Waarop moet je letten bij de aanschaf van software voor het beheren van je ict? Dat vroeg Computable aan zijn beheerexperts. 'Realiseer dat een ‘one size fits all'-aanpak niet werkt. Het bestaat eenvoudigweg niet, ook al beweren sommige leveranciers anders', zegt directeur Antoine Jansen van beheerleverancier Priox. Computable zet tien tips op een rij.
1: Benoem de wensen en geef ze een rangorde
Denk na over de functionaliteit die je zoekt en over de wensen die je hebt over ondersteuning en beheer, zegt Paul Leenards van Getronics Consulting. 'Op basis van deze vereisten en binnen de randvoorwaarden van een beperkt budget, is het mogelijk om verschillende pakketten te vergelijken en de meest toepasselijke te selecteren.' Consultant Jasper Kraak van Qwise: 'Als een organisatie weet waaróm hij wát wil monitoren/beheren, dan is in een simpele productmatrix makkelijk te bepalen welke tool het best tot z'n recht komt.'
Alex Vermeulen sluit zich daarbij aan: 'Waardeer en rangschik alle eisen en wensen en match daarna per oplossing wie aan welke eisen en wensen tegemoet komt. Kijk vervolgens welke leverancier de meeste punten behaalt bij de eisen. Als alle punten zijn behaald bij de wensen, is dat een pré. Bepaal daarna op basis van de prijsverschillen hoeveel de extra eisen en wensen mogen kosten.'
2: Voorkom vendor lock-in
Zorg voor platformonafhankelijke software om niet in een vendor lock-in te komen en zorg dat die software flexibel genoeg is om mee te groeien met de organisatie. Dat adviseert Matthé Smit van Kaseya. 'Indien de organisatie overstapt naar een ander platform of leverancier, kan de beheerssoftware gewoon blijven.'
3: Kies nichepakketten gebaseerd op hetzelfde platform
Kies voor pakketten die allemaal goed zijn in een bepaalde niche, tipt zelfstandig adviseur Arjen Droog. 'Zoals incidentenregistratie, SLA -monitoring, availability monitoring en deployment. Zorg dat ze allemaal op hetzelfde ontwikkelplatform zijn gebaseerd, bijvoorbeeld .Net. Daardoor kun je de beste nicheproducten gebruiken en deze producten desgewenst met elkaar laten communiceren. Ook kun je over de tools heen samenhangende rapportages samenstellen.'
4: 'One size fits all' werkt niet
Realiseer dat een ‘one size fits all' aanpak niet werkt, meent Antoine Jansen van Priox. 'Het bestaat eenvoudigweg niet, ook al beweren sommige leveranciers anders. Maak van tevoren goede afspraken met leveranciers over eventueel ontbrekende functionaliteiten en laat vastleggen wanneer deze dan worden uitgebracht en in welke versie. Probeer niet alle aanpalende functionaliteiten te proppen in één oplossing. Meer oplossingen naast elkaar die goed kunnen koppelen of data uitwisselen, biedt het voordeel dat het vandaag werkt. ‘Uitgestelde perfectie' blijkt keer op keer te falen.'
5: Koop op de groei
Het is natuurlijk ook belangrijk om een tool op de groei te kopen, zodat ook bij een kleine portemonnee een goede oplossing kan worden gekozen. Dat adviseert Marcel van Zwienen van Avocent. 'Dit laatste gebeurt tegenwoordig vaak op het aantal te beheren nodes, zodat men met de behoefte mee kan groeien.'
6: Kijk naar de gebruikte technologie
Van Zwienen heeft nog een tip: 'Kijk naar de technologie die achter de tools zit (SNMP, WINS, IPMI enzovoorts) om te zien of er geen tool bestaat die dit generiek aan kan.'
7: Onderscheid administratieve en technische toepassing
Maak onderscheid tussen administratieve tools (registratie) en technische tools (monitoring) en denk goed na wat de inzet van de tool kan opleveren. Leveranciers melden wat het gaat opleveren, maar heb je dat wel nodig? Dat raadt consultant Aad Brinkman van
8: Gratis software als alternatief
Flexibele goedkope of zelfs gratis software is misschien wat onoverzichtelijk, het werkt vaak wel en is flexibel, dynamisch en robuust. Dat meent Olivier van der Post van Amis Services. 'Het zou als alternatief in businesscases moeten worden meegewogen.'
9: Integreer hardwarebeheer in universele beheersoftware
Vanaf het besturingssysteem beheren we met universele beheersoftware, zegt Ton van den Berg van Kender Thijssen. 'Voor het beheer van hardware (bij ons IBM, HP, Dell, Sun, Cisco) wordt vrijwel altijd leveranciersspecifieke software gebruikt, die vaak bij de apparatuur wordt geleverd. Deze software wordt geïntegreerd met de ict-beheersoftware.'
10: Kijk naar klantervaringen
Wat zijn de ervaringen van andere klanten, tipt Ron Sintemaartensdijk van Sogeti tot slot. 'Eerst zien, dan geloven.'
Ik mis toch de POC (proof of concept) als belangrijke tip in dit geheel. Nadat je de technische en functionele eissen hebt samengesteld ga je je product selectie reduceren tot maximaal 3 mogelijke leveranciers. Om te voorkomen dat je een pakket aanschaft wat uiteindelijk niet voldoet laat je door de leverancier(s)een POC opstellen.
Het klopt dat de kans dat je een product vindt die de complete lading dekt klein is maar probeer het aantal pointsolutions te beperken dit brengt uiteindelijk veel onderhoud met zich mee en dus ook extra kosten.
Wat ogenschijnlijk goedkoop lijkt kan je uiteindelijk toch veel geld gaan kosten.
Vreemd… Bij punt drie noemt men .NET als voorbeeld, terwijl men bij punt twee juist roept dat je vendor lock-in moet voorkomen.
Standaard pakketten kunnen prima werken, mits ze niet voor teveel verschillende toepassingen ingezet worden. Er is een groot onderscheid tussen bijvoorbeeld Service Management en System Management. Een pakket vinden die beide gebieden fatsoenlijk kan ondersteunen is idd niet aan te raden. Ik ben zelf werkzaam als senior consultant bij TOPdesk en ben dan dus ook van mening dat standaard pakketten een uitstekende oplossing kunnen bieden, mits gefocust op bijvoorbeeld alleen Service Management of System Management. In feite zegt Aad Brinkman in tip nr. 7 ook dat je een scheiding hiertussen moet aanbrengen. Standaard pakketten bieden niet alleen een kostenefficiente oplossing, maar zijn ook gebaseerd op jarenlange ervaringen van andere klanten en zo gevormd tot een best practice oplossing.
Verder zegt Aad Brinkman in tip nr. 7 ook dat je je goed moet afvragen of je echt nodig hebt wat de leverancier beweren. Dit raakt ook tip nr. 1: het risico van een uitgebreide RFI is dat je puur en alleen op het aantal “Ja” ’s gaat besluiten welk pakket gekozen wordt. Vervolgens wordt vergeten om te controleren of de oplossingen die leveranciers aanbieden voor bepaalde eisen wenselijk zijn. Een POC is in dat geval inderdaad noodzakelijk! RFI’s focussen te vaak op de tool als middel om een doel te halen. Een bepaald doel haal je niet alleen door een tool al het werk te laten doen, je hebt ook nog de mensen en de procedures!