In dit artikel wordt beschreven hoe Fontys Hogescholen praktisch invulling geeft aan architectuur. Dit wordt gedaan door van de verschillende fasen uit het Architecture Maturity Model die bij Fontys zijn doorlopen een praktijkvoorbeeld te geven.
Het gebruik van architectuur als inhoudelijk instrument en kader voor management van veranderingen vergt een zekere ‘volwassenheid’ van de organisatie. Aan de hand van een aantal stadia van volwassenheid kan dit inzichtelijk gemaakt worden. Het betreft het Architecture Maturity Model of AMM. Dit is feitelijk congruent met het Capability Maturity Model, CMM.
Dit artikel gaat tot het niveau ‘belegd’ (zie figuur 1). Verder is men bij Fontys (nog) niet gekomen. Echter, het overgrote deel van de organisaties bevindt zich nog in een fase in het responsieve deel van het CMM. De zaken die worden aangesneden zullen dus in zeer brede kring relevant zijn.
Fontys en architectuur
Ontwerp van architectuur is belangrijk, maar onderhoud en beheer van architectuur is vaak een nog veel grotere uitdaging.
Fontys Hogescholen heeft een aantal jaren geleden een duidelijke keuze gemaakt voor het ontwikkelen onder architectuur. In de organisatie is de behoefte ontstaan om het bedrijfsproces en de ict die daarbij van toepassing is als een samenhangend geheel te zien, aangestuurd vanuit een enkele gedachte. Hierdoor kon niet alleen een beter inzicht worden verkregen in (en dus beter gestuurd worden op) de inzet van de aanwezige middelen, maar kon vooral ook een betere inschatting worden gemaakt bij het inpassen van nieuwe zaken in de bestaande structuur. Met andere woorden: er wordt gewerkt vanuit een overkoepelende architectuur.
In de architectuur worden principes beschreven die ervoor moeten zorgen dat nieuwe ontwikkelingen en systemen passen in het geheel. Veranderingen in de bedrijfsvoering worden vertaald naar ict-principes. Van nieuwe ontwikkelingen of systemen wordt eerst een ontwerp gemaakt, welke wordt getoetst aan de architectuurprincipes. Ten slotte worden de technische specificaties getoetst aan de technische standaarden en richtlijnen. Op deze manier wordt niet alleen de gekozen techniek gewaarborgd, maar ook de totale architectuur.
Naast reguliere ontwikkelingen, leiden grote veranderingen in een organisatie (nieuwe processen, producten of zelfs organisatievormen) vaak tot (grote) veranderingen in de ict van een organisatie. Architectuur kan een belangrijke bijdrage leveren aan het integraal managen van dergelijke veranderingen.
Een voorbeeld: de invoering van het bachelor/master en major/minor onderwijsmodel heeft gezorgd voor een grote verandering bij Fontys. Om de consequenties hiervan voor de ict goed in te kunnen schatten, was het van belang dat er een gemeenschappelijk beeld was van de veranderingen in zowel de onderwijsorganisatie als de ict. Architectuur kan een zeer belangrijke rol spelen in het laten ontstaan van dit gemeenschappelijke beeld. Op basis van dit beeld kunnen de onderwijsorganisatie en de ict elk hun eigen specifieke inhoudelijke plannen verder ontwikkelen, zonder dat er gevaar is dat de twee uit elkaar (of erger nog: tegen elkaar in) groeien.
Bewust
De invoering van het bachelor/master en major/minor model heeft duidelijk gemaakt dat een dergelijke verandering niet meer zonder architectuur kan. Het werd te complex aan zowel de bedrijfskant als aan de ict-kant. Bovendien was een optimalere benutting van ict een belangrijk organisatieprincipe geworden.
Het gemeenschappelijke beeld van de verandering is bij Fontys weergegeven in de vorm van ‘essenties’ (bedrijfswaarden volgens ArchiMate). Het gebruik van ‘essenties’ maakt het mogelijk om op een eenvoudige en herkenbare manier belangrijke zaken voor de organisatie zichtbaar te maken. Voorbeelden van ‘essenties’ zijn: ‘er kan geroosterd en gepland worden’, ‘studieactiviteiten kunnen worden samengesteld’ en ‘productportfolio wordt gevuld’.
Aan ‘essenties’ worden bedrijfsservices gekoppeld. Bedrijfsservices zijn diensten die door het bedrijfsonderdeel worden geleverd aan andere bedrijfsonderdelen of aan andere belanghebbenden zoals studenten of andere instellingen. Het faciliteren van bedrijfsservices is een verantwoordelijkheid van de ict; het definiëren van de ‘essenties’ en de bijbehorende bedrijfsservices is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Het beeld dat gecreëerd wordt is herkenbaar voor de bedrijfsvoering. Het model dwingt je tot een klantgerichte insteek. Hoofdzaken en details worden zichtbaar gemaakt.
Een ander belangrijk winstpunt is dat er nu in eerste instantie gesproken wordt over de veranderingen in de bedrijfsvoering en niet over ict. Voorheen was een veelgehoorde klacht dat de ict-organisatie alleen kon praten over hun regels, standaarden en principes. Aspecten als de principes van de organisatie en het werkbaar zijn voor de gebruikers, worden nu veel belangrijker. De mogelijkheden om vanuit de bedrijfsvoering de ict aan te sturen, nemen hiermee toe. Door vanuit de architectuur vervolgens de drie deelgebieden (informatie, systemen en infrastructuur) aan te sturen, ontstaat samenhang in de ict-oplossingen.
Belegd
Als gevolg van de hierboven ontstane bewustwording zien we een volgende fase in volwassenheid ontstaan. Architectuur werd binnen de ict-organisatie wel redelijk serieus opgepakt, maar had nog geen breed draagvlak in de rest van de organisatie. De gekozen aanpak – beginnen bij de ‘essenties’ van de organisatie en bedrijfsservices – zorgt voor een goed gevoel bij de organisatie. De ‘gewone gebruikers’ krijgen het gevoel dat ze geen hexadecimaal jargon meer om de oren krijgen, maar dat men hun taal praat. Afstemmen blijkt dus meer dan alleen met een ict-bril op gaan praten met de organisatie. Architectuur is kennelijk een goede manier om het bedrijfsproces en ict op één lijn te krijgen. De organisatie gaat de toegevoegde waarde van architectuur inzien en dat is belangrijk om te komen tot een volgende fase in volwassenheid.
Applicatielandschap
Communicatie tussen organisatie en ict is dus noodzakelijk. Maar hoe kan die communicatie tot stand worden gebracht? Het gebruik van ‘tooling’ als hulpmiddel om architectuurplaten in de vorm van ‘viewpoints’ te genereren kan hierbij goed helpen. Een goede tool waarmee dit kan worden verwezenlijkt is BizzDesign Architect in combinatie met MArch profielen.
Een van de handige mogelijkheden van Architect is het koppelen van applicaties aan services. Hierdoor ontstaat een applicatielandschap dat direct gerelateerd is aan de ‘essenties’ van een organisatie en de bijbehorende services. Het gebruik van kleuren maakt het mogelijk om in een oogopslag te zien wat de status is van een onderdeel.
Een dergelijk overzicht biedt aan betrokkenen inzicht in de impact die een (nieuwe) service heeft. De gebruiker ziet met welke applicaties deze te maken krijgt en hoe de verschillende services samenhangen. Voor de ontwikkelaar/projectleider is inzichtelijk welke applicaties er moeten worden aangepast. Het model dwingt de ontwikkelaar om voortdurend vanuit de gebruiker te denken. Dit maakt het afstemmen met de organisatie een stuk eenvoudiger.
Als gevolg van de vele (al dan niet opgedrongen) fusies hebben veel onderwijsorganisaties voor hun bedrijfsvoering vaak erg veel applicaties met dezelfde functionaliteit. Dat dit geen wenselijke situatie is, zal duidelijk zijn. Het is niet alleen duur (licenties), maar ook complex (beheer). Nu was voorheen wel bekend dat er overlap zat in functionaliteit, maar het werd door de ict-organisatie of de functionele dienstverlener niet als storend ervaren. Een specifiek stuk dienstverlening wordt immers op maat geleverd, zonder hierbij naar het geheel te kijken vanuit gebruikersperspectief.
Los van de kosten en het niet optimaal benutten van ict is er echter nog een ander aspect dat vanuit het ontstane landschapsplaatje zichtbaar wordt. De verandering in de organisatie vereist een webgebaseerde toegang tot informatie. Het is niet wenselijk om voor alle verschillende applicaties webinterfaces te bouwen. Met behulp van het applicatielandschapoverzicht kan er integraal vanuit de services gekeken worden naar presentatie via het web.
Met Architect kunnen we het complexe samenspel tussen de organisatie en it vormgeven, sturen en inzichtelijk maken. Projecten kunnen geholpen worden bij het bepalen van de scope. Wat hoort wel bij het project en wat niet.
Uiteraard is een goede inrichting van het systeem vereist. Is er eenmaal aan deze voorwaarde voldaan dan kunnen voor elke vraag (operationeel of strategisch) veelzeggende kleurenplaatjes gemaakt worden. De rapportagefunctie op zowel papier als in de vorm van html-pagina’s biedt verder de mogelijkheid om de opgebouwde informatie te delen met de organisatie.
Getronics PinkRoccade adviseerde Fontys bij het vastleggen van de architectuurprincipes en de verschillende architectuurmodellen in BizzDesign Architect. Hierbij werden MArch mapprofielen ontwikkeld voor BizzDesigner Architect. Dankzij deze uitbreiding kunnen er meer elementen (zoals TCO en levensduur) per beschreven object worden vastgelegd en kan er met ‘views’ inzicht worden gegeven in de kosten van de applicaties in het ict-applicatielandschap. Ook het belang van bepaalde objecten en een kwaliteitsniveau kunnen als eigenschap worden meegegeven.
Architectuur wordt binnen MArch altijd vanuit de belangen van deze verschillende gezichtspunten gezien. Aanpassingen vanuit een bepaald gezichtspunt hebben invloed op andere gezichtspunten in termen van kwaliteit en functionaliteit. Zo heeft een manager andere belangen dan een beheerder of een projectleider. Het geven van inzicht in deze belangen zorgt ervoor dat er sneller een juiste balans gevonden kan worden.
Adri Cornelissen, ict-architect Fontys
Jan Willem van Veen, ict-architect Getronics Pinkroccade
