ICT-manager vindt printers vaak ballast

Ict-managers vinden het beheer van printers vaak een blok aan hun been. Zeker als medewerkers massaal om nieuwe mogelijkheden vragen, zoals veilig printen met hun smartphone of tablet. Canon en dochteronderneming NT-ware demonstreerden in Düsseldorf een volledige print- en scanbeheeroplossing, die ook is bedoeld voor mobiele gebruikers. Deze versie 5.1 van het pakket Uniflow is ook geschikt voor afdrukapparaten van andere merken.

Van bluffen houden ze niet zo bij printfabrikant Canon. Dat laten ze als Japans bedrijf liever over aan hun Amerikaanse concurrentie. Vandaar ook dat bedrijven als HP en Xerox al lang hebben verkondigd dat zij een oplossing in huis hebben voor een beheerde en veilige printoplossing voor mobiele apparaten, zoals smartphones, tablets en netbooks. Een pretentie die in de praktijk niet wordt waargemaakt, beweerden Canon en zijn Duitse dochterbedrijf NT-ware op een gezamelijke persbijeenkomst in de expositievesting Rheinterrasse in Düsseldorf.  'Die oplossingen zijn slechts geschikt voor een beperkt aantal printers, bieden geen inzicht in het printverkeer van mobiele gebruikers of werken niet buiten de firewall, aldus Tonis Haamer, algemeen directeur van de Duitse dochteronderneming NT-Ware.

Onder controle

Hij merkt dat het gebruik van mobiele apparaten nieuwe hoofdbrekens oplevert voor de ict-manager en zijn beheerstaf. Dat geldt met name voor het printen, concludeert Haamer. 'Dan komt er weer een directielid binnenlopen die op zijn iPad heeft gewerkt en zijn documenten vanaf zijn werkplek wil printen. Hoe sta je dit op een veilige manier toe en hoe hou je het printen via mobiele apparaten vervolgens onder controle? Dat zijn vragen die de ict-manager op zich af ziet komen.'

Zijn bedrijf levert met het Uniflow-product software voor een integraal print- en scanmanagementplatform voor printkostenbeheer, documentbeveiliging en workflowtechnologie (bijvoorbeeld 'follow me printing'). De nieuwste versie Uniflow v5.1, die begin oktober 2011 uitkomt, beschikt over functionaliteit waarmee gebruikers van mobiele apparatuur wél op een veilige en beheerbare manier op afstand kunnen printen, luidt de belofte van het bedrijf. Uniflow is vooral gericht op Canon-apparatuur, maar kan via geïnstalleerde universal print drivers ook door andere printfabrikanten worden gebruikt. Verder komt er een oplossing in de handel die speciaal is ontwikkeld voor de afdrukapparatuur van het overgenomen Océ.

Tijdelijke autorisaties

Het komt er eigenlijk op neer dat het Uniflow-platform gebruikmaakt van de bestaande printinfrastructuur door de mogelijkheden te verruimen, bijvoorbeeld printen via een beveiligde webbrowser of NT-Ware's internet printer driver. Extra ingebouwde beveiligingsmaatregelen, zoals een Google Doc-login, het gebruiken van een tweede id-bedrijfskaart of een pincode, moeten de garantie geven dat er veilig van een mobiel apparaat valt te printen. Volgens Karsten Huster, de oprichter van NT-Ware, kan de nieuwe versie van Uniflow ook het printen door veldwerkers, gasten en tijdelijke medewerkers autoriseren. 'Dat is altijd een probleem voor ict-beheerders. Vaak printen dat soort medewerkers op een geïsoleerde printer waar geen zicht is op hoeveel er wordt geprint. Of er is een hoop gehannes met tijdelijke autorisaties.'

Huster legt uit dat Uniflow v5.1 in zulke gevallen met geautoriseerde e-mails werkt. Iemand die bijvoorbeeld in een lobby staat en wil printen, stuurt via zijn mobiel een e-mailprintverzoek. Dat gaat naar de bedrijfsserver, die stuurt het bericht naar de Uniflow-server, die een e-mail terugstuurt met een pincode en een tijdelijke autorisatie. De gast in de lobby kan dan vervolgens printen. De ict-afdeling kan hierbij de gebruikersmogelijkheden beperken tot alleen zwart/wit en dubbelzijdig printen.

Printgerelateerde helpdeskvragen

Volgens Adam Gillbe van Canon Europe zou het aanstellen van een aparte printbeheerder in grote organisaties geen slecht idee zijn. 'Vooral bij bedrijven, zoals advocatenkantoren, waar documenten bedrijfskritisch zijn. Voor een ict-manager vormen printzaken vaak ballast, met name printgerelateerde helpdeskvragen zoals vastlopers, oprakende toners en verkeerde printaccounts. Daar komen nu dan de vragen over mobiel printen bij.'

Nog steeds onderschatten bedrijven en instellingen het oneconomische printgebruik en het misbruik door medewerkers in hun organisatie, stelt Gillbe. 'Dat geldt dadelijk ook voor mobiel printen. Met de mobile print-app van Uniflow is het mogelijk om de autorisaties te regelen voor de gebruikers die via hun mobiele apparatuur printen. Zo kan een manager zicht houden op de printkosten, bijvoorbeeld bij het gebruik van kleurenprints.'

Beveiligingsaspecten niet onderschatten

Mocht het beveiligd mobiele printen een grote vlucht nemen, dan kan het voor directies zelfs interessant zijn na te gaan of een vervanging van de vaste desktop-pc's door mobiele apparaten financieel aantrekkelijk is, aldus Haamer. 'Al moet je de beveiligingsaspecten dan zeker niet onderschatten', vult Gillbe aan.