Informatiebeheer hangt waarde aan data

Bedrijfsinformatie wordt geboren, leeft en sterft. Hoe we met informatie (moeten) omgaan binnen de levenscyclus heet ‘Information Lifecycle Management’ of ILM. Dat is meer dan een nieuw labeltje voor opslagbeheer; het koppelt namelijk bedrijfswaarde aan data.

Tegenwoordig is bedrijfsinformatie meestal ict-gebonden. Het ontstaat en eindigt als computerdata of wordt overgezet van een fysieke naar een computervorm of omgekeerd – respectievelijk bijvoorbeeld scannen of printen. Tijdens zijn levenscyclus moet informatie worden beheerd.

Het beheer van die informatielevenscyclus (Information Lifecycle Management, of kortweg ILM) is overigens niet hetzelfde als documentbeheer of opslagbeheer. Die zusterdisciplines van ILM hebben elk hun specifiek doel. ILM is veeleer een beschrijving van ‘beste praktijken’ (best practices), ofwel een protocol voor het beheer van bedrijfsinformatie.

Leven in vijf fasen

Specialisten benoemen vijf fasen in de levenscyclus van bedrijfsinformatie: ontstaan, distributie, gebruik, onderhoud en vernietiging. Informatie ontstaat binnen een bedrijf doordat de organisatie die informatie ontvangt van een externe bron of ze zelf creëert.

In de tweede fase wordt die informatie binnen het bedrijf verspreid naar een of meer personen: de distributie. Die kan gepaard gaan met het maken van een of meer kopieën. Informatie kan ook worden verspreid naar een externe bestemming.

In de derde fase wordt de informatie gebruikt binnen het bedrijf. Dat gebruik kan leiden tot zakelijke processen die het doel van het bedrijf dienen, maar dat hoeft niet per definitie.

De vierde fase is het onderhoud of het eigenlijke beheer van de informatie: opslag en archivering, samen met opvraging en analyse. Hier komen ook de ILM-zusterdisciplines document- en opslagbeheer bij kijken. Hoe lang informatie bewaard moet worden, kan afhangen van allerlei factoren, zoals wettelijke vereisten.

De vijfde en laatste fase treedt op wanneer informatie overbodig wordt. Dan moet ze worden vernietigd of weggegooid. Wat er precies moet gebeuren met informatie die niet langer nuttig of gewenst is, hangt natuurlijk af van de aard van die informatie. Privacygevoelige of geheime informatie moet met meer zorg worden vernietigd dan gewone informatie.

ILM-reglement

Specialisten onderscheiden vier kernactiviteiten voor het verwerkingsproces van informatie: het ILM-reglement, het informatiebeheer, het operationele beheer en het infrastructuurbeheer.

Bedrijven gebruiken reglementen om hun zakelijke processen te regelen ten dienste van de doelen die ze willen bereiken. Ook voor ILM geldt er een reglement dat op zijn beurt uit deelreglementen bestaat. Dat zijn opslag- en informatieverwerkingsreglementen die de beheersprocessen sturen. Het spreekt vanzelf dat al deze reglementen kaderen binnen het ict-bestuur en -beheer, de processen voor wijzigingsbeheer, de vereisten voor de beschikbaarheid en de hersteltijden van de systemen en de bestaande dienstverleningcontracten die er betrekking op hebben.

Informatiebeheer

Het informatiebeheer omvat alle praktijken die het operationele opslagbeheer vergemakkelijken. Deze praktijken zijn onder meer: de principes die ILM sturen, de gereedschappen en praktijken voor opslagbeheer en voor databasebeheer, systeemprestaties en -bewaking, systeemconfiguratie, capaciteitsplanning en zakelijke controles. Laatstgenoemde omvat bijvoorbeeld restituties, kostenbepalingen en allerlei balansgebonden metingen.

Operationeel beheer

De dagelijkse werking van ILM bestaat uit back-upprocedures en gegevensbeveiliging, noodherstel, terugzetprocedures en herstart; archivering en lange-termijnopslag; datareplicatie; en alle dagelijkse processen en procedures die nodig zijn om een opslagarchitectuur te beheren.

Infrastructuurbeheer

De onderliggende infrastructuur van ILM bestaat uit zowel de logische als de fysieke architecturen, de applicaties die afhangen van de opslagplatformen, de beveiliging van opgeslagen gegevens, maar ook de beperkingen van datacenters. Met betrekking tot de applicaties is voor ILM vooral de relatie tussen applicaties en productie-, test- en ontwikkelingsvereisten van belang.

Implementatie

Voor de implementatie van ILM kun je het best in fasen werken. In tegenstelling tot de implementatie van bijvoorbeeld ITIL (information technology infrastructure library) hoeft die van ILM niet zo heel veel tijd en dus geld te kosten. Sterker nog: doelgerichte ILM-initiatieven dragen op termijn bij tot een algemene kostenbesparing en een reductie van de complexiteit van informatiebeheer.
Voorbeelden van ILM-initiatieven zijn: bepalen welke data het beste waar wordt opgeslagen voor een zo groot mogelijke efficiëntie van het gebruik van opslagruimte; het versnellen van back-up- en hersteltijden; en ervoor zorgen dat de medewerkers op de hoogte zijn van het belang van de reglementen.

Faseer een ILM-implementatie in drie stappen:

1. leg een meerlagige infrastructuur neer;
2. gebruik die meerlagige infrastructuur voor een belangrijke applicatie;
3. breid deze ‘ILM-voor-één-applicatie’ uit naar alle andere applicaties die er voordeel uit kunnen halen.

Meerlageninfrastructuur

De allereerste stap is het neerleggen van een meerlagige infrastructuur voor de opslag van informatie en applicaties. Zo kun je die opslaan waar ze zakelijk gezien het meest waardevol zijn. De ene meerlageninfrastructuur vergemakkelijkt de consolidatie van de taken voor infrastructuur- en operationeel beheer. Bovendien profiteert je onderneming van de tijd- en kostenbesparingen die weer voortkomen uit de verbeterde efficiëntie en toegenomen automatisering.

Het vestigen van een meerlageninfrastructuur begint met een activabeoordeling. Je kunt hier je voordeel doen met reeds aanwezige opslagbeheerprocedures (storage resource management, kortweg SRM). SRM-oplossingen helpen ict-beheerders bepalen welke data er verblijft op de opslagactiva in hun omgeving. De meeste SRM-oplossingen kunnen rapporten genereren met patronen van datagebruik in de verschillende afdelingen. Eerst moet natuurlijk de ict-afdeling weten welke data er in het bedrijf de ronde doet en waar die opgeslagen is. Pas dan kan de ict-afdeling praten met de andere afdelingen om op basis van de SRM-rapporten aan te geven hoe de beschikbare opslagactiva het beste worden gebruikt en welke kosten daaraan zijn verbonden.

Hoe gebruikt?

Zodra iedereen binnen het bedrijf de patronen van informatiegebruik begrijpt, moet worden bepaald hoe deze gegevens worden gebruikt en hoe kritiek ze zijn. Zo komt iets tot stand wat een ict-afdeling niet op zijn eentje kan doen: een prioriteitsindeling van informatie volgens zakelijke vereisten. Juist die koppeling met het bedrijfsbelang maakt ILM zo waardevol.

De prioriteitsindeling stelt de automatiseringsafdeling in staat te bepalen waar data gedurende zijn levenscyclus moet worden opgeslagen. De ict-afdeling kan ook hulp verlenen bij het aanmaken of verfijnen van reglementen die ervoor zorgen dat data naar de juiste klassen opslagruimte wordt gemigreerd. Daarbij geldt het principe dat de belangrijkste gegevens op de snelste en veiligste opslagruimtes thuishoren.

De ict-afdeling zal samen met de andere afdelingen een classificatieschema voor het hele bedrijf moeten opstellen. Een vuistregel voor het classificeren van data is: type, organisatie, ouderdom en waarde. Met behulp van alle verzamelde data kan de ict-afdeling reglementen opstellen om de migratie van data door de infrastructuur heen te automatiseren.

Omdat ILM gebruik maakt van opslag, zul je logischerwijze ook SRM-oplossingen gebruiken en niet alleen voor de initiële activabeoordeling. Deze SRM-diensten kunnen immers de opslaginfrastructuur constant bewaken en dus blootleggen waar er een teveel of recupereerbare capaciteit is. SRM-informatie is erg belangrijk in het ILM-proces, omdat het laat zien welke data wanneer gemigreerd, gearchiveerd of gewist moet worden.

Applicatiespecifiek

De tweede stap, na het neerleggen van de meerlagige infrastructuur, begint met een gedetailleerde classificatie van applicaties en gegevens, en hun koppelingen aan bedrijfsreglementen. Begin klein; met één applicatie. Het is namelijk veel gemakkelijker om opslagruimtes te beheren en toe te wijzen door nauwkeurige reglementen op te stellen en die dan automatisch uit te voeren voor één bedrijfskritieke applicatie. Goede kandidaten voor deze positie van uitverkoren applicatie zijn degenen die veel ict-diensten gebruiken of die potentieel bieden voor snelle winst op een investering (hoge ROI, return on investment). Je stelt reglementen op voor deze sleutelapplicatie(s) en ontwikkelt applicatiespecifieke ILM-componenten.

Voor meerdere applicaties

Als alles werkt zoals het hoort voor een sleutelapplicatie, breid je de ILM-implementatie uit naar een bredere verzameling van bedrijfsapplicaties. Dat zorgt dan ook voor een voortdurende optimalisatie van de informatieverwerkingsinfrastructuur. Deze fase automatiseert de tot stand gebrachte reglementen nog meer. Je kunt nu verder ook gemeenschappelijke componenten en benaderingen of werkwijzen aanwenden wanneer en waar dat het meest efficiënt is. Daarmee bespaar je nog meer werkings- en infrastructuurkosten.

Digitalisering

Voor automatiseringsdoeleinden is het van belang dat data zoveel mogelijk door computers verwerkt kan worden. Dat houdt in dat je bij voorkeur alle fysieke documenten inscant, zodat ze verder door de ict-infrastructuur verwerkt kunnen worden.

Belang

Het sleutelelement dat ILM zo waardevol maakt tegenover gewoon documentbeheer of SRM is de koppeling van een bedrijfswaarde en bijbehorende prioriteit aan de opgeslagen data. Dat zorgt dus voor een veel efficiëntere opslag. Het bespaart ook enorm op de opslagkosten. Verder zorgt het voor een betere reglementering van de back-up- en herstelprocedures. Dat verbetert op zijn beurt weer de voorzieningen voor bedrijfscontinuïteit. Bovendien beheers je hiermee ook de nooit tot stilstand komende aangroei van benodigde opslagruimte, alsook de daarmee samenhangende eisen voor datareplicatie.

Het is het eenvoudigst om bepaalde opslagactiva ook een bedrijfswaarde toe te kennen. Zo kan data met een bepaalde waarde opgeslagen worden op de opslagruimte met diezelfde waarde. Het spreekt vanzelf dat de ILM-reglementen voorzien dat data die van waarde verandert automatisch gemigreerd wordt naar een met die waarde overeenkomstige opslagruimte.

Omdat data voor heel de onderneming gecentraliseerd beheerd wordt door de ILM-reglementen, zal er van elk uniek bestand maar één exemplaar bijgehouden worden. Dit bespaart back-uptijd en waardevolle opslagcapaciteit. Ook voor de ceo (chief executive officer) en cfo (chief financial officer) is dit interessant, want budgetbesprekingen met de ict-afdeling met betrekking tot opslagdiensten zijn nu te koppelen aan de specifieke bedrijfswaarde van die opslag.

Conclusie

ILM is zonder enige twijfel even waardevol voor een bedrijf als CRM (customer relationship management) en ERP (enterprise resource planning). Ict-beheerders kunnen met ILM veel makkelijker de bedrijfswaarde aantonen van data-opslag, back-up, noodherstel en allerlei andere ict-diensten. Bovendien kunnen ze hun taken met behulp van ILM efficiënter en dus goedkoper uitvoeren.