecten uit de hand zijn gelopen', zei zij toen. Binnen het ministerie van Binnenlandse Zaken werd toen een Bureau Gateway gevormd met ongeveer tien mensen, die de methode gaat promoten.
Uitbreiding
Ook wil de werkgroep een uitbreiding van de huidige ict-rapportage. Ter Horst stuurde in juni een rapportage naar de Tweede Kamer waarin staat welke ict-projecten lopen en of deze projecten binnen budget blijven. Ter Horst koos er toen voor om de projecten van minder dan 20 miljoen euro en de projecten die lopen bij zelfstandige bestuursorganen (zbo's) niet te noemen in de rapportage. De werkgroep wil juist dat deze projecten wel in de rapportage worden genoemd.
Verder raadt de werkgroep aan om grote projecten op te splitsen. Zo moeten meer leveranciers de mogelijkheid krijgen een offerte in te dienen voor een project. Daartoe moet de organisatie van overheden echter wel goed worden ingericht, aldus de werkgroep.
Helemaal mee eens. Dan kan de overheid eindelijk beleids- en regieambtenaren schrappen en haar uitvoerende ambtenaren behouden. Een effici?ntere overheid die meer op de kosten let daar zit de burger op te wachten. Er wordt nu mede door slecht management bij de overheid met geld gesmeten. Dure hardware en software wordt aangeschaft en vervolgens niet meer gebruikt. I.p.v. het schrappen van 15000 ambtenaren, ziet de burger liever een kosten besparing en een minder bureaucratische overheid. Het werk moet nl. nog steeds gedaan worden.
Als externe deskundige heb ik onderzoek gedaan naar Gateway en heb daar bezwaren tegen omdat de gebruikers voor zichzelf een schijnzekerheid cre?ert en de vragen ofwel onderzoeksgebieden ook kan halen uit de PRINCE healtcheck.
Bovendien missen de gebruikers van het systeem ervaring en de benodigde deskundigheid om werkelijk een assesment te doen of het projectvermogen wat ze willen weten voldoet. Er is geen onafhankelijkheid en de opdrachtgever kan wel/niet besluiten om een Gateway onderzoek te doen en deze wel/niet te openbaren. Het komt in feite neer dat de slager zijn eigen vlees keurt. Ook is Gateway niet compleet.
Voor professionele projectvoering dien je persoonlijke en vakmatige competenties te hebben in combinatie met de nodige ‘ vlieguren’ in het doen van complexe projecten.
De opdrachtgever(s)dienen en projectorganisaties dienen volwassen te zijn in het aansturen van projecten en/of programma’s. Uit onderzoek van PriceWaterHouse blijkt het merendeel van de projectorganisaties op het volwassenheidsniveau 1 te zitten. Dit betekent niet gestandariseerd en adhoc projecten leiden. Om enig succes te halen dien je op niveau 2 of 3 te zitten.
Een Gateway onderzoek lost niet de trage besluitvorming bij overheidsprojecten op. En zolang inkoop projecten invult op basis van de laagste prijs dan krijgen zij de mensen en middelen die daarbij passen. De zogenaamde bussiness case is niet realistisch en compleet.
De gevolgen in de uitvoering is dan ook een groeiende scope door verbeterd inzicht of te pas en te onpas het aanvullen van de scope. De gevolgschade op tijd en budget is dan evident. Tenslotte schijnt het ook erg moeilijk te zijn om meetbare kwaliteitscriteria te benoemen. M.a.w wanneer ben ik blij? E.e.a verpakt zich bij het testen en overdracht.
Op zich is een kwaliteitstoets prima. Maar dan wel goed inrichten en toepassen. Maar mijn advies is begin bij de basis en zorg voor vakmensen die weten hoe ze projecten en programma’s moeten leiden. Zoek het niet in meewerkende voormannen en vrouwen of in de laagste prijs. Zolang opdrachtgevers professioneels te duur vinden en schoolverlaters met wat werkervaring een SAP ERP implementatie laten doen dan helpt geen enkele meting om te voorkomen dat dit een mislukking wordt.
En maar klagen dat projecten vaak mislukken.
John Roos
06 81430098
“Daartoe moet de organisatie van overheden echter wel goed worden ingericht, aldus de werkgroep.”
Oftewel we schuiven het probleem van de ene hoek naar de andere hoek van de overheid. Over 5 jaar kunnen we dan weer een nieuwe werkgroep oprichten: “Hoe om te gaan met op gesplitste projecten?”. Wanneer leert de overheid om de touwtjes aan te trekken? Hoe veel bazen accepteren klakkeloos projecten die >20% over budget gaan? En na hoeveel van die fout gelopen projecten is het tijd voor een andere job voor een werknemer (ambtenaar)?
Als de overheid openheid van zaken zou geven, dan zou er veel minder gesteggel zijn. Zet maar eens alle documenten incl. facturen, opdrachtomschrijvingen & offertes online. Dan kan de klant (de nl-se inwoner) bij de eerste onrealistische uitspraak de betrokkene aan de schandpaal nagelen. Zakkenvullende aannemers denken dan 2x na voordat ze een enorme factuur sturen, ambtenaren kunnen niet even alle extra kosten bij een ander departement onderbrengen en de politiek kan rustig meesturen.
De overheid werkt hard aan het verder professionaliseren van opdrachtgever en -nemerschap. De gateway is een middel die hiervoor gebruikt kan worden. Het concept wordt in diverse landen in de wereld al met succes toegepast.
Al eerder schreef Computable over een gateway.
Er zijn vijf cruciale fasen (‘gateways’) in een project gedefinieerd waarbij een Gateway-review zou moeten worden uitgevoerd. Voordat wordt overgegaan naar een volgende fase moet de studie uitwijzen of het project tot dan toe goed verloopt of dat er eerst nog aanpassingen nodig zijn alvorens de volgende stap te zetten.
De vijf fasen zijn:
1 Zakelijke rechtvaardiging
2 Verwerving / veranderstategie
3 Investeringsbeslissing
4 Gereedheid voor dienstverlening
5 Evaluatie van de bedrijfsresultaten
Eigenlijk is er nog een 0-fase die meerdere keren is uit te voeren. De 0-review (‘strategische beoordeling’) is bedoeld voor programma’s en niet voor projecten. Het hoogste rendement ontstaat als een review in het vroegst mogelijke stadium wordt uitgevoerd. Dan immers valt nog het meest tegen de minste kosten bij te sturen.
Een review wordt gedaan door drie tot vier mensen die binnen een week een rapport op tafel leggen. De opdrachtgever van het ene project kan de reviewer zijn van een ander project. Het gaat immers om peer-reviews. Een bijkomend effect is dat de kwaliteit van opdrachtgevers binnen de overheid toeneemt.
Zie http://tinyurl.com/yhxvk92
Ik verwacht niet veel van dit initiatief. De reden?
In Engeland verbaast men zich over het lage niveau van PRINCE2 in Nederland. Ik heb hiervoor de volgende verklaring gegeven: PRINCE2-opleiding werd/wordt in Nederland gedomineerd door ICT-leveranciers met een ITIL-basis. Om twee redenen gaat het daarom niet lukken om PRINCE2 goed over te brengen.
1. PRINCE2 is een klantmethode voor projectmanagement, geen leveranciers-/ontwikkelmethode. De methode gaat tegen de belangen van de leverancier in. Een typische leverancier zal/kan daarom de methode niet goed brengen en gebruiken.
2. Mensen met een ITIL-achtergrond zijn beheerders en daarom cultureel gericht op stabiliteit, niet op verandering. Verandering staat haaks op stabiliteit. Stabiliteit is vaak gebaseerd op procedures, verandering heeft vaak last van procedures.
Door deze redenen zie je in Nederland veel vaker PINO (PRINCE In Name Only) dan PRINCE; een procedurele, rigide, bureaucratische interpretatie geimplementeerd in de IT-afdeling (de interne leverancier). PRINCE2 wordt namelijk tijdens veel cursussen zo gepresenteerd door een systeembeheerder met wat teammanagementervaring die nog nooit een echt project geleid heeft. Dit ondanks het accreditatieproces. De goede trainers scheer ik natuurlijk niet over dezelfde kam, maar die lijken in de minderheid te zijn.
De afdeling van BZK waar de Gateway Reviews worden gestuurd, heeft ook een ICT-leverancier/ITIL-achtergrond. Daarom verwacht ik er niet veel van. Ik verwacht GRINO: Gateway Review In Name Only…
Nico Viergever, PRINCE2 / MSP-trainer
“Gateway zorgt ervoor dat projecten op gezette tijden kort, maar intens worden beoordeeld.” Nee, daar zorgt Gateway niet voor. Dat kan alleen degene die de methodiek toepast. En daar zit het echte probleem; methodes en voorbeelden genoeg, maar consequent en passend bij jouw situatie toepassen, ho maar. Dus vluchten we maar weer in een nieuwe methodiek. Kortom, eens met John.