Het gemeentebestuur van Amsterdam heeft geen enkel inzicht in zijn uitgaven voor ict. Onderzoekers van adviesbureau McKinsey schatten de jaarlijkse kosten op 70 tot 150 miljoen euro. Een preciezer bedrag hebben zij niet kunnen achterhalen.
De gemeente Amsterdam heeft nauwelijks inzicht in de ict-uitgaven. Er is geen kostenrapportage beschikbaar en de schattingen van de uitgaven voor automatisering bij de gemeente lopen uiteen tussen de 70 en 150 miljoen euro. Dat blijkt uit een rapport van onderzoeksbureau McKinsey.
De onduidelijkheid over de kosten komt volgens de onderzoekers doordat de verantwoordelijkheid voor het plannen, implementeren en beheren van ict-systemen sterk decentraal en vaak onduidelijk is georganiseerd. Uit het onderzoek blijkt dat de verantwoordelijkheid voor automatisering binnen de gemeente verdeeld is over meer dan vijftig organisaties en overleggroepen. Door die ingewikkelde ict-organisatie, wordt het grootste deel van de ict-organisatie en budgetten gebruikt voor beheer van bestaande systemen.
In Amsterdam is een wildgroei aan systemen en slecht samenwerkende ict-afdelingen ontstaan. McKinsey: ‘Standaardisatie in de infrastructuur ontbreekt. Slechts driehonderd van de vijftienduizend werkplekken zijn gestandaardiseerd.' De onderzoekers constateren ook dat applicaties nauwelijks op meerdere plaatsen worden ingezet. Naast het gebrek aan interne samenwerking schiet de samenwerking met andere gemeenten, die voor kostenbesparing kan zorgen, tekort.
Groot verschil
De schattingen van de ict-uitgaven lopen uiteen van 70 tot 150 miljoen euro.
Het grote verschil tussen die bedragen komt doordat de onderzoekers bij gebrek aan rapportage een grove schatting hebben gemaakt van de uitgaven. Daarbij schat het ict-personeel bij de verschillende gemeentelijke diensten dat de kosten op jaarbasis uitkomen op zeventig miljoen euro. Ict'ers die betrokken zijn bij de Centrale Stad, de bestuursdienst van de gemeente, denken dat op jaarbasis 130 tot 150 miljoen euro aan ict wordt uitgegeven. De gemeente zegt naar aanleiding van het rapport te onderzoeken wat het jaarlijks aan ict uitgeeft.
Een woordvoeder laat weten dat het bij veel projecten lastig is om precies te definiëren of het om een ict-project gaat of dat het een project is met een kleine ict-component. Het stadsbestuur gaat ook onderzoeken hoeveel er bespaard kan worden op de ict-kosten door meer structuur en regie in de automatisering aan te brengen, maar kan nog geen termijn geven waarop de uitkomsten van dat onderzoek worden verwacht.
Als iedere deelraad zijn eigen ICT mag optuigen wordt het wel wat lastig te beheersen en te beheren, zoals nu blijkt…
Helaas lijkt het alsof er in veel organisaties niet of nauwelijks aan ‘IT Asset Management’ wordt gedaan. Daardoor is het bijna onmogelijk om grip te krijgen op welke assets er ingekocht worden en of de ingekochte assets optimaal benut worden. Hierbij wordt hergebruik van asset vaak onderbelicht. Dit is in het kader van effectiviteit, efficiency en duurzaamheid niet positief.
In dit geval zorgt ict voor onduidelijkheid en onoverzichtelijkheid. Ironisch genoeg blijkt uit onderzoek van Pecoma Business Technology onder business- en ict-managers dat in bijna driekwart van de gevallen ict wordt ingezet met als doel het verbeteren van efficiency. Om deze efficiency ook in de kosten terug te zien is het cruciaal dat, naast samenwerking tussen de ict-afdelingen van de verschillende organisaties, ook samenwerking tussen algemeen management en de ict-afdeling bestaat. Hierdoor ontstaat niet alleen standaardisatie binnen ict-gebruik, maar ook standaardisatie in de doelen die gesteld worden aan ict-projecten aan zowel ict- als businesszijde. Op deze manier ontstaat er meer transparantie en duidelijkheid over de investeringen en de te behalen resultaten.
Leuk, echt ict-denken 🙂 Dan moeten we maar beter administeren en standaardiseren en beheren. Maar je zou ook een andere vraag kunnen stellen. Als die kosten niet inzichtelijk zijn, zijn ze blijkbaar ook niet zo belangrijk, anders hadden ze er wel wat aan gedaan. Zou dat alleen gelden voor ict-kosten of ook voor alle andere kosten? Wellicht dat politiek zowiezo niet zo erg geinterreseerd is in beheersing van kosten van het apparaat, hoe zou dat nu komen?
Als de kosten niet zo belangrijk zijn, dan kunnen die vast eenvoudig worden afgewenteld op de premiebetalers. Dat is dan weer echt politiek redeneren dat aan zekere stromingen binnen onze samenleving te linken valt. Het is natuurlijk niet geheel toevallig dat deze case in Amsterdam plaatsvindt. Voordeel van zo’n probleemwegredenering is dat geen bewindsvoerder ooit een probleem heeft zolang de aanslagen op het vrij besteedbare inkomen van de burgers kunnen worden opgevoerd om ontstane begrotingsgaten te dempen.
Wie later leeft, wie later zorgt.
Overigens is deze problematiek best oplosbaar. Geef elke aanstuurder een schriftje waarin die wekelijks de aanslagen op diens budget noteert. daarbij hoort ook de prijzige inhuur van extern advies, extern onderzoek, externe aansturing en outsourcing alsmede een overzicht van de energiekosten.
Weldra breken er heldere financi?le inzichten als gevolg van meer overzicht door. Na verloop van tijd komen dan vreemde besluiten voor het voetlicht als het om de gunning van orders gaat, komt er aan het licht dat goedkoop nog wel eens duurkoop kan zijn en dat er nog wel eens oplossingen worden ingekocht waarbij nog een probleem gezocht moet gaan worden.
Misschien wordt het zelfs mogelijk om na verloop van tijd vragen te gaan stellen bij de ICT-competentie van ICT-aanstuurders. Maar laat ik niet te hard van stapel lopen…