De drie grootste uitvoeringsorganisaties Rijkswaterstaat, Belastingdienst en Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) hebben in februari een bidbook doen verschijnen met als titel 'Compacte Rijksdienst in Uitvoering – op weg naar een Rijksbrede infrastructuur voor de ondersteunende bedrijfsvoering'. De drie stellen hun shared service organisaties (sso’s) open voor andere Rijksonderdelen op het gebied van inkoop, facilitaire diensten, personeelszaken en informatievoorziening. Ze streven naar excellente ondersteuning aan klanten.
Richard van Breukelen, chief financial officer (cfo) van Rijkswaterstaat, wordt door zijn collegae Ad van Luijn (cfo Belastingdienst) en Dick Heerschop (hoofddirecteur bedrijfsvoering DJI) aangewezen als initiator. Van Breukelen noemt als aanleiding het Uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst (CRD) van februari 2011, dat conform de afspraak uit het Regeerakkoord van Kabinet Rutte I moet leiden tot betere prestaties met minder mensen en tegen lagere kosten. ‘Ik heb toen het initiatief genomen om de uitvoeringskracht van de grote organisaties te benutten ten behoeve van het programma Compacte Rijksdienst en daarmee te voorkomen dat de vormgeving van de uitwerking teveel op de Haagse werkelijkheid gebaseerd zou worden’, blikt Van Breukelen terug op het proces dat vooraf ging aan de totstandkoming van het bidbook.
Groot belang
‘Wij hebben er als uitvoeringsorganisaties een groot belang bij dat het programma ons ook gaat helpen bij het realiseren van onze taakstellingen’, aldus Van Breukelen. Hij nam contact op met zijn collega’s bij de andere uitvoeringsorganisaties. Centrale vragen daarbij: ‘Hebben we voor onszelf een beeld welke onderdelen van dat programma ons raken? Hebben we ook een beeld wat wij op die onderdelen van dat programma zouden kunnen betekenen?’
Van Breukelen vertelt dat de uitvoeringsorganisaties er heel bewust voor hebben gekozen om als organisatie een organisatieonderdeel in te regelen dat integrale dienstverlening voor alle onderdelen van de organisatie verzorgt. ‘Vanuit de gedachte dat wanneer je centraliseert en uniformeert, je betere kwaliteit krijgt tegen lagere kosten. Uiteindelijk gaat het om integrale dienstverlening. Een medewerker wil een werkplek hebben en daar goed worden gefaciliteerd en niet bij de één langsgaan voor facilitaire zaken, bij de volgende voor HRM en weer bij een ander voor ict. Wij hebben inmiddels als organisatie veel ervaring met integrale, gecentraliseerde dienstverlening, en dat willen wij graag zo houden.’
Stevig proces
Die kennis en kunde kan ook interessant zijn voor andere onderdelen van het Rijk buiten het ‘Haagse’, bedachten de drie uitvoeringsorganisaties. Jaap Uijlenbroek, directeur-generaal organisatie en Bedrijfsvoering Rijk – DGOBR (onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties – BZK), schaarde zich achter dit uitgangspunt evenals de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR), waarin alle plaatsvervangende secretarissen-generaal zitting hebben.
‘Het is best een stevig proces geweest’, glimlacht Van Breukelen. ‘Wij denken dat we een propositie hebben die het interessant maakt voor anderen om zich aan te sluiten waarmee ze een deel van hun efficiency taakstelling kunnen realiseren doordat ze tegen lagere kosten huisvesting, facilitaire en communicatieve dienstverlening kunnen afnemen bij één van de drie sso’s. Dat gebeurt op basis van een professioneel intake traject, een cultuurmatch (waar voel ik mij het meeste thuis qua dienstverlening?) en bovenal op basis van vrijwilligheid. We zijn geen voorstander dat men wordt verplicht zich aan te sluiten.’
Twee doorbraken
Waar ik persoonlijk het meest over ingenomen ben, is dat dit ook echt een stuk emancipatie van de uitvoering in het Haagse illustreert; de winst is dus groter dan het bidbook alleen. Er is nu een lijn aan het ontstaan dat er bij Rijksbrede onderwerpen meer wordt gekeken wie vanuit zijn eigen organisatie er het grootste belang bij heeft om wat te doen, want dan is het misschien handig om het daar neer te leggen.’
‘Neem bijvoorbeeld de consolidatie van de datacenters. De discussie was: moet dat nou een organisatie worden onder leiding van BZK-DGOBR die een aantal datacentra gaat inrichten en iedereen verplicht om daarheen te migreren, of er zijn al grote uitvoeringsorganisaties bezig die hier een belang hebben vanwege hun primaire proces? Waarom vraag je hen niet om een datacenter in te richten voor diverse partijen en dan richt je je programma op het definiëren van de standaarden waaraan zo’n datacentrum moet voldoen om zeker te weten dat connectiviteit, interoperabiliteit en beveiliging zijn geregeld?’
‘Er zitten twee doorbraken in: een doorbraak bij BZK-DGOBR dat ons hierin ondersteunt en een doorbraak bij de uitvoeringsorganisaties omdat die bereid zijn de diensten die zij leveren ook voor andere organisaties open te stellen. Dat is best een besluit, want iedereen die je binnenhaalt, brengt ook werk met zich mee en dat kan eens een keer niet goed gaan. Maar ik ben oprecht van mening dat dit tot een beter resultaat gaat leiden, niet alleen voor de grote uitvoeringsorganisaties maar voor het Rijk in z’n totaliteit.’
Namens elkaar
Er is een ‘klik’ tussen Rijkswaterstaat, de Belastingdienst en DJI, bevestigt Van Breukelen. Hij was van april 2000 tot januari 2007 werkzaam bij de Belastingdienst als directeur van het Centrum voor ict. De weg naar Ad van Luijn, en eerder diens voorganger Albert van der Meer, was snel ingeslagen. ‘Ik heb een groot netwerk daar, ook contact met mensen van de facilitaire dienstverlening, de ict, het kenniscentrum. Je weet bij voorbaat wat je aan elkaar hebt. Ook met Dick Heerschop was de klik er snel. We participeren in die sporen van de Compacte Rijksdienst die de uitvoeringsorganisatie direct raken; we vertegenwoordigen ook elkaar in die verschillende sporen, het is niet zo dat we telkens met z’n drieën ergens aanschuiven. Zo maken we ook zichtbaar naar anderen dat we elkaar hebben gevonden en dat we namens elkaar kennis en kunde en medewerking inbrengen.’
Dit artikel is ook te lezen in Atos-magazine GOV 3.
