De gemeente Utrecht kijkt bij de aanschaf van een nieuw document management systeem (dms) naar de mogelijkheden van open source. De ambtenaren onderzoeken of er opensourcesystemen zijn die voldoen aan de eisen. Daarnaast pluist de gemeente uit wat de gevolgen van de keuze voor open source zijn voor de aanbestedingsprocedure. Voor het dms is 2,2 miljoen euro beschikbaar.
Dat bedrag is beschikbaar voor de aanschaf en implementatie van een document management systeem. Daarnaast wordt het geld gebruikt om binnen de hele gemeentelijke organisatie delen van de papierstroom te digitaliseren. Het gaat bijvoorbeeld om statische archieven en lopende dossiers.
Er wordt een Servicehuis Documentaire Informatievoorzieningen ingericht, waarin papieren archiefstukken worden verwerkt. In totaal gaat het om zo'n twintig strekkende kilometer aan documenten. De gemeente bestudeert ook welke opdrachten binnenshuis worden uitgevoerd en welk werk wordt uitbesteed.
Totaalbedrag
Het totaalbedrag dat voor de middelen voor digitaal documentbeheer beschikbaar is, komt uit op ongeveer 4,5 miljoen euro. Daarbij komen nog variabele kosten voor bijvoorbeeld verandermanagement.
De aanschaf van het dms valt samen met een op stapel staande verhuizing. In 2013 betrekken de ambtenaren een nieuw stadskantoor en dan moet het documentbeheer grotendeels gedigitaliseerd zijn. Waarschijnlijk zal rond de zomer van 2010 de aanbesteding officieel worden uitgeschreven.
NOiV
Utrecht gebruikt bij de keuze voor open source dms-systemen en vragen over de aanbestedingsprocedure de kennis van Nederland open in verbinding (NOiV). Dit programmabureau van de rijksoverheid ondersteunt overheden bij de uitvoering van het kabinetsbeleid voor open standaarden en open source software.
Ron Tuijnman, MS-DOS is een door Microsoft gekochte en verder ontwikkelde kloon van CP/M. Het is PC-DOS genoemd t.b.v. IBM. Als IBM CP/M van Digital Research was gaan gebruiken, dan was CP/M tot PC-DOS hernoemd. Voor Microsoft zou e.e.a. anders gelopen, maar niet voor de PC. IBM heeft voor standaardisatie van de PC architectuur gezorgd, Commodore en Amiga hebben er voor gezorgd dat er goedkope PC’s zijn gekomen.
En niet alleen MS had er anders uit gezien. Ook Intel was niet het bedrijf geworden dat het nu is. CP/M draaide op een 8080 (intel) en op de opvolgers, de 8085 en z80. Met name die laatste werd juist voor CP/M veel vaker gebruikt dan de intel CPU. Als we op CP/M waren blijven draaien dan hadden we nu misschien niet de 80586 gehad maar de z580 (en ook wel een zAthlon). En was intel een kleine speler in het controller circuit geworden.
@Ron, Ik denk dat een klant wel vraagt om verificatie van de software, juist in de accounting. Immers, je boekhouding moet verifieerbaar zijn. Om het even of je het zelf ontwikkeld of inkoopt, op zijn minst heeft de belastingdienst eisen waaraan je (aantoonbaar) moet kunnen voldoen. En de directie zal toch ook wel zeker willen weten dat de software de boeken op de juiste manier bijhoudt.
Nu kun je dus zelf bewijzen dat de software werkt, met testen en door de software inhoudelijk te kennen, of je laat de bewijsvoering over aan een leverancier van software die je gegarandeerd dat de boekhouding juist wordt verwerkt. Het enige verschil is dat je in het eerste geval zelf volledig verantwoordelijk bent en in het tweede geval kun je die verantwoordelijkheid gedeeltelijk afschuiven op een derde partij.
Je hebt gelijk dat een ander pakket opleiding en/of omscholing vereist. Maar dat weerhoudt bedrijven ook niet om pakket X te vervangen door pakket Y (vul zelf de X en Y maar in). Of hele bedrijven samen te voegen en te reorganiseren, waardoor ook alle bestaande structuren, inclusief softwarepakketten, op de schop gaan. Al dit soort overstappen hebben we in het verleden al verschillende keren gemaakt en overleefd. Waarom zou dat dan met closed software wel gaan en opeens met OSS niet meer gelden?