ECM: Wetgeving speelt hoofdrol

Enterprise content management (ecm) is het totaal aan softwarehulp om ongestructureerde informatie en handelingen te structureren.

Wat is dat?

Enterprise content management (ecm) is het totaal aan softwarehulp om ongestructureerde informatie en handelingen te structureren. Het gaat in principe om alle informatie die niet direct als veld in een database benaderbaar is. Het paraplubegrip omvat deeloplossingen zoals documentmanagement, webcontentmanagement, en digitaal asset-management.

Wat zijn de trends?

Compliance, het voldoen aan wet- en regelgeving, speelt een steeds grotere rol binnen ecm. Zo moeten alle bestaande rijksoverheidswebsites in Nederland 31 december 2010 voldoen aan webrichtlijnen, een set aan regels om sites transparanter, toegankelijker, effectiever en efficiënter te maken. Maar ook e-mailcompliance is steeds belangrijker. Afspraken en teksten in e-mails kunnen in de rechtszaal bindend worden verklaard. Het is daarom belangrijk dat een bedrijf voldoet aan wet- en regelgeving.

Nieuwe ecm standaard. De belangrijkste spelers op de ecm-markt zijn een nieuwe ecm-standaard overeengekomen: CMIS (content management interoperability services) is door IBM ,EMC, Microsoft ,OpenText , SAP, Alfresco en Oracle vrijgegeven. CMIS wordt ook wel de SQL voor ecm genoemd. CMIS is een open interface waarbij een duidelijke scheiding gemaakt is tussen de content-repository (contentservice) en de contentapplicatie. De ecm-gemeenschap juicht de komst van de CMIS-standaard toe. Dat de standaard onafhankelijk is van de ontwikkeltaal kan volgens experts de acceptatiekans vergroten. Of de standaard op korte termijn veel zal veranderen is onduidelijk. Waarschijnlijk gaan bedrijven de standaard wel meenemen in hun architectuuroverwegingen.

Deduplicatie van data. Het dedupliceren van data staat flink in de belangstelling. De hoeveelheid informatie die bedrijven opslaan groeit explosief. Daarnaast wordt veel informatie meerdere keren opgeslagen. Een bekend voorbeeld is de Powerpoint-presentatie die naar tien of twaalf mensen binnen het bedrijf is gemaild en die in even zoveel mailboxen wordt opgeslagen. Zou het met technologie mogelijk zijn om die tien of twaalf kopieën te ontdekken, dan is het vervolgens uiteraard voldoende om nog slechts één kopie vast te leggen en in de overige mailboxen uitsluitend nog een verwijzing naar dat ene bestand te plaatsen.

Welke oplossingen zijn er?

Software voor het dedupliceren van data kan interessante voordelen opleveren in een opslag-omgeving. De claims die aanbieders hierbij hanteren zijn vaak nogal overdreven. Het is van groot belang om in de rekensommen alle relevante factoren mee te nemen en te testen op basis van eigen datasets. Performance speelt een belangrijke rol bij deduplicatie, belangrijke factoren zijn: Hoeveel megabyte kan een systeem per seconde verwerken? Welke basistechnologie wordt gebruik? Gaat het om content aware, cryptographic hashing of een bedrijfsspecifieke aanpak? Vindt deduplicatie realtime plaats of achteraf? Wat is de maximale capaciteit per deduplicatieserver en hoe schaalbaar is die aanpak? Levert men een standaardsysteem of gaat het om maatwerk per datacenter?

E-mailcompliance. Een universele oplossing bestaat vooralsnog niet. Traditionele e-mailbeveiligingsappliances hebben vaak ook een onderdeel dat kan worden gebruikt om regels op te leggen aan uitgaande e-mail. Maar dit beperkt zich vaak tot het toevoegen van een disclaimer of een elektronische handtekening. Maar via het filteren van e-mails op inhoud kan een een bedrijf bijvoorbeeld ook vastleggen dat gevoelige financiële informatie niet via e-mail mag worden verstuurd. Honderd procent waterdicht werkt zo'n systeem natuurlijk nooit. Soms is voorzien in de automatische archivering van uitgaande e-mail. Vaak hebben dergelijke appliances zowat alles behalve digitale ondertekening van e-mails aan boord. Voor dit laatste en voor de geautomatiseerde versleuteling van bepaalde mails kan een gespecialiseerde appliance nodig zijn.