Gemeenten gaan er naar op 'schoolreisje': Equalit. Dit ict-centrum in Oosterhout ondersteunt zes Brabantse gemeenten en een samenwerkende sociale werkvoorziening. Equalit moet ervoor zorgen dat de deelnemers beter in staat zijn de e-overheidsplannen te realiseren en de continuïteit van de ict-ondersteuning te waarborgen tegen lagere kosten.
'Er bellen regelmatig gemeenten op met de vraag of ze langs mogen komen om te kijken hoe we het doen', zegt Willem Zwijgers, directeur van Equalit. Logisch, vult adviseur Dennis Havermans aan, 'in gemeenteland wordt veel gepraat over ict-samenwerking, maar echt veel 'shared service centra', zoals Equalit, zijn er nog niet.' Hij noemt een paar andere voorbeelden, zoals ISZF (Ict Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân) en Servicecentrum Drechtsteden (al is dat servicecentrum niet alleen bedoeld voor ict) en merkt op dat gemeentes tot nu toe vooral op kleine schaal met elkaar samenwerken. 'Natuurlijk zijn er nog initiatieven als Dimpact en Govunited, maar dat zijn gezamenlijke inkoopclubs. Of Andez en Nofa, maar dat is puur voor de midoffice. Equalit biedt een totaalconcept aan: advisering, inkoop, uitvoering en beheer. Wij kiezen ook voor bewezen technologie, terwijl Govunited bijvoorbeeld kiest voor oplossingen die nog ontwikkeld moeten worden.'
Honderd ballen
Equalit is al zo'n vijf jaar actief. In 2005 constateerde de gemeente Oosterhout dat het moeite had om alle vernieuwingsplannen voor een digitale overheid in haar eentje te verwezenlijken. Het zocht samenwerking met andere gemeentes in Midden- en West-Brabant, zoals Oisterwijk, Hilvarenbeek, Baarle-Nassau en Loon op Zand. Dit leidde in 2007 tot de officiële oprichting van Equalit: een shared service centre voor de ict-dienstverlening en -advisering aan de betrokken gemeentes.
Er is bewust gekozen om Equalit op een centrale plek buiten het gemeentehuis van Oosterhout te huisvesten. Doel: het creëren van een meer bedrijfsachtige sfeer, gebaseerd op een professionele samenwerking (een goed georganiseerde vraagkant en uitvoerkant). Met als gevolg dat de ict-medewerkers van de andere gemeenten naar deze buitenlocatie moesten verkassen. Directeur Zwijgers: 'Een groot deel had geen problemen met de overstap. Sterker nog, ze zagen de voordelen ervan in: een strakkere organisatie en takenafbakening, meer doorgroeimogelijkheden, het delen van kennis en meer gespecialiseerd werk in plaats van honderd ballen in de lucht houden.'
Werkomgeving
Het samenwerkingsverband is voor ict-specialisten een uitdagender werkomgeving dan bij kleine ict-coalities, meent Equalit-directeur Zwijgers: 'Neem medewerkers met expertise van geografische informatiesystemen. Die zijn schaars, zeker voor kleine gemeenten. Door de bundeling kunnen wij ze makkelijker behouden of aantrekken.' Equalit zoekt bijvoorbeeld nog een systeembeheerder met kennis van databases (Oracle en SQL Server) en opslagtechnologie.
Adviseur Havermans vult nog aan: 'Equalit is meer een regieclub en een kenniscentrum dan een inkoopcombinatie voor gemeenten en hanteert een groeimodel voor de verdieping en verbreding van de diensten.'
In kaart brengen
Bij Equalit werken naast de directie een zevental i-adviseurs/projectleiders en een kleine dertig beheerders, verdeeld over de secties 'service & beheer' (technisch beheer en helpdesk) en 'applicatiebeheer'. De activiteiten lopen uiteen van informatiseringsadviezen, het opstellen van informatieplannen, het gegevensbeheer en het applicatiebeheer tot aan de ontwikkeling van e-formulieren, webhosting en het contractmanagement. 'De gemeenten blijven wel verantwoordelijk voor hun informatiebeleid en het functioneel beheer', benadrukt Havermans.
Hij wijst op de deelnemersraad, waaraan de directeuren bedrijfsvoering en de directie van Equalit deelnemen. Hierin worden zaken geagendeerd, nieuwe projecten en aanbestedingen voorbereid en operationele vraagstukken behandeld, bijvoorbeeld rond veranderde wet- en regelgeving of afwijkende bedrijfsprocessen binnen gemeentes. Havermans benadrukt dat gemeenten zich conformeren aan de besluiten van de deelnemersraad, maar niet absoluut verplicht zijn een gekozen oplossing over te nemen. Baarle-Nassau vond bijvoorbeeld een klantbegeleidingssysteem niet relevant, omdat het als veruit kleinste Equalit-gemeente over slechts een paar balies beschikt.
Elke gemeente betaalt een vaste prijs per werkplek en krijgt achteraf een factuur voor eventuele aanvullende diensten. Momenteel loopt er een onderzoek om in kaart te brengen wat de besparingen op ict-kosten zijn. Equalit verwacht dat die vooral liggen in de aanschafkosten van software (met name bij de kleine gemeenten) en de meerkosten voor werkplekken.
NUP als katalysator
De deelnemersraad volgt de agenda van het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid (NUP). Grote zaken zijn de Wabo (de omgevingsvergunning) en de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen). Dit laatste project gaat moeizaam. In eerste instantie leverde Grontmij hiervoor een softwarepakket, maar het bedrijf stopte er om bedrijfsmatige redenen mee. Nu loopt er een nieuwe aanbesteding.
Het NUP vormt voor veel gemeenten de katalysator om na te denken over ict-samenwerking. Havermans – 'let wel, 60 procent van de gemeentes in Nederland zijn kleine gemeentes' – verwacht een toename van shared service centra voor meer dan twee partijen. 'Kleine samenwerkingen op ict-gebied blijken in de praktijk toch snel op grenzen te stuiten. Ze kunnen qua diensten niet alles van a tot z afdekken en hebben moeite met het koppelen van systemen aan de complexer wordende midoffice. Er is te weinig personeel om een stabiele it-organisatie neer te zetten die stevig staat in de huidige hektiek van de e-overheid.' Equalit pretendeert wél over een professionele ict-organisatie te beschikken die de e-overheid vertaalt in wat de gevolgen en oplossingen zijn voor de gemeentelijke informatisering.
Aanbestedingen
Equalit heeft een aantal aanbestedingen achter de rug. Gemnet werd als leverancier voor de wan-verbindingen aangetrokken (een negenjarig contract met een waarde van 2,25 miljoen euro). Issue (coördinerende rol) en Forehand Electronic Extensions zorgen voor de (gebruikers)hardware (thin en fat clients, laptops, terminals), terwijl PQR de datacenterapparatuur voor zijn rekening neemt. Vodafone levert de telecommunicatiediensten en Océ de kopieerapparaten.
Niet regionaal gebonden
Sinds 16 september is Alphen-Chaam toegetreden. Eerder dit jaar breidde Equalit uit met !GO, de samenwerkende sociale werkvoorziening van de gemeenten Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem. Dat lijkt een vreemde eend in de bijt, maar volgens Zwijgers heeft !GO veel ict-problemen die vergelijkbaar zijn met die van de lidgemeentes. Zoals het ontbreken van een professionele beheeromgeving en het onvoldoende waarborgen van de continuïteit op ict-gebied.
Equalit – met in 2009 een budget van ruim vier miljoen euro – beheert momenteel 1400 werkplekken voor leden die in totaal 135.000 inwoners vertegenwoordigen. Er is nog plek voor uitbreiding. Zwijgers denkt aan een gemeente met zo'n 20.000-25.000 inwoners. De gemeente Dongen was in 2007 kandidaat, maar die samenwerking is niet doorgegaan. En verkennende gesprekken met Waalwijk leverden nog niets op. Een nieuwe gemeente hoeft overigens niet per se uit Midden-Brabant te komen. Bepalender is de mate waarin de nieuw aan te sluiten organisatie past bij de huidige deelnemers. Havermans: 'Deelt zo'n gemeente rond samenwerking dezelfde visie en is de bereidheid er om inhoudelijk een bijdrage te leveren? In de praktijk gaat het ook om gemeentes tot circa 100.000 inwoners. Grote gemeentes hebben een andere dynamiek en bedrijfsvoering'. 'Equalit is niet regionaal gebonden, al moeten de taken wel vanuit Oosterhout behapbaar zijn', vult Zwijgers aan. 'Maar een gemeente op 70 kilometer afstand, waarom niet?'
Bodemplaat
Adviseur Dennis Havermans laat de term 'bodemplaat' vallen om de infrastructuur van Equalit aan te duiden. 'Uitgangspunt is dat de deelnemers hun it-omgeving hier makkelijk naar toe kunnen brengen. De ict mag geen belemmerende factor vormen bij de uitvoering van het beleid.' Spil van de service georiënteerde architectuur is een 'enterprise service bus' van Oracle met het Webnext-systeem van Inter Access als midoffice-omgeving (in abonneevorm) en Corsa als documentbeheersysteem.
Verder heeft Equalit in samenwerking met de Equalit-gemeente en de gemeente Waalwijk de webformulieren voor de e-diensten en -producten geprogrammeerd, zoals een uittreksel uit het bevolkingsregister, een verhuisbericht of een kapvergunning. Volgens Havermans volgt Equalit het open standaardenbeleid van de overheid, maar is open source een nog haast onontgonnen terrein. Hij wijst erop dat alle thin clients op open source draaien en dat de gemeente Oosterhout Typo3, een open source contentmanagementsysteem, heeft geselecteerd dat de andere gemeenten mogelijk gaan overnemen.
Verder geldt er een algemeen informatiseringsbeveiligingsplan. Dat is ook gericht op het koppelen van de Equalit-infrastructuur aan ketenpartijen, zoals de brandweer van de veiligheidsregio Midden-Brabant. Equalit clustert en faciliteert dit soort samenwerkingen.
Een praktisch voordeel is dat alle gemeentes van Equalit hun grote informatiesystemen voor burgerzaken, financiën en sociale zaken bij Centric betrekken. Toch bezweert directeur Willem Zwijgers dat applicaties van andere leveranciers geen beletsel mogen vormen om goede beheerdiensten te leveren. 'We zien er ook naar uit om dit te laten zien. De gemeente Alphen-Chaam is een nieuw lid en gebruikt PinkRoccade-software.'
