Enterprise information management (EIM) is het samenbrengen van data (business intelligence) en content (enterprise content management) om de informatievoorziening compleet en geïntegreerd aan te kunnen bieden aan de kenniswerkers. Oplossingsrichtingen die bedacht worden om dit voor elkaar te krijgen, worden steevast geformuleerd vanuit één van de twee onderliggende vakgebieden. Dit hokjesdenken moet worden opgegeven en Enterprise Search moet centraal worden gesteld.
Zowel de business Intelligence- als de enterprise content management-community proberen de ideale oplossingsrichting voor enterprise information management te formuleren. De Enterprise ecm-specialisten stellen daarbij de ecm-oplossing centraal om de kracht van hun vakgebied, het procesmatig en gecontroleerd ontsluiten van informatie, optimaal te benutten. De bi-specialisten stellen de bi-oplossing centraal om het maximale uit de analysemogelijkheden te halen.
Deze benaderingswijzen maken duidelijk dat niet alleen data en content in silo's worden beheerd, maar ook het bi- en ecm-gedachtegoed. Daar wordt EIM te kort mee gedaan. Juist het samenbrengen van het beste van beide vakgebieden kan de informatievoorziening binnen een bedrijf naar een volgend niveau tillen.
Integratiemogelijkheden
Al eerder werd geconcludeerd dat de integratie tussen bi en ecm kan op vier verschillende manieren (zie afbeelding) kan plaatsvinden:
1) Koppeling bij bron: content en data worden aan de bronzijde gekoppeld middels metadata.
2) Bi leidend: content wordt in het datawarehouse geladen en via het bi-portal ontsloten.
3) Ecm leidend: bi-rapportages worden in het ecm-systeem gezet en via het ecm-portal ontsloten.
4) Integratie via Enterprise Search: met behulp van een zoekmachine worden data en content samengebracht in een portal.
Recentelijk is nader gekeken naar de integratiemogelijkheden en daaruit blijkt dat Enterprise Search de enige serieuze mogelijkheid is om een oplossing te creëren die het beste van beide vakgebieden samenbrengt.
Een kenniswerker begint traditioneel met na te denken over de vraag of hij op zoek is naar managementinformatie (denk bijvoorbeeld aan de omzetgegevens van product 1001 in het afgelopen jaar) of content (denk aan de handleiding van product 1001). Afhankelijk van zijn vraag zal hij zijn bi- of zijn document managementapplicatie opstarten. De eerste beperkende keus is gemaakt en de doelstelling van EIM, informatievoorziening compleet en geïntegreerd aanbieden aan de kenniswerkers, is daarmee meteen teniet gedaan.
Bij het gebruik van zoekmachines hoeft deze keuze niet vooraf gemaakt te worden. Er kan uitstekend gezocht worden naar data en content. Stel, je bent op zoek naar informatie over product 1001, maar hebt er nog niet over nagedacht of je op zoek bent naar managementinformatie of content. In een EIM-scenario vind je in één zoekvraag zowel een grafiek met de omzetgegevens van product 1001 als de handleiding van product 1001. Dit levert een herkenbaar en intuïtief totaalbeeld op. Er wordt daarmee voldaan aan de doelstelling om informatie geïntegreerd aan te bieden.
Bij het gebruik van zoekmachines kan de volledige bi- en ecm-functionaliteit benut worden. Op de gevonden grafiek kan worden geklikt om de gegevens verder te analyseren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volledige bi-functionaliteit. De gevonden handleiding is de handleiding die als laatste is ingecheckt in het document managementsysteem waar de kenniswerker voor geautoriseerd is. Ook hier geen verlies van ecm-functionaliteit. Daarmee wordt voldaan aan de doelstelling om informatie compleet aan te bieden.
Enterprise information management brengt data en content samen. Door een zoekoplossing te gebruiken als integratiemiddel, voorkom je hokjesdenken vanuit de onderliggende bi- en ecm-vakgebieden en wordt het beste van beide werelden samengebracht. Groot bijkomend voordeel is dat een zoekoplossing een aantal andere significante voordelen voor de informatievoorziening met zich meebrengt.
Het is verstandig om te beginnen met de selectie en implementatie van een bedrijfsbrede zoekoplossing. De informatievoorziening wordt dan snel op een hoger niveau getild. Van hieruit kan verder gebouwd worden aan een goede EIM-oplossing, waarbij de informatievoorziening volledig geïntegreerd en compleet wordt aangeboden. Op deze manier ontwikkelt de informatievoorziening van een organisatie van goed naar beter naar best.
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Floris Weegink, Enterprise Search-specialist bij VLC en AIIM Certified Information Organization & Access Specialist en Mathijs Kreugel, Directeur Business Intelligence bij VLC.
Toelichting I: voordelen van het gebruik van Enterprise Search
Betere en snellere informatievoorziening
Verschillende onderzoeken tonen aan dat werknemers 25 procent van hun werktijd besteden aan het zoeken naar informatie. Daarvan kan 40 procent de informatie die ze zoeken niet vinden. Een kostbare aangelegenheid in een wereld waar informatie steeds vaker als de belangrijkste productiefactor wordt beschouwd.
Een bedrijfsbrede zoekoplossing zorgt ervoor dat werknemers de benodigde informatie in de organisatie snel kunnen vinden, ongeacht de vorm, wie ze heeft gemaakt en waar ze zijn opgeslagen. Hiermee worden de kenniswerkers productiever, kunnen beslissingen beter gevoed worden met onderliggende informatie en kunnen beslissingen sneller worden genomen.
Het invullen van latente informatiebehoefte
De Amerikaanse minister van defensie Donald Rumsfeld gebruikte in een speech ooit de term 'unknown unknowns', de onbekende ongekendheden, de dingen waarvan we niet weten dat we ze niet weten. In vaktermen spreken we dan over de latente informatiebehoefte, de behoefte waarvan je nog niet wist dat je die had. Wanneer die informatiebehoefte gestild kan worden, wordt echt iets vernieuwend gedaan en wordt er waarde toegevoegd.
Een zoekoplossing is alwetend en vormt het collectieve geheugen van de organisatie. Immers, alle bedrijfsinformatie is in de index opgenomen. Met behulp van reeds toegekende metadata en slimme algoritmen is de zoekoplossing in staat om content te classificeren en clusteren. De zoekmachine gebruikt deze informatie in een dialoog met de gebruiker om de informatiebehoefte scherper te stellen. Iedere keer als de gebruiker zijn terrein beter beschrijft en afbakent, biedt de zoekmachine hem de beste resultaten die matchen met zijn scope. Op deze manier wordt er informatie gevonden waarvan de gebruiker geen idee had dat die er was en beantwoord hij vragen die hij van te voren niet bedacht had.
In kaart brengen informatiebehoefte
Naast de mogelijkheid van het categoriseren en clusteren, levert het ‘gesprek' tussen de zoekmachine en de gebruiker ook veel waardevolle gegevens op over het zoekgedrag en daarmee de informatiebehoefte van de medewerkers. Met de rapportages kan de zoekmachine weer verder worden getuned en worden afgesteld om de gebruiker nog beter van dienst te kunnen zijn, maar het draagt ook bij aan het ontwikkelen van een bedrijfsbreed informatiebeleid.
Toelichting II: EIM-aanpak
Enterprise information management kan de informatievoorziening op een hoger niveau brengen. In een simpel stappenplan wordt toegelicht hoe een bedrijf hier mee aan de slag kan.
1) Selecteer een Search-oplossing en implementeer deze oplossing in de organisatie. Op deze manier wordt er direct geprofiteerd van de geschetste voordelen van Search en wordt er een eerste serieuze stap richting EIM gezet. Achter de schermen levert dit nieuwe inzichten in de bedrijfsbrede informatiebehoefte. Pak niet meteen door, maar geef de organisatie de tijd om hier ervaring mee op te doen en Search goed te leren gebruiken.
2) Analyseer de bedrijfsbrede informatiebehoefte. Breng de organisatorische doelstellingen in kaart en vertaal ze naar meetbare key performance indicatoren (kpi's). Bij voorkeur wordt hierbij gebruik gemaakt van workshops, zodat er snel resultaten worden geboekt en maximale consensus wordt gekregen. Uiteraard draagt ook het in stap 1 verworven inzicht in zoekgedrag bij aan deze analyse. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de informatievoorziening maximaal in lijn is met en bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen.
3) Analyseer de bedrijfsprocessen. Informatie vervult een belangrijke brugfunctie tussen verschillende processtappen. Vaak blijkt dat juist in deze brugfunctie allerlei onvolkomenheden zitten, waardoor de keten hapert en doelstellingen niet realiseerbaar zijn. Er wordt daarom gezorgd dat de indicatoren optimaal geïntegreerd worden in de bedrijfsprocessen. Waar nodig zullen de bedrijfsprocessen worden aangescherpt.
4) Bepaal per processtap en actor welke informatie nodig is, welke informatie wordt opgeleverd en welke rechten, functionaliteiten en verantwoordelijkheden ten aanzien van de bewerking van die informatie nodig zijn. Kijk hiervoor zowel naar content als naar data. Hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de zogenaamde informatiebehoeftenmatrix, een hulpmiddel om dit gestructureerd in kaart te brengen. Ook biedt de matrix een controle op de genoemde brugfunctie. Gaat de juiste informatie mee naar de volgende stap of begint de informatievergaring opnieuw?
Het is noodzakelijk dat de organisatie een goed beeld heeft van de optimale bedieningswijze van de eigen medewerkers. Persona modelling speelt hier een belangrijke rol. In de usability-wereld wordt het zoekgedrag (zie stap 1) beschouwd als een belangrijke bron voor het bepalen van de gewenste interactie door gebruikers. Door kennis op te bouwen van de manier waarop de eigen medewerkers informatie opzoeken, gebruiken, verwerken, doorsturen en ter beschikking stellen, is het mogelijk een manier van informatie aanbieden te vinden, die aansluit bij de werkwijze van de eigen medewerkers.
Theologen hebben hun vakjargon. Maar database enterprise-rs kunnen er ook wat van. Geen woord Stpaans bij. Maar ik hou geweldig van jonge ambitieuze ondernemende mensen die zichzelf en hun product naar buiten brengen. Niet een dag lang m… over onzin, maar aanpakken. En innoverende ontwikkelingen doen. Nou, hoe klinkt dat van een dominee? He’s supporting you. (Barend Weegink, Katwijk aan Zee)