Producent en leverancier van kantoormeubilair Samas heeft in korte tijd SAP-businessprocessen en -tools geïmplementeerd. Dit proces liep echter volledig uit de hand. Deel 1 uit de artikelenreeks ‘Als Oplossingen Problemen Worden’.
| Als oplossingen problemen worden In deze serie worden ict-projecten belicht die bedrijven en/of overheden in een lastig parket hebben gebracht. |
Wie?
Samas, producent en leverancier van kantoormeubilair. De organisatie bestaat uit vijf divisies: Benelux, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland en holding.
Wanneer?
In 2005 start Samas met Harmony. Dat is een businessreorganisatieproject, waarbij vestigingen in twaalf landen in Europa tot één bedrijf worden gesmeed, inclusief nieuwe bedrijfsprocessen, nieuwe tools en een nieuw datamodel, gebruikmakend van onder andere SAP. Nadat Harmony met succes is doorgevoerd in Zwitserland en Duitsland, maakt Samas in februari 2007 in een persbericht bekend dat ‘de implementatie van het business re-engineering project Harmony vertraging heeft opgelopen binnen de Nederlandse organisatie.’ Op vijf april volgt een nieuw persbericht, waaruit blijkt dat de automatiseringsproblemen groter zijn dan gedacht: “In Nederland zijn de aanpassingen aan de bestaande bedrijfsprocessen gaandeweg groter en complexer gebleken dan eerder ingeschat. Naast verliezen hebben de implementatieproblemen, in combinatie met een hogere order-intake, tot een hogere behoefte aan werkkapitaal geleid.”
Wat ging er mis?
Bestuursvoorzitter Hans van der Ven benadrukt dat SAP niet het probleem is: “In Zwitserland en Duitsland zijn de nieuwe businessprocessen en tools probleemloos ingevoerd. We hebben dus ook nooit overwogen om een schadeclaim bij SAP in te dienen.” Wat wel mis ging, was de implementatie van SAP: “We zijn live gegaan op een moment dat we veel bestellingen binnenkregen. Tegelijkertijd moesten oude bestellingen in het nieuwe systeem worden ingevoerd. Dat leidde tot een hoge werkdruk. In het systeem zitten miljoenen gegevens over productconfiguraties, productieproces, distributie en facturering. De kwaliteit van die data moet heel hoog zijn, terwijl daar bij ons onvolledigheden en fouten in zitten. Het is heel moeilijk om dat weer schoon te krijgen.”
Hoe is het verholpen?
Nog niet. Carl-Cristhoph Held is als chief operations officer benoemd en daarmee eindverantwoordelijk voor het ‘afronden’ van Harmony. De introductie van het project werd in Frankrijk eerst tot de zomer en daarna ‘tot nader order’ uitgesteld.
En nu?
Om de financiële problemen het hoofd te bieden geeft het bedrijf voor 35 miljoen euro aandelen uit en sluit een nieuw krediet af van drie jaar. Daarnaast verkoopt Samas een deel van haar onroerend goed.
Kan dat niet anders?
Mat Lejeune, voorzitter van de Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers: “Jazeker. De bestuursvoorzitter van Samas zegt het heel eerlijk: het bedrijf heeft te veel in één keer willen doen. Dat is toch vaak de kern van het verhaal bij automatiseringsproblemen: dat mensen zichzelf overschatten. Het algemene management heeft vaak goede redenen om automatisering in een versneld tempo door te voeren, maar het is de taak van de it-manager om tegengas te geven. Een goede voorbereiding is essentieel bij SAP-implementaties. De bestuursvoorzitter van Samas somt het zelf al op: gegevens moeten goed opgeschoond zijn en het moet duidelijk zijn wat de consequenties zijn voor essentiële bedrijfsprocessen. Een goed veranderingsmanagement is belangrijker dan het technische kunstje. Ieder bedrijf heeft daarin zijn eigen leercurve.”
