De zorg die het Diaconessenhuis in Leiden biedt is voor iedereen toegankelijk. De zorg is klantgericht en patiëntvriendelijk. Ook kwaliteit staat bij het Diaconessenhuis hoog in het vaandel. Het diaconessenhuis gebruikt het protocollenbeheersysteem van Seneca om protocollen digitaal te beheren. Januari 2012, wordt de nieuwste versie van het systeem in gebruik genomen.
Het digitaal aanbieden van protocollen vindt bij Diaconessenhuis Leiden haar oorsprong op de verpleegafdelingen. 'Poliklinieken en hulpafdelingen sluiten zich hier nu in een rap tempo bij aan', vertelt Nicole de Groot, protocollenbeheerder bij het Diaconessenhuis . 'Protocollen werden al digitaal aangeboden, maar dan op de gedeelde afdelingsschijf. Zonder beveiligde workflow, en zonder inzichtelijk te zijn voor collega’s van andere afdelingen. De protocollen binnen deze afdelingen worden nu ook overgeheveld naar het protocollenbeheersyteem van Seneca, dat onderdeel is van ons intranet. Iedere medewerker die een pc opstart, krijgt de openingssite van het intranet te zien met toegang tot de protocollenmap. Er is geen aparte software nodig.'
Digitale protocollen brengen veel praktische voordelen met zich mee, vertelt De Groot: 'Het is niet meer nodig door een ellenlange inhoudsopgave te worstelen, of door vuistdikke mappen te bladeren op zoek naar dat ene stukje tekst waar je meer over wilt weten. Eén welgekozen zoekterm is voldoende. Ook wordt de lezer geholpen door een goed doorgevoerd gebruik van synoniemen, bijvoorbeeld door het zowel opnemen van merknamen als stofnamen van geneesmiddelen.'
Eenvoudig navigeren
Dankzij bladwijzers is scrollen door lange stukken tekst verleden tijd. Met een bladwijzer springt de gebruiker snel naar de juiste paragraaf. De Groot: 'Door algemene stukken tekst in een apart protocol op te nemen en hiernaar te verwijzen met een link, bijvoorbeeld preoperatief nuchter houden of postoperatief pijnbeleid, wordt vermeden dat protocollen onnodig lang worden. Ook staat dezelfde info niet meer in meerdere protocollen. Het gevaar van uiteenlopende informatie in meerdere protocollen is hiermee geweken. Met een externe link vanuit ons eigen intranet, zijn landelijke richtlijnen op de websites van beroepsverenigingen en organisaties zoals het CBO eenvoudig te benaderen. Met name de medisch specialisten maken graag gebruik van deze mogelijkheid.'
Is een protocol gewijzigd? Met één druk op de knop is de gewijzigde versie van een protocol op alle locaties met pc met internetaansluiting beschikbaar: binnen hetzelfde ziekenhuis, maar ook op de buitenpoli's en bij eventuele huisvisites, bijvoorbeeld via een iPhone. Deze laatste optie wordt in het Diaconessenhuis overigens (nog) niet toegepast.
Voor het beheer van protocollen is het automatisch afdwingen van de actualiteit van groot belang, beaamt ook De Groot. 'De protocollenbeheerder hoeft dankzij het protocollenbeheersysteem niet alle werkplekken langs om de schriftelijke versies om te wisselen. Ook is de beheerder niet meer afhankelijk van medewerkers op die afdelingen, van wie de één meer affiniteit met protocollen heeft dan de ander.'
De nieuwste versie van het protocollenbeheerssyteem van Seneca brengt lezers op de hoogte bij het uitkomen van een nieuwe versie van een protocol. In het wijzigingenveld worden de relevante wijzigingen genoemd. 'Bij een snelle opeenvolging van nieuwe versies wordt zo erg veel tijd bespaard.'
Actueel
De actualiteit van geprinte protocollen in goede banen leiden is voor De Groot erg belangrijk: 'Iedere auditor kent de situatie waarbij verlopen papieren versies van protocollen in mappen en bureauladen worden gevonden, terwijl de nieuwste versie van een protocol zich bijvoorbeeld nog in een postvak van één van de medewerkers bevindt.'
Bij het uitprinten van het protocol wordt daarom door het systeem direct een maximale houdbaarheid van één dag na de printdatum vermeld. Een tussentijdse (noodzakelijke) herziening van het protocol vóór de eerder afgesproken verloopdatum is op deze manier mogelijk.
In het protocollenbeheersyteem is een inzichtelijke workflow vastgelegd. Auteur-, evaluatie- en autorisatietaken zijn toegewezen aan verschillende medewerkers. 'Alleen de medewerker met een toewijzing kan veranderingen aanbrengen', legt De Groot uit. 'Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld protocollenbeheer via programma's zoals Word, waarbij de beveiliging veel moeilijker tot niet te realiseren valt.'
Binnen de workflow is ook de maximale geldigheidsduur van ieder protocol instelbaar. In de nieuwe versie van het systeem krijgt de auteur bericht via automatische e-mailnotificatie wanneer zijn/haar protocol gaat verlopen binnen bijvoorbeeld één tot twee maand(en) voor tijdige revisie. Ook bevestigen na lezen is mogelijk, waarmee de leidinggevende kan aantonen dat medewerkers van de desbetreffende afdeling op de hoogte zijn van de richtlijnen.
Kosten en milieu
Het voordeel van een uitgekiend systeem voor digitale protocollen beperkt zich niet tot de gebruiker. Een protocollenbeheersysteem is kostenefficiënt en spaart het milieu. 'Uiteraard worden kosten gemaakt voor aanschaf en onderhoud van de software', verklaart De Groot. 'Maar tegelijkertijd wordt er veel tijd/menskracht bespaard, doordat het nalopen van al die protocolmappen en het verspreiden, stempelen en tekenen van tientallen papieren protocollen niet meer nodig is.'
'Ook betekent het een besparing in financiële zin en voor het milieu wanneer protocollen niet meer standaard op papier worden afgedrukt. Denk eens aan protocollen van dertig tot tweehonderd A4-tjes die soms wel op dertig werkplekken verschijnen en ieder half jaar gereviseerd worden. Ook is het niet meer nodig om op huisvisite te gaan met een zware multomap vol protocollen onder de arm. Een iPhone met internettoegang is voldoende.'
Samen werken aan kwaliteit
Diaconessenhuis Leiden beheert haar protocollen in het protocollenbeheersysteem van Seneca. Het systeem maakt op de achtergrond gebruik van het content management systeem (CMS) Smartsite iXperion. Dezelfde basis die het Diaconessenhuis inzet voor haar website en intranet.
'Mijn start als protocollenbeheerder bij Diaconessenhuis Leiden viel samen met de voorbereidingen van het implementatietraject van de nieuwe versie van het protocollenbeheersysteem', vertelt De Groot enthousiast. 'In dit hele traject heb ik de Seneca mensen leren kennen als uitermate betrokken, open voor suggesties ter verbetering, en altijd bereid onduidelijkheden toe te lichten of nader uit te zoeken. Ik zie de uiteindelijke implementatie van de nieuwste versie, voorzien voor januari 2012 dan ook met vertrouwen tegemoet.'
