De bezoekers van het Computable Seminar ECM vinden vooral opslag een probleem bij e-mailmanagement. Gebruikers zijn net hamsters. Een e-mailquotum opleggen is daarom geen oplossing.
De opslag van e-mails is het grootste probleem bij e-mailmanagement. Dat bleek tijdens het Computable Seminar ECM donderdag 13 november. Panelexpert Pim van Ekelenburg, consultant ECM bij Ordina: "E-mail is nieuw. Daarom wordt er nu nog vooral naar de opslag gekeken. Papieren informatie is in bedrijven beter georganiseerd dan e-mail."
Vooruitschuiven
Hogeschool INHolland legt medewerkers geen e-mailquota op. De hogeschool prikt er liever extra opslag bij als dat nodig is. Niet alle bezoekers van het seminar kunnen ze hierin vinden. En ook de panelleden zijn het hier niet helemaal mee eens. "Het is het probleem voor je uitschuiven. Als de total cost of ownership (tco) te hoog wordt, dan moet je wel ingrijpen", zegt panelexpert Jonne Joosten, programmamanager bij You Move.
Het probleem van opslag doet zich bij alle organisaties voor, maar vooral bedrijven die ervoor kiezen alle e-mail te bewaren hebben problemen met storage. De panelleden vinden daarom dat bedrijven niet alle e-mail moeten bewaren. Dat hoeft wettelijk ook niet, zeggen ze. Joosten: "Je moet archiveren wat gearchiveerd moet worden. Privé-mail hoeft niet worden opgeslagen."
Hamsters
Cees Plug, ict-directeur bij INHolland noemt gebruikers net hamsters. Ook de bezoekers van het seminar vinden het lastig gebruikers bewust te maken van de noodzaak van e-mailmanagement. Toch is het zetten van een limiet op de mailbox geen oplossing vinden de panelleden. "De tijd die het kost voor een gebruiker om de e-mail te archiveren is ook duur", zegt panelexpert Marc van Someren, principal consultant bij Silverside.
Een oplossing die vanuit de zaal wordt aangedragen is om afdelingen verantwoordelijk te maken voor de kosten van de e-mailopslag.
Seminar
Het volgende Computable Seminar gaat over outsourcing. Tijdens dit seminar komt onder andere aan bod hoe een organisatie regie moet voeren bij uitbesteding. Het seminar vindt plaats op 11 december 2008 in Amsterdam.
M.I. is het niet het aantal “prive” mailtjes wat gebruikers verzenden, eerder het doorzenden aan tientallen collega’s van e-mail met attachments. Exchange vreet zich op deze manier vol, immers in elke inbox wordt dezelfde informatie ontvangen. Er moet een manier zijn om de informatie 1 keer in exchange op te slaan maar waar alle geaddresseerden toegang toe hebben en wijzigingen kunnen aanbrengen. Wellicht kopieren uit exchange naar de lokale pc.
Maar al te vaak ligt in de praktijk het probleem rondom e-mail management bij IT. Dit is onterecht. Ja, de gevolgen van het niet hebben van e-mail beleid en management wordt als eerste door IT geconstateerd, maar dat maakt niet dat het daarmee ook een IT probleem of uitdaging is.
Beleid rondom e-mail moet natuurlijk van het (top) management komen. Het is aan onder meer IT (naast uiteraard juridische, financi?le en business verantwoordelijke) om bij het formuleren van dit beleid aan boord te zitten.
Beleid is ??n; uitvoering is twee. Een belangrijke uitdaging die wij te nemen hebben bij e-mail management is bewustzijn bij de gebruikers van e-mail, want dat blijkt in de praktijk er gewoon niet te zijn (of in ieder geval veel te weinig).
Om een veel gehoord voorbeeld te geven: we leven in een ‘cc-cultuur’. Dit wordt door velen onder ons als zeer hinderlijk ervaren. Ja zoiets kun je niet ondervangen in beleid, maar wel in gedrag.
Wanneer je als verantwoordelijk IT’er jouw organisatie hierop wijst, vraagt men doorgaans hardop af waarom jij je bemoeit met de invulling van werkzaamheden van mensen die met de business bezig zijn. Jij bent immers verantwoordelijk voor de ondersteuning van die processen; voor het functioneren van de techniek: e-mail moet het gewoon doen en we willen berichten bewaren/archiveren en niet kwijtraken. En als we het toch kwijtraken, zorg er dan voor dat we het dan weer terug krijgen via een restore van de backup. M.a.w. een groot gehoor en respect voor jouw pleidooi m.b.t. het mail gedrag te kijken, zal waarschijnlijk niet jouw deel zijn.
Tijdens de lunch van dit seminar pikte ik op om eens samen met (de manager van) afdeling HR hiernaar te kijken en een rol van betekenis te laten spelen bij de invulling en uitvoering van e-mail management. HR is de plek in de organisatie die als geen ander bekend is met de structuur van de organisatie en op heel veel andere gebieden contacten onderhoud met alle medewerkers. Als nieuwe medewerker krijg je doorgaans ook met hen het eerste te maken. Het argument dat HR niet de technische competentie heeft de ins- en outs van e-mail management voor het voetlicht te brengen, deel ik. Dat zie ik zelfs als een groot voordeel. Om er voor te zorgen dat er toch een compleet beeld ontstaat bij de invulling en uitvoering van e-mail management zie ik mijzelf (als IT manager) HRM meer als mijn ‘partner in crime’ om e-mail management ook daadwerkelijk handen en voeten in mijn organisatie te geven.
Enfin, ik ga er in ieder geval mee aan de slag. Wie weet kom ik later bij u terug om mijn bevindingen met u te delen.
Email archivering en quota’s bij de eind gebruiker neerleggen zal resulteren in een een persoonlijk archief in een lokaal opgeslagen bestand (bijv. pst) Deze zal in voorkomende gevallen toch weer terugkomen in de opslag op bijv. home folders en dus ook in de backups.
Dubbele informatie in exchange servers is zeer goed te voorkomen. Deduplicatie is zowel in mail applicaties als in storage beheer mogelijk.
Zelf zie ik de toekomst voornamelijk in een gezonde combinatie van bewustzijn bij de eindgebruikers, deduplicatie moglijkheden en het (automatisch) verplaatsen van persistent (langere tijd ongewijzigde) data naar archiefsystemen. Deze bieden een goedkopere storage oplossing tegen een wellicht iets tragere access tijd. Dit laatste is echter voor archief meestal geen probleem. Afhankelijk van iedere situatie zul je moeten bekijken waar het kantelpunt ligt. Op een goed doordachte wijze “storage bijprikken” is naar mijn idee goedkoper dan eindgebruikers harde limieten op te leggen voor de grootte van de mailbox. Denk dan namelijk ook maar eens aan de gevolgen van het overschrijden van de quota’s…. Geen nieuwe mail meer mogen ontvangen of versturen, automatisch verwijderen van attachements. Dit HEEFT gevolgen voor de dienstverlening naar je klanten !!!!
@ Eric: Exchange heeft al sinds versie 5.0 een zogenaamde Single Instance Store, dus een mailtje met een attachment naar 100 collega’s mailen, slaat het mailtje slechts 1x op in de Database. Mits het in de database blijft staan natuurlijk.
Elke gebruiker / groep zelf verantwoordelijk maken voor de kosten is de oplossing. Een ieder krijgt een budget en mag het aan diverse opslag uitgeven. Is je File SHare of Mailbox vol, dan gewoon hogere kosten of opruimen.
Last but not least is ook met archivering een hoop te winnen. High-rate datacompressie, deduplicatie en high-volume, low speed storage (1TB SATA Disks in een groot cabinet bijvoorbeeld) puur voor archiving kan een hoop doen.
E-mail maakt deel uit van de bedrijfsadministratie en mag derhalve niet verwijderd worden.
Storage voor mail is lastig, dat is duur ivm de iops etc. We willen allemaal min. 2 gig mailboxen en eigenlijk is de storage methode vandaag de dag te oud. We weten natuurlijk ook dat we naar de limiet van de harddisk gaan, het moet allemaal nog raid zijn ook dus ik zie toch mogelijkheden voor andere opslag media. (geen dvd etc is ook allemaal erg oud).
Daarnaast is de journal techniek ook al min. 10 jaar oud, we doen helemaal niets met de opgeslagen informatie dan uiteindelijk wissen. Erg indrukwekkend allemaal die techniek, maar euro’s verstoken aan onzinnige opslag is dom. Dus wie gaat nu eens een indexcompessor verzinnen waarmee we deze terra’s terug naar MB’s transformeren. Dat zou op electro oplsag moeten komen waar snelheid geen factor meer is. Zorg dat de tekst net als een foto in een separaat formaat komt (een document bestaat uit duizende leestekens en gelukkig zijn er niet zoveel, dus er is een kans dat deze dubbel aanwezig zijn).
Dat was weer gouden tip info, gratis van een consultant.
Zelf was ik aanwezig op de seminar en heb me zeer verbaasd dat er een soort verontwaardiging was over het feit dat sommige bedrijven voor ongelimiteerde mailboxen kiezen, zoals het voorbeeld van de hogeschool en onze klant Roompot.
Ik ben het dan ook helemaal niet eens met de bewering dat storage van mail duur is. Sterker nog: storage is zeer goedkoop in verhouding tot de menskracht die nodig is voor beheer. Daarnaast is er de frustratie en inefficiency van gebruikers de mail niet kan terugvinden. Logischerwijs gaan ze zelf lokale bestanden aanleggen die het probleem van opslag alleen maar verergeren.
De TCO en gebruikersongemak is natuurlijk heel erg onmeetbaar, harde schijven en mailboxomvang is veel eenvoudiger te meten en dus af te knijpen.
Maar het moet mijns inziens wel worden meegenomen in de vergelijking van de kosten.
-Patrick van Gool
In de basis is IT ondersteunend aan de business. Indien de vraag vanuit de business veranderd dient men hier dan ook als IT een antwoord te geven. De antwoorden zijn er ook al in de markt. De juiste start is om via architectuur een plan voor de toekomst te maken waarbij bijv. ongelimiteerde mail-quota voor de gebruiker een eis is en met de juiste e-mailarchivering kan deze eis ook prima ingevuld worden. De juiste archiveringsoplossing zorgt voor een reductie van +/- 40 tot 60% van de data zonder tussenkomst van de gebruiker of beheerder. Hier is dan ook een prima businesscase van te maken om de investering te onderbouwen en zelf te besparen voor de toekomst en de functionaliteit te verbeteren. De juiste archiveringsoplossing pakt ook niet alleen e-mail aan maar ook File’s (o.a. ook Sharepoint.
Het is dus vooral vooruit plannen om toekomstig extra beheer en ontevreden gebruikers te vermijden.
Roland Appelhof
Icento