Karel is projectmanager bij een financieel concern. Prince2 gecertificeerd en goed thuis in de interne organisatie. Hij is projectmanager geworden van Integratie LevensLoopZakelijk & Particulier (LeLoZaPa). Een belangrijk project. Maar soms…soms lukt het gewoon niet. Om zijn gedachten te ordenen schrijft Karel dan in zijn Daily Log onder het motto Dear dailylog…, can you help me ?
De start van het project was zwaar. Ik ben midden in de bedrijfspolitiek terecht gekomen. Uiteindelijk heeft mijn baas me geholpen. We hebben Stevin, Tanja en Marc aan tafel gezet (met frisse tegenzin, dat wel…) en hun drie opties voorgelegd. Uiteindelijk werden ze het niet eens en dus was onze conclusie dat dan een definitiestudie de enige optie was. Maar het moest wel snel, zei Stevin. Want de besparingen….etc., etc. Misschien moeten we eens cursus Projecmatig werken voor Opdrachtgevers regelen?
Nu ben ik dus projectmanager LeLoZaPa (gewoon even drie keer achter elkaar heel snel zeggen)en ben gestart met de definitiestudie fase. Voor P2-gecertificeerden: Starting up a Project. Ik ben direct aan de slag gegaan om het team te formeren. En heb bij de ict-afdeling en de twee business-afdelingen om resources gevraagd.
Behandeld als klant
Ict was snel met het antwoord: ‘verkeerde loket.' Het zal ook niet waar zijn! Voor een project van Particulier moest ik bij de accountmanager Particulier zijn. En niet Zakelijk… ‘Ja, en waar valt dan een integratieproject onder?', was mijn toch wel terechte wedervraag. Geen idee, maar in ieder geval niet bij Zakelijk. Accountmanager? Nou, ik had niet het gevoel dat ik als klant werd behandeld. Meer als een nummer (count is ten slotte tellen…) Dat wordt dus een escalatie.
Bij de twee business-afdelingen ving ik ook bot. Tja, wat ik precies nodig en voor hoe lang. Want het was erg druk en er liepen veel belangrijke programma's. Marc, de manager van unit LevensLoop Zakelijk wilde eerst weten hoe het projectplaatje er uit zag. En wat zijn rol daarin werd. En welke posities door LevensLoop Particulier werden ingevuld. ‘Want', zo zei hij, ‘als je ergens een LLP-vertegenwoordiger hebt moet er natuurlijk een LLZ-vertegenwoordiger tegen aan worden geplakt, anders is het uit balans.' Ja, de politieke balans zal hij bedoelen. Houdt dat nooit op, dat gepolitiseer van projecten?
Beschikbaar
Tanja had even geen tijd voor me. Maar ze had tegen haar management-assistent wel gezegd dat in ieder geval Pieter beschikbaar is voor het project. Hij is net terug van een stevige ziekteperiode en aan het reïntegreren. Dat gaat mooi samen had ze gezegd, want van de bedrijfsarts mag hij nog niet volledig aan het werk. Oh, en dus maar op een project relaxen?
Verder was Maria nog beschikbaar. Werkt al bijna 25 jaar voor de afdeling. Daar moet ik wel even over nadenken. Ze weet veel, maar wordt ook wel als lastig ervaren. Omdat ze zo scherp uit de hoek kan komen.
Prince 2
Vanmiddag kwam een accountmanager van een organisatieadviesbureau langs. Die behandelde me wel als klant. Dat voelt wel goed hoor……. En hij had een paar uitstekende professionals beschikbaar. Hadden net een integratie-traject bij een bank achter de rug. Kijk, daar wordt ik dan weer enthousiast van.
Arjan Jonker, KWD Resultaatmanagement
Vijf tips voor het samenstellen van je project team:
1. Maak eerst het plaatje van de projectorganisatie
2. Definieer profielen en ga dan pas op zoek
3. Als het project echt belangrijk is krijg je de beste resources. Word je afgescheept met beschikbare resources, check dan nogmaals het belang.
4. Onderschat niet de waarde van de zogenaamde bedrijfsmensen: jaren kennis en kunde van hoe het hier toe gaat. Mits goed aangestuurd en gemotiveerd zijn zij zeer waardevol!
5. Last-but-not-least: veel externen ? Leuk om snel te realiseren, maar voor borging naar beheer niet verstandig.
Tweede aflevering
Dit is de tweede aflevering van een serie van tien artikelen over de perikelen van een projectmanager bij een ict-project. Volgende week de aflevering over bakkelijende techneuten. De eerste aflevering ging over de start van het project.
Wat heeft het voor zin om een team te formeren als ze het niet eens zijn?
Stevin wil alleen maar besparen en heeft een idee dat ‘even'” uitgevoerd moet worden. Marc heeft alleen geen bezwaar als hij de particuliere klanten kan overnemen. Tanja ziet de bui al hangen: straks zitten al haar klanten bij Marc en heeft zij niets meer te doen.
Kortom, zolang de business het niet eerst eens is, heeft het geen zin om een project te starten. Dat is gegarandeerd weggegooide tijd. En wil je daar je tijd aan besteden, ook al word je ervoor betaald? Waar is je professionele houding?
Kortom, Stevin moet eerst zien met Marc en Tanja op een lijn te komen. Een projectmanager heeft (meestal) niet de positie om de business partijen op een lijn te krijgen. Zwak van Stevin dat hij dat niet ziet en het (gegarandeerde) falen straks gaat afwentelen op een goedwillende projectmanager. “Ja, ik heb echt de bezuiniging in gang gezet, maar ‘ze’ hebben er een potje van gemaakt. Mag ik nu toch mijn bonus ontvangen?”
Waarom komen er zoveel amateurs op (hogere) managerposities?
Niels Malotaux – niels@malotaux.nl