Ben Kokx geeft leiding aan de programma organisatie GBI. Kokx houdt zich sinds 2000 bezig met samenwerkingsvraagstukken in het publieke domein, bijvoorbeeld in het kader van de toenmalige Wet werk en bijstand alsook de arbeidsmarktregio's, met als doel publieke organisaties beter te laten functioneren.
Amsterdam, Eindhoven, Emmen, Enschede, ‘s-Gravenhage, Groningen, ‘s-Hertogenbosch, Lelystad (agendalid), Nijmegen, Rotterdam, Tilburg, Utrecht en Zwolle, twaalf van de honderdduizend-plus gemeenten (Drechtsteden, Almelo en Haarlem hebben interesse getoond), gaan geld, capaciteit en energie steken in een Gezamenlijke Backoffice Inkomensvoorziening (GBI) voor een doelmatiger en rechtmatiger proces van de uitvoering van het inkomensdeel uit de Participatiewet (zie kader). Doelmatiger vanwege de samenwerking van de gemeenten als één overheid en rechtmatiger door eenduidiger te gaan werken: het proces één keer inrichten en de uitvoering vergaand automatiseren. King, het UWV en de SVB fungeren daarbij als kennispartners. ‘Met deze gemeenten bedienen we circa 45 procent van het klantenbestand van de Participatiewet’, zegt programmaleider Ben Kokx.
De GBI kan gezien worden als de resultante van een initiatief uit 2010 van Nicoly Vermeulen (voorzitter raad van bestuur van de SVB) en Maarten Schurink (gemeentesecretaris Utrecht), vanuit de gedachte dat het uitkeren van de bijstand slimmer en goedkoper zou kunnen. Werd in eerste instantie gekeken of de SVB en het UWV die uitvoering voor de gemeenten zouden kunnen verzorgen, uit een rondgang langs gemeenten bleken die een andere voorkeur te hebben. Kokx: ‘De behoefte was sterk aanwezig bij de gemeenten om het eigenaarschap te behouden en zelf vanaf ‘scratch’ betrokken te zijn bij het nadenken over hoe die uitvoering doelmatig beter te maken en klantvriendelijker.’
Uitvoeringskosten: 1 miljard
Er is nog veel diversiteit in de werkwijze van Nederlandse gemeenten als het gaat om inkomensverstrekking. ‘De uitvoeringskosten bedragen ongeveer een miljard euro per jaar. Op iedere euro uitkering betekent dat 25 eurocent aan kosten. Dat kunnen we op een veel effectievere en efficiëntere manier organiseren door het werkproces één keer goed in te richten in plaats van ieder voor zich. Door te standaardiseren, denken we dat – los van het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening – toch snel 20 procent te besparen moet zijn op de uitvoeringskosten’, aldus Kokx.
Behalve dat de GBI als werkprocesoplossing een besparing gaat opleveren doordat veel handelingen geautomatiseerd plaatsvinden, komt hierdoor ook meer tijd vrij voor persoonlijk contact met cliënten, geeft Kokx aan. ‘In die processen zitten altijd koude en warme momenten. Warme momenten, het individuele contact met de burger over zijn persoonlijke situatie, kun je niet op landelijke schaal georganiseerd krijgen. Dus we hebben de ratio van de grootschalige kleinschaligheid op tafel gebracht. Kun je een slimme oplossing vinden waarbij je de administratieve bulkprocessen grootschalig regelt? En de kleinschaligheden lokaal houdt omdat het individuele contact met die burger gewoon in het stadskantoor of gemeentehuis plaatsheeft? Dat is eigenlijk de hele ratio achter het idee.’
Hij stelt dat voorzieningen voor het uitvoeringsproces Inkomen Participatiewet beschikbaar worden gesteld in de vorm van techniek, processen en applicaties waardoor de lokale samenhang met de decentralisaties en het werk aan de ‘keukentafel’ in stand blijft.
Structurele besparing
‘Het hele werkproces van het inkomensdeel van de Participatiewet – dus vanaf het eerste moment van contact met de burger tot uiteindelijk het verstrekken van die uitkering, de controle en handhaving – is uiteengerafeld in 42 transacties. We hebben gekeken welke transacties puur handmatig zijn en welke makkelijk te digitaliseren. De Aanvraag Levensonderhoud (ALO) is van die 42 de eerste die we nu uitgedacht en beschreven hebben. Gemeenten besteden gemiddeld 350 minuten aan het proces van eerste aanvraag. In de digitaliseringsoplossing krijgen we een tussenstap van 190 minuten. Er gaan ongeveer 240.000 aanvragen per jaar door die gemeentelijke molens heen. Als we de ontsluiting van allerlei bestanden voor elkaar krijgen – dat heeft ook te maken met privacy, maar ict gaat daarbij helpen – dan kunnen we uiteindelijk zakken naar 120 minuten. Dat levert de acht GBI-gemeenten waarvoor een berekening is gemaakt samen zes tot acht miljoen structurele besparing op aan personele kosten. Bij gebruik door alle gemeenten gaat het om een besparing van 65 tot negentig miljoen op deze ene transactie.’
In 2016 moet door de deelnemende gemeenten een kleine, hoogwaardige organisatie worden ingericht die het vliegwiel wordt van eenmaal ontwikkelen en vervolgens ook (laten) bouwen. Er moet dan ook een strategische agenda voor de periode tot 2020 zijn geaccordeerd waarin beschreven staat in welke volgorde en in welk tempo die 42 transacties worden gemaakt. Die zijn verdeeld in drie categorieën: van de 42 zijn er 21 te kwalificeren als intelligent (voorkant), vijf behoren tot de backbone, ofwel rekencapaciteit (achterkant) en zestien zijn zogenaamde ‘specialties’ (koppelingen). ‘De eerste transactie maken kost de meeste tijd. Maar dan gaan we in de versnelling komen, omdat we het ontwikkelde gereedschap vaker kunnen gebruiken.’
Leerpunten
De geleerde lessen in het proces van onderzoek naar programma zijn evident, stelt Kokx. ‘De eerste is dat we zo lang mogelijk hebben geredeneerd vanuit onze inhoudelijke doelstelling. En zo ver mogelijk weg zijn gebleven bij structuren en institutionele belangen. De tweede is: we hebben heel erg geïnvesteerd in het leren samenwerken door de gemeenten. Oog hebben voor elkaar, tijd nemen voor elkaar. Constateren dat het allemaal niet zo verschillend is. Een derde belangrijk leerpunt: je moet een kopgroep hebben, met geëngageerde mensen. Kijk naar de wielersport: als je geen kopgroep hebt, gaat het peloton luieren. En die kopgroep moet je ook vooral op hoog ambtelijk niveau verankeren. Waar gelukkig ook sprake van is. En een laatste belangrijk leerpunt: we doen geen ‘big bang’. Ook wij hebben hinder ondervonden van de negatieve beeldvorming over mislukte ict-projecten bij de overheid. De belangrijke boodschap hier is: dit is geen ict-project, maar een project van de business van sociale zaken. Je wilt je werkprocessen beter maken. Met behulp van ict. Maar niet andersom.’
Dit artikel is ook te lezen in GOV magazine nummer 9.
Participatiewet
Iedereen die kan werken maar daarbij ondersteuning nodig heeft, valt sinds 1 januari 2015 onder de Participatiewet. Deze wet vervangt de Wet werk en bijstand (Wwb), de Wet sociale werkvoorziening (WSW) en een groot deel van de Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten (Wajong).
