Office grondig vernieuwd

Microsoft zal eind dit jaar Microsoft een grondig vernieuwde versie van Office lanceren (voor consumenten pas volgend jaar). De laatste grote wijziging aan Office dateert van 1997 en leidde toen tot veel problemen met incompatibele bestandsformaten. Staan we met Office 2007 (codenaam Office 12) aan de vooravond van eenzelfde hoop ellende als in 1997?

Toon ict’ers op het beeldscherm een document in MS Word en vraag welke versie Word het is en velen weten het waarschijnlijk niet, gewoonweg omdat dat ook niet relevant is. De laatste grote verandering aan dat documentformaat dateert immers van 1997 en wie in die periode al in de sector werkzaam was herinnert zich ongetwijfeld nog de ‘Save as previous version’, de ‘Cannot read this file’ en de conversieprogramma’s. Sindsdien kwamen er nog nieuwe versies van MS Office op de markt, met gebruikelijke slogans zoals ‘nog gemakkelijker, nog sneller, nog betere prestaties’, maar in feite bleef onder de motorkap alles grotendeels bij het oude. De nieuwste MS Office, versie 2007 (codenaam Office 12), wijzigt wel een hele hoop onder die motorkap.

Word, Excel, Access, PowerPoint en Outlook werden allemaal grondig onder handen genomen. Dat was ondertussen wel nodig, want het zal u wel niet ontgaan zijn dat er met elke nieuwe versie ook enkele nieuwe functies of mogelijkheden toegevoegd werden. Om die toegankelijk te maken waren nieuwe dialoogvensters, nieuwe pictogrammen, langere menulijsten en nieuwe werkbalken nodig. Zo kunt u in Word 2002 bijvoorbeeld meer dan twintig werkbalken openen! Dat moest eenvoudiger kunnen, overzichtelijker en met veel minder muisklikken. Vanuit die basisgedachte ontstond dan het nieuwe Office ‘lint’ (ribbon), wat tegelijkertijd de werkbalk en de menubalk vervangt.

Verder in de tekst zullen we gebruik maken van de Engelstalige benamingen omdat er nog geen Nederlandstalige testversie bestaat en het dus niet bekend is hoe deze nieuwe onderdelen in het Nederlands zullen heten. We beperken ons door plaatsgebrek tot de algemene wijzigingen en de wijzigingen in Word en Excel, hoewel die in Access, PowerPoint en Outlook minstens even belangrijk zijn. We zullen ons meer concentreren op die onderdelen van de nieuwe Office wanneer we in de toekomst de definitieve versie testen.

Office ‘lint’

In de meeste lectuur over MS Office 2007 zult u het ‘lint’ of de ribbon aangekondigd zien als revolutionair en vernieuwend. Inderdaad, het oogt helemaal anders, maar wanneer u uw oude meubels op een andere plaats zet in de woonkamer, hebt u nog altijd geen nieuw interieur.

Alle onderdelen van Office 2007 maken dus gebruik van dat ribbon. Dat is op zijn beurt weer onderverdeeld in vakjes.

Nemen we als voorbeeld Word. Bij het opstarten ziet u in de ribbon de vakjes Clipboard, Font, Paragraph, Quick Formatting en Find. Boven de ribbon staat nog steeds een menubalk, met achtereenvolgens File, Write, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review en Add-Ins. Schijn bedriegt, dit is geen echte menubalk, maar een pseudo-menubalk. Alleen bij het item File wordt nog een keuzelijst geopend, bij alle andere items krijgt u gewoon een ander ribbon te zien.

In werkelijkheid is het menu en het aantal ribbons veel groter. Een aantal zal zich namelijk pas vertonen wanneer ze van toepassing zijn. Zo zijn er twee ribbons voor het gebruik van tabellen, twee voor WordArt, eentje voor het werken met afbeeldingen, eentje voor Equations enzovoorts.

Formatteren

We gaan even dieper in op het aspect ‘Formatting’, toch zowat het meest gebruikte onderdeel van Word. In vorige versie gebruikte u de werkbalk Formatting, op de menubalk koos u de onderdelen Format Font en Format Paragraph. In Word Office 2007 kijkt u voortaan naar de vakjes Font en Paragraph op de ribbon. De gebruikelijke pictogrammen Bold, Italic, Underlined, TextColor enzovoorts, zult u direct herkennen. Dat geldt ook voor de keuzelijsten met lettertype en lettergrootte.

Er zijn echter veel pictogrammen bijgekomen, zoals Subscript en Superscript, Strikethrough, Change Case, de Texthighlighter, Grow Font en Shrink Font (die u voordien alleen in PowerPoint terugvond) en ten slotte een nieuwe knop: Clear Formatting. In de rechterbovenhoek van elk vakje op het ribbon staat nog een plustekentje. Hiermee opent u het oude, vertrouwde venster van Format Font waar u dan de overige mogelijkheden (Double Strikethrough, Engrave, Underline Style, Kerning…) in de vroegere stijl terugvindt.

Galerij

Naast het vakje Paragraph vindt u op de ribbon een vakje dat volkomen nieuw lijkt: Quick Formatting. Volkomen nieuw? Nee hoor, het is een visualisering van de keuzelijst Styles die in de vorige versies uiterst links op de werkbalk Formatting stond. Hier staan geen gewone knoppen, maar miniatuurafbeeldingen van het resultaat. Men spreekt daarom over een Gallery. Wanneer u de muis over de verschillende afbeeldingen van de Quick Formatting Gallery laat bewegen, neemt de paragraaf waarin de cursor staat die formattering tijdelijk over. Dit noemt men dan een Live Preview. Hebt u de stijl gevonden die u wenst te gebruiken in uw document, dan volstaat één klik en de Quick Formatting wordt definitief.

Voor heel wat basisgebruikers is de formattering op drie niveaus (Font, Paragraph en Page Layout) vaak verwarrend. Het is volgens ons dan ook een gemiste kans om alles wat met formattering te maken heeft eindelijk eens samen te brengen, in dit geval op één ribbon.

Opleiding

Tot op dit niveau zijn er eigenlijk niet zoveel diepgaande vernieuwingen te vinden in de nieuwe Office: het zijn voornamelijk cosmetische veranderingen, maar dan wel dusdanig ingrijpend dat enig studiewerk noodzakelijk is. Gebruikers zullen opnieuw opgeleid moeten worden voor het gebruik van Office 2007, wat niet te onderschatten kosten voor bedrijven oplevert.

Dat geldt zeker voor de meer gevorderde gebruikers. Bekijken we als voorbeeld Mail Merge. Het basisprincipe hiervan is uiteraard steeds hetzelfde: een hoofddocument met in te vullen velden, een tweede bestand dat de data bevat en die twee dienen dan samengevoegd tot één geheel. Bij de oudere Word-versies was dat een best te begrijpen vierstappenplan, maar in de recentere versies werd dat vervangen door een Wizard. De praktijk leert dat het slechts weinigen gegeven is die Wizard in één keer foutloos te doorlopen. In Word Office 2007 is hiervoor een afzonderlijk ribbon gecreëerd: Mailings. De werking is hier volledig veranderd, en lijkt nu weer veel meer op de eerste versie. Geen Wizard meer die de verkeerde vragen op het verkeerde moment stelt, maar weer een serie van logisch afgebakende stappen waar u op elk ogenblik zelf beslist waarheen u wilt gaan.

Grafische hoogstandjes

Naast de Live Preview zijn ook de Floaties een grafisch hoogstandje. Een Floaty (mogelijk wordt die naam nog gewijzigd) is een klein, semi-transparant popupvenstertje dat tevoorschijn komt wanneer u ergens in een document rechtsklikt of wanneer u een stuk tekst selecteert. In die Floaty staan de pictogrammen voor de meest gebruikte formattering. Negeert u de Floaty en typt u gewoon verder, dan verdwijnt die heel discreet. Gaat u er met de muis naartoe, dan verandert hij van semi-transparant in vast en kunt u de pictogrammen aanklikken. Het oogt allemaal wel mooi, maar alle knoppen op de Floaty (en nog veel meer) staan ook in de ribbon. Laten we de Floaties toch maar onderbrengen bij de toeters en bellen.

Wel nuttig en handig zijn de Supertooltips. U kent het verschijnsel wel: met de muis even boven een knop gaan staan, en daar verschijnt een Tooltip met de naam van de knop, bijvoorbeeld het woordje Justify. Daarmee kent u wel de naam van die knop, maar wilt u nu ook nog weten wat Justify precies doet, dan moet u de helpfunctie raadplegen. De Supertooltips in Word Office 12 geven niet alleen de naam, ze verduidelijken ook in enkele lijnen de werking van de knop.

Een andere interessante nieuwigheid is de Document Inspector. In uw document staan misschien commentaren, revisies, verborgen teksten of andere informatie die zeker niet bedoeld is om mee te versturen, maar ongewild soms toch naar buiten glippen. Menig bedrijf werd al in verlegenheid gebracht door deze verborgen informatie. De Document Inspector controleert uw document op deze dingen en waarschuwt u tijdig, met de mogelijkheid ze te verwijderen.

Nieuw bestandstype

Voor de echt ingrijpende vernieuwingen moeten we naar het nieuwe bestandstype. Word, Excel en PowerPoint maken gebruik van het bestands-type ‘Open XML’. Om de bestanden herkenbaar te houden, werd gekozen de oude namen te behouden, maar er telkens de letter X aan te voegen. De nieuwe extensies worden dus .docx, .xlsx en .pptx. Microsoft claimt dat dit nieuwe bestandstype kleinere bestanden oplevert dan het voorgaande. Onze testen bevestigen dat ook: de gemiddelde grootte van .docx bestanden bedraagt 66 procent van de grootte van dezelfde bestanden in .doc-formaat.

Dit resultaat is niet verwonderlijk, want net als bij een webpagina bestaat een document in Word Office 2007 uit een heleboel bestanden in meerdere mappen. Om alles keurig bij elkaar te houden, wordt die hele structuur gewoon gezipt waardoor hij tegelijkertijd ook gecomprimeerd wordt. In feite is een .docx-bestand dus simpelweg een zip-bestand.

Hier komt u vanzelf bij een volgend probleem met Office 2007: de compatibiliteit. Het spreekt voor zich dat de huidige tekstverwerkers geen raad weten met dat nieuwe bestandstype. Misschien komt er een plug-in voor de laatste versies, maar zeker is dat niet. Natuurlijk kunt u de bestanden in Word Office 2007 ook opslaan in het vorige bestandstype.

Een andere ingrijpende wijziging betreft een op het eerste gezicht zeer onschuldig iets: Microsoft introduceert met Office 2007 een volledig nieuw lettertype, Calibri. In tegenstelling tot Times New Roman, het standaardlettertype van de huidige generaties Word, is Calibri een schreefloos lettertype. Het vertoont dan ook veel gelijkenis met Arial, maar is iets compacter. In de bètaversie van Word Office 2007 wordt Calibri echter ook gebruikt als standaardlettertype in de ‘Normal.dotx’, de sjabloon waarop elk nieuw document is gebaseerd. Het is al met al een mooi lettertype, het leest vlot en nodigt dus ook uit om gebruikt te worden. Wanneer een collega een tekst voor u opstelt in Calibri, zal die misschien wel zo vriendelijk zijn die over te zetten in het huidige bestandstype .doc, wetende dat u nog niet met Office 2007 werkt.

Daarmee zijn nog niet alle problemen opgelost. Uw computer kent dat lettertype immers niet! Nu is Windows zo geprogrammeerd dat wanneer het een onbekend lettertype tegenkomt, het automatisch een ander standaardlettertype kiest. U kunt de tekst van uw collega dus wel lezen, maar de lay-out is volkomen in de war. Is dat een briefje met alleen wat rechttoe rechtaan tekst, dan is dat nog niet zo’n probleem. Is het echter een document met allerhande opmaak, tabellen en figuren, dan zal dat een onaangename verrassing worden!

Figuren 1 en 2 tonen u tweemaal hetzelfde document; in figuur 1 staat de tekst in Calibri, in figuur 2 in Arial. Dit document werd opgemaakt in Word Office 2007, en is later geopend in Word 2002. Het Arial-gedeelte blijft ongewijzigd, maar bij Calibri is de indeling totaal veranderd.

Plastisch chirurg

Ook Excel onderging dezelfde cosmetische behandeling: alle onderdelen staan nu op de ribbon. Het is een echte metamorfose. Hier is geen stilist aan het werk geweest, het was een plastisch chirurg. Waarschijnlijk herkent u Excel niet eens meer! Nu was Excel ook wel het meest archaïsche onderdeel van de Office Suites, met een heleboel zaken op soms vrij onlogische plaatsen in het menu. Het nu verkregen resultaat mag er zijn: alles wat met formules te maken heeft staat nu bij formules, alles wat met data te maken heeft staat bij data enzovoorts.

Tot nu toe was Excel beperkt tot het vrij absurde aantal van 256 kolommen. Verticaal kon u tot 65.536 rijen gaan. In Excel Office 2007 is een werkblad meer dan duizend keer groter geworden: 16.384 kolommen (wat u tot de notatie XFD brengt) en 1.048.576 rijen.

Deze uitbreiding heeft zijn keerzijde. Net als bij Word gebruikt Excel Office nu het bestandstype .xlsx. Als u zo’n reusachtig rekenblad met Save As opslaat als .xls, wordt het resultaat automatisch opnieuw beperkt tot 256 x 65.536 cellen.

Het nieuwe lettertype Calibri vormt ook hier een probleem. Net als bij Word 2007 is Calibri ook in Excel 2007 de standaard. In de vorige versies Excel was dat nog Arial. Alleen is Arial net iets breder dan Calibri, zodat een blad met een prachtige lay-out in Excel 2007 in oudere versies gezien wordt als een warboel. Vooral bij onderschriften van grafieken bleek dat een probleem.

René Paulus