Cio's letten onvoldoende op verborgen printkosten. Ict-directeuren kijken vooral naar directe kosten als hardware, onderhoud en de vervanging van toners. Verborgen printkosten als decentrale inkoop van printers, het belasten van de afdeling ict-beheer met printerstoringen en plaatsing van apparatuur op kostbare vierkante meters kantoorruimte, blijft vaak buiten beschouwing. IDC zegt dat managed print services (mps) soelaas kunnen bieden. De ict-beslisser heeft de laatste jaren steeds meer keuze uit een aanbod van ict-leveranciers en ict-dienstverleners die beheerde printdiensten bieden.
Bij managed printing-diensten wordt het beheer en onderhoud van printers, zoals upgrades van printersoftware, uitbesteed. Verder worden bij mps storingen aan apparatuur automatisch gemeld, waardoor de reparatie (break/fix) sneller op gang moet komen. Managed print services kunnen de productiviteit verhogen, aldus IDC.
Naast productiviteit en efficiëntie wint ook het ecologische aspect steeds meer aan belang. Zo kan met mps electriciteits- en papierverbruik worden berekend om minder koolstofdioxide uit te stoten. Mps gaat dus verder dan de paginacontracten waarbij voor papier, inkt en de printmachines betaald moet worden. Mps is overigens vooral geschikt voor bedrijven of overheden die veel printers in huis hebben en meer grip willen krijgen op de kosten. Zo zijn diverse ministeries van plan over te gaan op managed print services.
Xerox
De laatste jaren bieden diverse printingleveranciers beheerde printdiensten aan. In de grootzakelijke markt is Xerox marktleider met 48,5 procent marktaandeel, aldus IDC. Daarna volgen HP (HP Managed Print Services) en Ricoh (Managed Document Services, MDS). Vooral HP en Xerox hebben de laatste maanden hun mps-aanbod uitgebreid door middel van overnames.
Printingleverancier Xerox heeft dit voorjaar de Britse dienstverlener Newfield IT voor een onbekend bedrag overgenomen. Newfield IT is een speler op het gebied van managed services en levert diensten op het gebied van software en printconsultancy. Xerox gebruikt de technolgie en diensten voor zijn eigen managed print servicesaanbod (mps). De diensten van Newfield IT kunnen volgens Xerox door bedrijven goed worden ingezet om mps sneller bij klanten te implementeren.
Xerox werkt verder nauw samen met andere ict-levenciers, zoals met netwerkleverancier Cisco. Deze alliantie houdt in dat Xerox zijn Managed Print Services en cloudgebaseerde it-outsourcing (ito) services gaat aanbieden via de intelligente netwerkinfrastructuur van Cisco. IT-applicaties worden hierdoor toegankelijker en mobiele oplossingen als mobiel printen maakt mensen op de werkvloer productiever, aldus de twee partners.
HP
HP staat ook niet stil. De ict-moloch nam ook dit voorjaar ter versterking van de managed printing-diensten Printelligent voor een onbekend bedrag over. Zowel de infrastructuur, de software als het personeel van de printservices-leverancier worden geïntegreerd in HP. Met de overname van Printelligent wil HP meer beheerde printdiensten aan het mkb leveren.
Printelligent is sterk in het beheer van grote aantallen printers, faxen en kopieerapparaten. Bedrijven met maximaal enkele honderden medewerkers besteden dit werk bij voorkeur uit om de kosten ervan te drukken. Daarnaast is het documentbeheer op deze manier beter in te richten, zijn bedrijven minder hardwareafhankelijk en wordt de efficiëntie verhoogd.
Naast HP, Xerox en Ricoh zijn er tal van andere spelers die een managed printdienst aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld Lexmark, Pitney Bowles, Canon/Océ, Toshiba, Oki, Samsung, Brother, Konica Minolta en Kyocera.
Nobel
Een aantal Nederlandse dienstverleners biedt beheerde printdiensten aan, vaak in samenwerking met een ict-leverancier. De Naardense ict-dienstverlener Nobel richt zich met de nieuwe divisie Nobel Document Group meer op beheerde printdiensten. Daarvoor is Nobel dit jaar voorjaar gefuseerd met Document Group Europe, de overkoepelende organisatie achter documentdienstverleners Intellimens, Gedon en Grafinex. Directeur Piet van Vugt, directeur van Nobel, wil met de fusie meer managed print services van leverancier Xerox aan eindgebruikers leveren. De nieuwe Nobel-divisie richt zich op printdienstverlening (managed print services) en het aanbod van oplossingen voor grafische en documentproductie. Het onderdeel is partner van printerleverancier en documentdienstverlener Xerox.
Daarnaast biedt het bedrijfsonderdeel oplossingen als elektronisch factureren, documentbeheer en outputmanagement. Volgens Vugt zijn beheerde print- en documentdiensten in trek bij eindgebruikers. ‘De wereld van kopieermachines integreert in de wereld van ict. Je ziet dat software van mfp's steeds vaker integreert met Microsoft Sharepoint-omgevingen. Of dat inkomende documenten, zoals facturen, gelijk in een erp-systeem worden opgenomen. Het beheren van alle processen, zoals documentstromen, kunnen we in de cloud doen.' Volgens Vugt bieden managed printing-diensten kostenvoordelen. 'Je kan bijvoorbeeld kosten besparen door bijvoorbeeld alle e-mails alleen in zwart-wit af te printen en niet in kleur.'
Atos en Capgemini
De Nederlandse tak van ict-diensteverlener Capgemini heeft deze zomer een samenwerkingsovereenkomst gesloten met printerleverancier Canon. De dienstverlener en systeemintegrator neemt diensten voor document- en printerbeheer van Canon op in het aanbod van de divisie Intelligent Workspace Solutions. Het gaat bijvoorbeeld om diensten rond de multifunctionele apparatuur van Canon (kopieermachine, printer en scanner in één apparaat) en software voor documentbeheer en beheer van het printerpark.
Canon heeft een soortgelijke deal met ict-dienstverlener Atos. Ook dat dienstenbedrijf ziet printen en documentbeheer als integraal onderdeel van werkplekdienstverlening. In het Executive Briefing Center (EBC) in de Utrechtse vestiging van de dienstverlener staat een proefopstelling van de gecombineerde dienstverlening van Atos Origin en Canon.
Acht adviezen bij keuze voor mps
Bedrijven die nadenken over de invoering van managed print services (mps) wordt aangeraden te kijken naar de breedte van het aanbod van een leverancier én naar de strategische richting die het bedrijf volgt. Dit blijkt uit IDC's MPS MarketScape-rapport. IDC heeft acht adviezen die een ict-beslisser moet stellen bij de aanschaf van managed printdiensten.
1. Verbeterde gebruikerservaring: worden alle machines gemonitord en zijn de leveranciers in staat proactief issues op te lossen om onnodige downtime te voorkomen en werknemers productief te houden?
2. Focus op klantenservice: helpen leveranciers met change management-programma's in het adaptatieproces van de medewerkers, zodat zij zich zullen aanpassen aan de nieuwe technologie en de nieuwe werkprocessen?
3. Kostenbeheer en verantwoording: is er een formeel rapportageproces dat laat zien of zakelijke doelstellingen (kosten, ecologische duurzaamheid, beveiliging en risico compliance) worden behaald?
4. Multi-vendor benadering: ondersteunen ze apparatuur van andere leveranciers, zodat klanten bestaande machines niet hoeven te vervangen door het merk van de leverancier?
5. Uitgebreid aanbod: is het aanbod beperkt tot printers binnen de kantoren of kan het worden uitgebreid met een in-house printcentrum en de eisen van virtuele en thuiswerkomgevingen?
6. Flexibiliteit in sales en distributie: is er een single point of contact en een consistente aanpak van mps voor bedrijven die verspreid zijn over verschillende locaties en regio's?
7. Inzet voor innovatie: zullen ze samenwerken om het bedrijf te begrijpen en innovatieve manieren bieden waardoor medewerkers efficiënter kunnen werken? Dus niet alleen een focus hebben op het beheer van printen?
8. Track record: kunnen ze hoge kwaliteitreferenties en duurzame resultaten tonen?
