Een werkdag op kantoor begint meestal met het openen van de e-mailbox. Maar door de toenemende informatiestroom groeit veel medewerkers het aantal e-mailberichten naar het hoofd. William Rice, consultant en verantwoordelijk voor Atos Origin Social Business Solutions, schetst aan de hand van vragen van Computable het scenario van een werkdag zonder e-mail.
Hoe komt een medewerkers aan zijn informatie als er geen e-mail meer wordt gebruikt?
Medewerkers krijgen de beschikking over een portal. Ze loggen in met een wachtwoord. De portal bevat verschillende diensten ter ondersteuning van de werkzaamheden zoals documentbeheer, een agenda en een takenlijst. Via programmatuur zoals Microsoft Sharepoint wordt gezamenlijk aan documenten gewerkt. Bestanden die voorheen in de bijlagen van e-mails stonden worden centraal opgeslagen en toegankelijk gemaakt voor betrokken medewerkers. Daarnaast zijn aan de portal social media gekoppeld zoals Twitter en LinkedIn. Korte berichtjes die via die netwerken worden gestuurd, vervangen de berichten die nu per e-mail worden verzonden. Medewerkers hebben in de inrichting van het dashboard een grote mate van vrijheid.
Gebruikers kunnen die standaard componenten zelf configureren. Ze kunnen aan de portal bijvoorbeeld ook rss-berichten toevoegen of filenieuws. Daarnaast kunnen ze de instellingen zo afstemmen dat die het beste passen bij hun werkzaamheden. Rice somde eerder in het Computable-artikel 'E-mailen is niet optimaal voor de workflow' oplossingen op die e-mail kunnen vervangen.
Hoe zit het met privéberichten?
De grens tussen werk- en privé vervaagt. Werk speelt zich ook vaker af buiten de bedrijfsmuren. Privéberichten komen vaker het kantoor in. Werknemers versturen nu soms privéberichten via de bedrijfsmail. Werkgevers moeten ook in de toekomst het versturen van privéberichten faciliteren. Als een bedrijf dat niet doet, dan verzinnen medewerkers zelf wel iets. De portal heeft een koppeling met social media, en die kan ook voor privéberichten gebruikt worden.
Wordt de koppeling van die verschillende accounts niet onwerkbaar?
Gebruikers kiezen zelf het moment waarop ze bepaalde informatie willen ophalen. Het is niet wenselijk dat bij ieder nieuw bericht een pop-up verschijnt. Pop-ups zijn verstorend voor de productiviteit.
Wat is de belangrijkste verandering van werken zonder e-mail?
Het belangrijkste verschil is dat werknemers wennen aan een andere manier van communiceren en samenwerken. Ze kunnen dan per geval van informatie-uitwisseling bepalen welk middel ze inzetten. Vragen die daarbij spelen zijn 'Stel ik een vraag via de chatfunctie?', 'Gooi ik het in de groep, bijvoorbeeld via een blogpost?' en 'Met wie deel ik een bestand?'. Uiteindelijk moet het werken zonder e-mail leiden tot snellere actie en reactie en meer productiviteit.
E-mail stop
Ict-dienstverlener Atos Origin stopt binnen drie jaar tijd met e-mailen. Het verzenden en ontvangen van e-mails tussen de 50.000 medewerkers van het bedrijf moet dan verleden tijd zijn. 'De tijd is rijp om af te rekenen met de overvloed aan informatie die de werkomgeving dagelijks vervuilt', stelt algemeen directeur Thierry Breton. Het dienstenbedrijf wil zelf het voorbeeld geven en vervangt e-mail door nieuwe vormen van communicatie en samenwerking zoals social media.
Ik werk bij een grote oliemaatschappij die al jaren voorop loopt wanneer het gaat om ‘nieuwe’ technologiën. Een Corporate Wiki met zo’n 40 artikelen, we werken al zo’n 16 jaar met document management systemen, en wereldwijd heeft elke werknemer Mobile Office Communicator (de corporate versie MSN) geinstalleerd, en het wordt volop gebruikt. Ondanks dat zie je de emailstroom niet significant krimpen.
De voorspelling ‘email verdwijnt binnen een paar jaar’ doet me wat denken aan het ideaalbeeld van de ‘paperless office’. Toen de PC op grote schaal zijn intrede deed in het bedrijfsleven zou het een kwestie van jaren zijn dat er geen papier meer nodig was op kantoor. Alle informatie was immers digitaal beschikbaar! Iedereen heeft echter kunnen zien dat automatisering er eigenlijk voor heeft gezorgd dat er juist méér papier wordt gebruikt.
Ik blijf bij mijn standpunt dat gedragsverandering een betere oplossing is dan het continu blijven pushen van nieuwe ‘productivity’ technologie. Information overload ontstaat vooral door hoe mensen met hun middelen omgaan. Misschien moet het moeilijker worden gemaakt om emails te sturen, door bv emailquota in te voeren.
Jammer dat men meestal in discussies blijft hangen bij de tools die gebruikt worden. De basis is en blijft communicatie met verschillende personen, netwerken en samenwerkingsverbanden. Zeg nu zelf is dat nu ideaal in geregeld? Nee toch, we worden allemaal gek van de hoeveelheid berichten, het niet kunnen maken van onderscheid en de belabberde ondersteuning door de software die we gebruiken. We weten ook allemaal dat over 20 jaar de wereld er heel anders uitziet. Dus laten we discusseren over wat we eigenlijk zouden willen en niet wat de huidige software ons oplegt.
Ik wil communiceren en dat is 1-1, of 1-n en n-1 richtingsverkeer. Ik wil automatisch onderscheid kunnen maken in mijn verschillende soorten communicatie (prive, zakelijk, kort, lang, officieel, naar 1 persoon of meerdere, en naar verschillende soorten groepen, in projectvorm, samenwerkingsvorm etc etc. Met mijn telefoon, mobiele apparaat, tablet, laptop of computer. De communicatie moet bewaard worden in tijdslijn, context, bij de persoon(nen) en project en ook direct terug herleesbaar zijn in de context waar je mee bezig bent. En dan niet met vele verschillende applicaties.
M.a.w. we zijn er nog lang niet, niet met mail en ook niet met de huidige en nieuwe tooltjes als twitter. Dus laten we vooral discusseren over hoe dan wel.
Vooral interessante reacties op dit bericht. Hulde voor Atos dat ze de discussie openen (heb verder nix met Atos). Denk echter niet dat email de komende 10 jaar gaat verdwijnen.
Heb voor de grap eens mijn email ‘gescand’. Wat blijkt, en ook bij collega’s en klanten…bijna alle mail gaat over:
– afspraken
– kun je bevestigen dat (indekken)
– onduidelijkheden/verhelderingen
– heb je proberen te bellen (maar je drukte me weg :-))
– status updates
… dat zou inderdaad toch anders moeten kunnen.