MS Exchange 2010 is minder ingrijpende upgrade

Laat dit jaar of begin volgend voorjaar komt Microsoft Exchange 2010 op de markt. Er zitten wel een aantal belangrijke nieuwe features in de opvolger van Exchange 2007, maar de upgrade is beduidend minder ingrijpend dan eerdere updates.

Vanuit een implementatiestandpunt duikt er al meteen een enorm verschil op tussen Exchange 2007 en 2010. De nieuwe versie blijkt immers vastgekoppeld aan Windows Server 2008 en werkt niet samen met Windows Server 2003. Gebruikers van deze laatste moeten dus ook Windows Server zelf upgraden indien ze willen overstappen naar de nieuwe Exchange. Microsoft zegt voor deze koppeling gekozen te hebben omdat het bedrijf alleen zo de prestaties kan garanderen die van zo'n enterprise-postsysteem verwacht worden. De 64-bit versie van WS2008 zou efficiënter werken dan die van WS2003. De eis voor WS2008 geeft Microsoft nog een voordeel (behalve het nogal duidelijke financiële): qua beheer wordt er ineens heel wat meer mogelijk. WS2008 ondersteunt immers PowerShell 2 en daarnaast kun je Exchange 2010 zelf ook volledig beheren via PowerShell-bevelen en -scripts.

Nieuwe functionaliteit

Er zijn wel wat nieuwigheden aanwezig in Exchange 2010, maar niet zoveel als bij de lancering van Exchange 2007 in vergelijking met diens voorganger Exchange 2003. Vooral voor beheerders was dat toen moeilijk omdat het hele beheer grof wijzigde. Dat is dit keer niet het geval. Als je Exchange 2007 kunt beheren, zul je niet veel moeite hebben met Exchange 2010. Microsoft biedt voor Exchange 2010 voor het eerst ook een hosting-optie. In plaats van de server(s) zelf te draaien, kun je ook van een gehoste Exchange 2010 gebruik maken. Microsoft biedt zelf zo'n dienst aan, maar andere hosters kunnen dat natuurlijk ook gaan doen. Vermits Exchange in een federatie kan samenwerken met andere systemen, houdt dat ook in dat een hybride systeem mogelijk is. Je zou dus zowel een eigen server kunnen draaien als gebruik maken van een gehoste en de werklast tussen die twee verdelen. Voor de beheerder zijn er vereenvoudigingen van het beheer, nieuwe mogelijkheden voor hoge betrouwbaarheid, nieuwe mogelijkheden tot informatiebescherming en een nieuw geïntegreerd e-mailarchivatiesysteem.

Onder de motorkap

Exchange 2010 kent een paar niet zo zichtbare, maar toch erg interessante vernieuwingen die zich grotendeels onder de motorkap afspelen. Naast federering (koppeling van Exchange servers van andere organisaties) en vernieuwingen inzake hoge beschikbaarheid (zoals databasefailover zonder noodzaak tot een cluster, redundante mailboxdatabases, automatische reparatie van databasefouten enzovoorts) is er ook gesleuteld aan de werkoptimalisatie. Zo is de I/O geoptimaliseerd om bursts zoveel mogelijk te vermijden en ondersteunt Exchange nu officieel ook Sata-desktopschijven. De mailboxdatabases kunnen nu JBOD (losse schijven) gebruiken in plaats van verplicht Raid en ze kunnen automatisch hersteld worden met behulp van redundante databases. Heel interessant voor beheerders is de mogelijkheid om mailboxen online en in real-time te verplaatsen van de ene naar de andere server terwijl gebruikers gewoon verder kunnen werken.

Er zijn allerlei regels om controle uit te oefenen op e-mails voor- en nadat ze verstuurd werden, maar je moet je er wel van bewust zijn dat dit alleen maar werkt met verkeer tussen Exchange-servers en verkeer tussen Outlook-clients. Een Thunderbird-mailclient trekt zich bijvoorbeeld niets aan van een bevel om een reeds verstuurde e-mail te wijzigen of te wissen. Ga er dus nooit van uit dat je altijd kunt beslissen wat met verstuurde e-mails gebeurt, alleen omdat Microsoft je die mogelijkheid biedt in hun software.

Privacy

De nieuwe Exchange ondersteunt e-mailmoderatoren. Hierbij kunnen nieuwe e-mails eerst naar een moderator gestuurd worden voordat ze naar de bestemmeling gaan. Merk op dat de privacywetgeving in de meeste Europese landen zoiets verbiedt. Gebruikers kunnen hun eigen berichten nu traceren zonder dat ze daarvoor beroep moeten doen op een helpdesk of een netwerk- of systeembeheerder. Verder kunnen ze zelf distributiegroepen aanmaken, beheren en modereren.

Het is mogelijk het zenden van voicemails buiten het bedrijf te blokkeren (beschermde voicemail). Er is een persoonlijk archief waarbij pst-bestanden naar een secundaire mailbox verplaatst kunnen worden. (Dat verhoogt de prestaties en het kan noodzakelijk zijn vanwege nalevingsregels.) Ook interessant is de mogelijkheid om meerdere mailboxen tegelijk te doorzoeken met de nieuwe multimailbox-zoekfunctie.

Beheer

De beheerinterface bestaat nog steeds uit de vertrouwde driepanelige MMC-dialoogvensters (met uitbreidingen). Er is vooral rekening gehouden met regelnalevingsfactoren: zowel wettelijke als interne. Daarbij hoort ook een strikte rolgebaseerde toegangscontrole, zodat je beheertaken erg granulair kunt delegeren. Dat komt bijvoorbeeld al van pas in verband met de nieuwe multimailbox-zoekfunctie. Het doorzoeken van andermans mailboxen moet natuurlijk beperkt worden tot bepaalde afdelingen en/of mensen en rekening houden met locale wettelijke- of bedrijfsvereisten.

Daar hoort ook bij dat je regels kunt vastleggen voor bescherming van informatie, maar ook op het verzenden van bedrijfsgevoelige informatie in mails. Ook de gebruikers kunnen zelf bepaalde dingen beheren: daarvoor is er nu een Exchange Control Panel of ECP. Als beheerder kun je een witte en zwarte lijst opmaken voor het synchroniseren van mobiele toestellen en zo bepalen wie zich met pda's of smartphones mag verbinden met de Exchange server en wie niet.

De belangrijkste tijdwinst inzake beheer zul je vermoedelijk halen met de real-timeverplaatsing van mailboxen. Vroeger moest je immers de gebruikers een paar uur offline halen om een mailbox te verplaatsen tussen servers, of dat in je vrije tijd doen. Nu kan het zonder onderbreking in luttele minuten. Goed zo, Microsoft!

Gebruiksplezier

Voor de gebruikers is er een nieuwe webinterface (Outlook Web Access) die volmaakt compatibel blijkt met Firefox en zelfs Safari en een frisser Vista-achtig uiterlijk gekregen heeft. Er is een 'conversatiezicht' waarbij bij elkaar horende informatie over mailfolders heen gegroepeerd en georganiseerd weergegeven kan worden. We willen niet op Microsofts parade plassen, maar vijftien jaar geleden kenden we dat al in de BBS (Bulletin Board System)-wereld als threading – het als via een draad aan elkaar rijgen van berichten met hetzelfde onderwerp. Toegegeven, niet over verschillende groepen of folders heen – alleen binnen eenzelfde groep. Het doet ons in elk geval plezier dat dit nu ook in e-mail mogelijk is. Er is een verbergknop waarmee een gebruiker alle irrelevante mails uit zijn inbox kan verwijderen met een knopdruk. De verbergknop verbergt deze mails, ze worden dus niet gewist. Daardoor ziet een gebruiker alleen maar e-mails die hij momenteel nodig heeft, en dat verhoogt de prestaties.

Spraakberichtjes kunnen nu via een tekst-preview vooraf gelezen worden en er is een nieuwe gebruikersassisent 'Mail Tips' die een gebruiker waarschuwt als hij een vergissing begaat voordat de mail weggezonden wordt. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het per ongeluk versturen van vertrouwelijke inhoud, over te grote bijlagen bijvoegen die niet aanvaard zullen worden door de ontvangende mailserver en meer van dit. Mail Tips kan je dus wat ongemak besparen. Het echte gemak vloeit voort uit functionaliteit die uitbreidt op wat we al hadden. Zo kunnen kalenders nu ook gedeeld worden via de webinterface en met gefedereerde gebruikers.

Je contacten kun je nu delen met wie je maar wil, dus ook buiten het bedrijf. In samenwerking met Office Communications Server van Microsoft kan Exchange binnenkomende telefoongesprekken beheren. Daartoe kun je oproepbeantwoordingsregels opstellen en toepassen.

Conclusie

Als je al Windows Server 2008 hebt draaien of sowieso van plan was te upgraden, is ook Exchange Server 2010 een logische keuze. Werk je momenteel nog met Windows Server 2003 en ben je niet van plan binnenkort te upgraden, dan kun je Exchange 2010 niet draaien. Zo eenvoudig is het.