De echte kosten van software (7)

Je bent er klaar voor: software asset management (sam). Je weet wie je grootste softwareleveranciers zijn, bent op de hoogte van de risico’s en hebt misschien zelfs al een sam-tool aangeschaft. Kortom, de basis voor je strategie ligt er, nu is het tijd voor de uitvoering: gegevens in de tool zetten, contracten lezen, het continu verzamelen van data. De grote vraag is: ga je dat als organisatie allemaal zelf doen?

Deze vraag heeft zowel een technische als een financiële en een hr-component. Let wel: dit is vooral van toepassing op (middel)grote organisaties. Zij hebben immers complexe it-landschappen én zijn vaker doelwit van audits van softwareleveranciers. Er zijn eigenlijk drie opties waar je voor kunt kiezen: alles intern doen, alles outsourcen of een combinatie van beiden – ook wel semi-outsourcen genoemd. Ik verklap alvast: de laatste optie heeft absoluut de voorkeur.

Intern oplossen?

Je kunt er als organisatie voor kiezen om intern een compleet software asset managementteam op te bouwen – er zijn grote Nederlandse bedrijven die het zo doen. Het voordeel is dat je alle specialistische kennis in huis hebt, van contractdetails tot gebruikersdetails. Je team kan zelf de sam-tool vullen, zelf de kosten in de gaten houden en zelf inspelen op mogelijke financiële risico’s. Dat klinkt ideaal, maar is dat wel zo?

Neem bijvoorbeeld specifieke contractkennis van een softwareleverancier. Dat heb je absoluut nodig om echt inzicht te krijgen in je kosten en je risico’s, maar wil je die specialistische kennis wel in huis hebben? Stel: je leidt een jonge medewerker op tot IBM-contractspecialist. Hij kent alle details, alle kleine lettertjes en andere specifieke IBM-zaken. En dan? Wat is het carrièrepad van deze medewerker? Zijn kennis is nu zo specialistisch, wat gaat deze persoon hierna doen binnen jouw organisatie? En wat doe je als hij vertrekt: in één klap is alle dure kennis die in jaren is opgebouwd weg.

Net als belasting

De hele software asset management-aanpak intern uitzetten raad ik organisaties dan ook niet aan. Uit de mond van een leverancier van sam-services klinkt dat wellicht een beetje ‘wij van wc-eend’, maar vergelijk het eens met belastingspecialisten. Er is geen multinational die alle gespecialiseerde belastingkennis, inclusief alle regels per land, zelf in huis heeft. Dat wil je overlaten aan externe specialisten, die er continu bovenop zitten en de ontwikkelingen voor jou in de gaten houden. Hetzelfde geldt voor het hebben van diepgaande kennis van de complexe regels van bepaalde softwareleveranciers.

Alle kennis outsourcen dan maar? Dat is weer net een stap te ver. Dan mis je de controle en is het lastiger om intern draagvlak op te bouwen voor de sam-strategie. Een intern aanspreekpunt is dan ook het minste wat een organisatie zou moeten hebben, maar het liefst eigenlijk meer dan dat. Ook hier is de vergelijking met belasting weer op zijn plaats: alle belastingregels per land hoef je niet intern te hebben, maar je wil wel een financieel specialist die verstand heeft van belasting en zo nodig externe expertise inhuurt.

De ideale situatie: semi-outsourcing

Zoals met zoveel zaken ligt de ideale situatie dus in het midden. Idealiter heb je intern een SAM-manager (of een klein team) die software asset management snapt, het overzicht behoudt en processen bewaakt. Deze persoon zit vooral aan de businessgeoriënteerde, relationele kant. Hij zorgt dat de juiste software gebruikt wordt en dat de kosten juist worden doorbelast. Ook ondersteunt hij de interne organisatie bij het onderhandelen met softwareleveranciers en bij nieuwe software-aankopen, zodat deze zonder financiële risico’s in het bedrijf ingezet kunnen worden.

Voor specialistische zaken huurt deze sam-manager externe partijen in of outsourcet hij specifieke onderdelen aan specialisten. De hierboven genoemde contractkennis per softwareleverancier is daar een voorbeeld van. Deze externe experts leveren alle informatie die de sam-manager nodig heeft: wat mag wel en wat niet met de software? Waar zitten de risico’s? Welke software wordt niet gebruikt? Hierdoor heeft de sam-manager het inzicht dat hij nodig heeft om onverwachte nabetalingen te voorkomen, maar ook om kosten te besparen of budget anders te besteden.

Een bijkomend voordeel is dat je op deze manier je medewerkers een breder carrièrepad kan bieden. Voor iemand met een technische it-achtergrond die meer richting management wil of iemand met een achtergrond in contracten die meer van it wil weten, is het leerzaam om een aantal jaren in software asset management actief te zijn. Deze medewerker doet nuttige, relevante kennis op, op het snijvlak van procesmanagement, it en de kleine lettertjes, om daarna een nieuwe stap in de organisatie te maken. Niet bepakt met hele specialistische kennis, maar met een breed palet aan technische, financiële en commerciële vaardigheden die je bedrijf op andere plekken weer verder kan helpen.