Ict-projecten bij de rijksoverheid hebben een zweem van mislukking. Bij het nieuwe ministerie voor Jeugd en Gezin is alles op alles gezet om te laten zien dat ambtenaren wel zeker iets in hun mars hebben. Dit gevoel droeg volgens projectleider Jan Pothof bij aan de totstandkoming van een nieuwe infrastructuur in zes weken tijd.
Het derde kabinet Balkenende kent twee projectministeries: ‘Integratie en Wijkverbetering' en ‘Jeugd en Gezin'. Het eerste is ondergebracht bij VROM en leent zo nu en dan de ambtenaren van dit departement. Wat Jeugd en Gezin zo bijzonder maakt, is dat minister André Rouvoet zijn werknemers over vier ministeries verdeeld ziet. Zijn medewerkers werken bij VWS (Volksgezondheid, Welzijn en Sport), Justitie, OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) of SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid). Het is voor het eerst in de departementale geschiedenis van ons land dat een projectministerie (dat in beginsel alleen gedurende de looptijd van het kabinet bestaat) zich over meerdere ambtelijke organisaties uitstrekt.
Half februari 2007 sloten CDA, PvdA en ChristenUnie de kabinetsformatie succesvol af. Toen moest het regeerakkoord nog handen en voeten krijgen. Ergens begin maart kreeg Jan Pothof, projectmanager op de ict-afdeling van het ministerie van VWS, het verzoek een werkomgeving te maken voor twee- tot vierhonderd medewerkers, van wie er honderd bij VWS werken en de rest verdeeld over de drie andere ministeries. Op zichzelf niet zo vreemd dat het zwaartepunt bij VWS ligt, omdat daar de programmadirectie Jeugd en Gezin is gevestigd. Het nieuwe ministerie is in het leven geroepen om het vaak gewraakte langs elkaar heen werken van betrokkenen bij jeugdbeleid een halt toe te roepen. Interdepartementale samenwerking is daarbij een voorwaarde, het projectministerie de aanjager.
Houding
Pothof ging de uitdaging aan. "Vergeet niet dat de uitkomst van dit proces tot op het hoogste niveau is ondersteund. Iedereen ging ervoor. Dat heeft het tempo om het project af te ronden erg versneld", vertelt hij.
Er waren meer zaken die ervoor hebben gezorgd dat binnen zes weken een nieuwe infrastructuur van de grond af aan is opgebouwd. Op 3 mei werkte alles. Een kleine twee maanden later zegt Pothof dat het geheel naar tevredenheid werkt. De gestelde termijn van zes weken alleen al heeft in zijn voordeel gewerkt. "Als we tot januari de tijd hadden gehad, dan waren er tal van discussies ontstaan en was het nog maar de vraag of we in januari klaar zouden zijn geweest", vermoedt hij. Eraan toevoegend dat die korte tijdspanne ook fnuikend kan zijn. "Want dan moet ik aan anderen uitleggen dat het niet altijd lukt om zo snel te schakelen. Want nu wil elke gebruiker meteen op zijn wenken worden bediend."
De laatste tijd is de overheid regelmatig negatief in het nieuws als het over ict gaat. "Iedereen had nu het gevoel van ‘We zullen ze eens laten zien dat we het ook goed kunnen doen'. Die houding heeft zeker bijgedragen aan het succes."
Er was ook een technische meevaller. Net voordat Pothof zijn opdracht kreeg, was de VPN-dienst van de Haagse Ring een feit. Dit is een glasvezelverbinding die de Haagse ministeries met elkaar verbindt; een besloten netwerk.
Citrix-farm
Pothof heeft ThinClient Consultancy (TCC) ingeschakeld om een server based computing infrastructuur te bouwen. Met TCC werkt hij al langer samen. "Het voordeel is dat de consultants van dit bedrijf op de hoogte zijn van de applicaties die wij draaien. Wij hebben zelf niet die specialistische kennis in huis die je moet hebben om zo'n infrastructuur op te zetten", zegt Pothof. Theo Bieger, directeur TCC, valt hem bij. "Als er in een omgeving iets fout gaat, dan moet je zien te achterhalen of het aan de hardware ligt, de software die de verbindingen verzorgt, of de applicaties. In dat ‘pinpointen' zijn wij gespecialiseerd."
Gekozen is voor een virtuele werkomgeving op basis van een Citrix-farm. De ongeveer zeventig applicaties draaien op een van de tien Citrix-servers. Tegelijk is ervoor gekozen Softgrid (inmiddels onderdeel van Microsoft) te gebruiken. Softgrid is een applicatie-virtualisatietool die managers in staat stelt om applicaties vanuit een centraal punt op de werkplek beschikbaar te stellen zonder dat deze conflicten met andere applicaties zullen creëren. "Wel twee keer zo snel als met gewoon scripten, plus veel makkelijker bij het doorvoeren en bijhouden van veranderingen", aldus Pothof.
Omdat het nog onduidelijk was hoeveel mensen er precies bij Jeugd en Gezin gingen werken, is ervoor gekozen licenties te kopen voor tweehonderd gelijktijdige gebruikers.
Image
Om de image te maken, is aangeklopt bij de collega's van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. "V&W heeft dezelfde hardware en applicaties als wij gebruiken en heeft een hardwareonafhankelijke image ontwikkeld die wij goed hebben kunnen gebruiken. V&W heeft de kennis geleverd om de images goed te implementeren. Heel prettig om zo te kunnen samenwerken."
Omdat Justitie ook in het departementenkwartet zit, zijn de beveiligingseisen erg strikt. Zo mag het niet mogelijk zijn te knippen en plakken tussen verschillende applicaties en locaties. Dat mag alleen via e-mail, omdat dat een gecontroleerde omgeving is. Er mogen geen usb-sticks worden gebruikt en de toegang moet goed gecontroleerd geschieden. "Toevallig moesten we een nieuwe RSA-server voor toegang tot de omgeving kopen. Die gebruiken we voor de mensen die van huis uit of onderweg inloggen op het systeem. Er staan nu RSA-appliances die daarvoor zorgen. De regiokantoren, van waaruit inspecteurs werken, beschikken over thin clients, terwijl de anderen een pc of laptop hebben."
Er is goed op gelet dat de Jeugd en Gezin-medewerkers een eigen omgeving ervaren. Zij loggen bijvoorbeeld aan op hun Justitie-werkplek, maar moeten apart aanloggen via hun eigen pc op de Jeugd en Gezin-infrastructuur (van buitenaf met een token) en komen dan op een J+G-intranet met een eigen achtergrond op het beeldscherm. Dit intranet is in enkele dagen gebouwd en biedt de J+G'ers de kans om te discussiëren over beleidsonderwerpen over de hele keten van de jeugdzorg.
Gebrandmerkt
Ook alle applicaties zijn J+G-gebrandmerkt. Alle medewerkers beschikken over een eigen ruimte op de schijven in de Citrix-farm en een gedeelde schijf.
Pothof is blij met de snelle totstandkoming van de nieuwe infrastructuur, vooral ook vanwege de innige samenwerking met VWS. "Misschien is dit een voorbode van nauwere coöperatie tussen departementen", zegt hij hoopvol.
