Ervaringsdeskundige blijft uitbesteden

USG People besloot zijn infrastructuurbeheer uit te besteden. Het uitzendbureau zocht naar begeleiding, maar wilde niet opnieuw aan het handje worden genomen. Het had immers al ruime ervaring met sourcing. Adviesbureau Metri Group bood een nieuwe, flexibele opzet: een interactieve 'schoonheidswedstrijd' op basis van een vooraf vastgestelde werkplekprijsopbouw. Binnen een halfjaar was de nieuwe uitbesteding bij USG People gepiept.

USG People (omzet: 3,1 miljard euro) uit Almere is actief in tien Europese landen. Het uitzendconcern, met circa 3500 medewerkers, besloot na twee jaar wikken en wegen om het infrastructuurbeheer toch uit te besteden en een geschikte marktpartij te zoeken. Kostenbeheersing en een efficiëntere inrichting speelden een rol; belangrijke aspecten in de crisisgevoelige uitzendbranche. USG People wil sneller in de diverse landen waarin het opereert, kantoren kunnen openen of sluiten, wanneer de economische omstandigheden daarom vragen. Een flexibele ict-infrastructuur moet zulke besluiten faciliteren. 'De uitzendbranche kent hoge pieken en snelle dalen. Wij willen meer kunnen meeademen met de markt', zegt Eric Foppen, senior leverancier-contractmanager IT Services bij USG People.

Een andere afweging was dat USG People als niet-technologisch bedrijf steeds meer moeite kreeg om de ict-ontwikkelingen te blijven volgen, vertelt hij. 'De opkomst van sociale media, het mobiele werken, cloud computing: trends waarvoor in huis de kracht ontbreekt om ze goed te blijven volgen. Als uitzendbureau kon je het tot voor kort veroorloven om niet voorop te lopen met technologie. Maar dat kan niet meer in het huidige, digitale tijdperk.'

Blokkendoos

USG People wilde een positieve business case opzetten, zowel in financieel opzicht (kostenverlagend) als voor de 41 beheerders (een goede overgangsregeling). Het bedrijf schakelde Metri Group in als sourcingpartner, maar wilde zelf de regie houden. Foppen wijst er op dat zijn organisatie al genoeg ervaring heeft op het vlak van uitbesteding van mobiele telefonie, een deel van het datanetwerk en applicatie-ontwikkeling en -beheer, zoals de SAP-backoffice. 'Bovendien biedt USG zelf ook outsourcingsdiensten aan organisaties die hun administratie of receptie willen uitbesteden. Ook levert de werkmaatschappij Call-IT helpdeskdiensten aan klanten.'

Metri werkt met een flexibel blokkenmodel bij het begeleiden van een uitbestedingstraject, vertelt sourcingdirecteur Raymond Linkers. 'We hebben bijvoorbeeld blokken voor benchmarking, personeelszaken, financiële aspecten, governance en technologie. Klanten kunnen zelf bepalen welke blokken ze nodig hebben. Daarmee spelen we in op de behoefte aan specifieke ondersteuning. Veel bedrijven en organisaties hebben inmiddels een aantal keren een uitbestedingstraject doorlopen. Die hebben al ervaring en kennis in huis en willen geen adviseur die hen opnieuw aan het handje neemt.'

Schoonheidswedstrijd

Het voordeel van zo'n modulair opgezet model is dat er ook eigen projecten ingeschoven kunnen worden, vindt Foppen. 'Wij regelden zelf het proces rond de overstap van de betrokken ict-beheerders naar de externe partij. Als uitzendorganisatie heb je daarvoor de expertise in huis. Dat proces liep parallel aan het selectietraject voor een leverancier. Metri leverde hiervoor bijvoorbeeld het blok 'marktkennis'. Dat konden we wel weer goed gebruiken.'

In samenwerking met Metri organiseerde USG People een, zoals Linkers het noemt, 'beauty contest'. Deze krachtmeting bestond uit een aantal onderdelen. Zeven geselecteerde marktpartijen, die waren benaderd om mee te doen, kregen eerst een schriftelijke vragenlijst, met vragen over bedrijfscultuur, flexibele dienstverlening en innovatiekracht. Die vragenlijst was gebaseerd op een standaardprijsopbouw per werkplek, licht Linkers van Metri toe. 'Vanuit onze benchmarkervaring weten we hoe die prijs tot stand komt. Door die prijsopbouw van te voren al kenbaar te maken, wilden we dat leveranciers zich zouden richten op de te leveren diensten en geen marketinggedreven offerte zouden indienen.'

Workshops

Een schriftelijk traject heeft als nadeel dat het onpersoonlijk is, zonder directe response tussen opsteller en inschrijver. Het traject bij USG People startte dan ook met een bijeenkomst waarbij het uitzendbureau aan de leveranciers een presentatie gaf over het bedrijf en met hen discussieerde over mogelijke efficiënte ict-modellen. 'USG is best een complexe onderneming. Het is internationaal opererend met de kenmerken van een lokaal midden- en kleinbedrijf', stelt Foppen. 'Neem Nederland. Daar zijn zo'n vijfhonderd vestigingen. Komt er een nieuw pand in een winkelstraat bij, dan hebben we snel ict-voorzieningen nodig. Dat zijn geen standaardvragen voor een marktpartij.'

Gezien deze bedrijfsopzet blijft USG People op ict-vlak behoefte hebben aan lokale ondersteuning. Dat was de reden dat in het voortraject de Indiase offshorespelers afvielen als potentiële kandidaten. Die hebben in Nederland nog te weinig lokale aanwezigheid om een bedrijf als USG People goed te kunnen ondersteunen, aldus Foppen.

Op basis van de presentatie van USG People en de schriftelijke standaarduitvraag konden leveranciers een offerte uitbrengen. Een partij trok zich terug; de andere zes stuurden een bieding in. Van het zestal mochten er twee naar de finale. Daarin organiseerden USG en Metri interactieve workshops waarin de partijen gezamenlijk de contracten voor de af te nemen diensten opstelden. Uiteindelijk viel de keuze op Capgemini met een oplossing die internationaal uitrolbaar is, een India-route bevat maar wel lokale ondersteuning biedt. Op 27 juli ondertekenden USG en Capgemini de overeenkomst.

Volgens Metri en USG People is het traject door de directe, interactieve aanpak snel afgerond. Het voordeel daarvan was ook, stelt Foppen vast, dat een reeds lopende reorganisatie bij het uitzendconcern parallel kon lopen aan het uitbestedingstraject.