Bij Microsoft zijn de bureaus leeg. Iedereen kan overal zitten en werknemers komen en gaan op tijden die ze zelf het beste uitkomen. De softwaregigant doet aan ‘het nieuwe werken’.
In een van de hoekbanken zit een man met een spijkerbroek en een bruin colbertje. Hij zit iets onderuit gezakt en heeft een been opgetrokken. De man is druk in gesprek met een blonde dame die naast hem op de bank zit. Ze leunt iets naar voren en knikt instemmend. De koffie die voor haar op tafel staat, heeft ze zojuist gehaald bij de luxe koffiebar even verderop.
Het heeft wel iets weg van een scène uit een eetcafé, maar het ís de nieuwe werkomgeving van Microsoft. Sinds een half jaar doet het bedrijf aan ‘het nieuwe werken'. Niemand heeft een eigen bureau en iedereen mag zijn eigen tijd indelen.
Deze filosofie begint al in de ontvangstruimte van het nieuwe pand nabij Schiphol. De ruimte, met overal ramen die van de vloer tot het plafond reiken, is voorzien van brede banken met hoge rugleuningen. Wie even moet wachten, kan een tijdschrift lezen onder een van de roestvrijstalen schemerlampen met rode kappen. Op tafel staan bakken met snoep en ook aan thee met cake is gedacht.
De huiselijke sfeer heerst ook voorbij de elektronische poortjes onderaan de trap die toegang geeft tot het kantoor. Eenmaal boven springt de koffiebar het eerste in het oog. In een Starbucks-achtige setting kunnen Microsofts werknemers zich voorzien van allerlei soorten koffie.
Herkenningspunt
Even verderop is de ontmoetingsruimte; een plek waar gewerkt wordt, maar die ook geschikt is voor het ontvangen van gasten of klanten. De muren zijn bedekt met vilt. Ze geven het kantoor een warme uitstraling en doordat de wanden op elke verdieping een andere kleur hebben, dienen ze ook als herkenningspunt. Bovendien zorgen ze ervoor dat stemgeluiden gedempt worden.
Met deze inrichting hoopt Microsoft niet alleen het bestaand het personeel tevreden te houden, maar vooral ook starters aan te spreken. "Zij zijn hier al aan gewend", zegt Microsofts Hans van der Meer, nauw betrokken is bij de invoering van het nieuwe werken, terwijl hij zijn stoel aanschuift. "Starters zijn voortdurend bezig met blogs, wiki's en chatten. Bovendien doen ze veel aan plaatsonafhankelijk werken. Dat willen ze houden als ze aan hun eerste baan beginnen."
Het plaatsonafhankelijk werken is niet alleen van toepassing op Microsofts personeel. Ook de directieleden hebben geen eigen kamer, vertelt Van der Meer. Gesprekken kunnen gevoerd worden een grote loungebank of aan een van de vele tafels. Wie met zijn laptop wil werken, kan terecht aan de in hoogte verstelbare bureautjes. Ze zijn door schotten van elkaar gescheiden, maar doordat ze midden in de ontmoetingsruimte staan, blijft er toch ruimte voor contact met collega's. Voor werknemers die liever even helemaal afgezonderd werken of vergaderen, zijn er stiltecellen en aparte vergaderruimten.
In het pand is ook aan ontspanning gedacht. Werknemers die hun gedachten even op nul willen zetten, kunnen zich vermaken met een van de spelcomputers. Even uitrusten op een van de ligstoelen, is ook een optie die het nieuwe werken mogelijk maakt.
Bioscoop
Ernst-Jan Stigter gaat sinds een half jaar helemaal op in het nieuwe werken. De directeur business en marketing is geen starter meer, maar ziet de voordelen van plaatsonafhankelijk werken. "Als ik tot 's avonds tien uur zit te werken, kan ik de volgende middag met mijn dochters naar de bioscoop", aldus Stigter. "Bovendien heb ik nu de mogelijkheid om vaker thuis te werken."
Hoewel het nieuwe werken volgens Stigter een goed systeem is, geeft hij aan dat hij er nog wel aan moet wennen. Want hoewel hij nu de mogelijkheid heeft om overdag iets leuks met de kinderen te doen, maakt hij daar nog niet zo vaak gebruik van. "Dat vóelt gewoon nog niet normaal", zegt hij. Ook bij het beoordelen van werknemers moet hij erop letten dat hij de aanwezigheidsfactor niet laat meewegen. Stigter: "Hoe vaak iemand op kantoor is, heeft niets te maken met hoe hij zijn werk doet. Dat moet ik in gedachten houden. Als je steeds op je horloge kijkt om te zien hoe laat mensen binnenkomen, creëer je een gevoel van onveiligheid."
Eva de Vries is een van die mensen die onder Stigters leiding werken. De flexibiliteit is voor haar het grootste voordeel van het nieuwe werken. Bovendien vertelt ze er graag over aan vrienden en kennissen. "Ik ben trots dat mijn werkgever op deze manier werkt", vertelt ze. "Dat draagt bij aan het werkplezier."
Toch ziet De Vries ook nadelen. Doordat collega's niet meer samen in een kamer werken en iedereen elke dag ergens anders zit, kan het voor nieuwe medewerkers moeilijk zijn nieuwe mensen te leren kennen. De Vries: "Vooral als je verlegen bent, is dat lastig. Je kunt hier de hele dag anoniem in een hoekje gaan zitten, zonder met iemand contact te hebben."
Pingen
Het is dan ook belangrijk bewust contact met collega's te onderhouden. Dat kan bijvoorbeeld door elkaar even te bellen via de laptops met draaibaar scherm die elke werknemer heeft. De software waarvan de laptop gebruikmaakt, laat meteen zien of iemand telefonisch bereikbaar is of niet. Ook even chatten via Office Communicator is een optie. Hartstikke handig, vindt De Vries: "Gewoon even pingen: ‘waar zit je?' en dan kun je elkaar opzoeken. Bovendien krijg je zo vaak sneller een antwoord op je vraag dan wanneer je een email stuurt."
De Vries is niet iemand die de hele dag zonder collega's wil doorbrengen. Hoewel ze overal in het pand kan werken, kiest ze vaak voor dezelfde plekken. "Ik zit vaak op de derde verdieping, waar ook veel andere mensen van marketing en finance zitten. Een keer in de week werk ik op de eerste etage: daar zitten de meeste developers." In de rest van het kantoor komt ze niet zo vaak: "Geen idee wie daar allemaal zitten."
Hoewel De Vries' voorliefde voor bepaalde etages en werkplekken niet echt de bedoeling is van het nieuwe werken, vindt ze het wel logisch dat veel werknemers daar ‘last van hebben'. "Je zoekt toch de mensen op met wie je samenwerkt. Ik hoef gewoon niet bij iemand van het callcenter te zitten."
Vragenlijst
De komende tijd gaat Microsoft inventariseren wat het personeel vindt van het nieuwe pand en het nieuwe werken. Met een vragenlijst kunnen werknemers aangeven hoe het gesteld is met hun motivatie, wat ze vinden van de bedrijfscultuur, hoe ze omgaan met de vrijheid die ze krijgen en hoe de samenwerking met collega's verloopt.
De samenwerking tussen de medewerker met het colbert en zijn blonde collega is inmiddels afgelopen. Voor nu, in elk geval. De man slaat zijn laatste slok koffie achterover en staat op. Terwijl hij in de richting van de lift loopt, gooit hij nog snel even zijn bekertje weg. De vrouwelijke collega met wie hij in gesprek was, bergt haar laptop op en ritst haar jas dicht. Het is mooi geweest voor vandaag.
