Zo maakt it van thuiswerken de norm

Straks weer fulltime naar kantoor? Wat mij betreft blijft thuiswerken het ‘nieuwe normaal’, ook als corona straks hopelijk onder controle is. Remote-first is namelijk goed voor werknemers, werkgevers, de economie en het milieu. Dit is hét moment om de transitie naar thuiswerken door te zetten. Wat moet daarvoor gebeuren? En welke rol speelt it hierin?

Werk is een activiteit, geen plaats. Het gaat erom dat het werk gedaan wordt. Als je je werk overal kunt doen, is er in de basis geen noodzaak om daarvoor naar een centrale plek te komen. Uiteraard zijn er allerlei beroepen die wel plaatsgebonden zijn. Denk hierbij aan politie, productiemedewerkers en natuurlijk aan zorgverleners die op locatie moeten zijn om hun beroep uit te oefenen.

Voor de miljoenen kantoorbanen in Nederland gaat die vlieger echter niet op. Waarom zouden al die mensen elke dag de auto of trein moeten pakken naar hun werk? Kijk alleen al naar de reistijd. Gemiddeld besteden Nederlandse werknemers ruim 1,5 uur per dag aan woon-werkverkeer, zo blijkt uit onderzoek van SD Worx. Daarmee belasten ze het wegennet en het openbaar vervoer, en ook het milieu. Nog los van de impact van de reistijd op hun productiviteit en privéleven.

Thuiswerken heeft ook nadelen

Ik beweer niet dat thuiswerken alleen maar voordelen heeft. Zo waarschuwen fysiotherapeuten voor een stijging in het aantal ‘thuiswerkklachten’. Ook blijkt uit onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) dat thuiswerkers gemiddeld vier uur per week onbetaald overwerken. De scheiding tussen werk en privé vervaagt.

Verder is niet duidelijk welke impact thuiswerken heeft op zaken zoals de teamcohesie en betrokkenheid van werknemers. Het kantoor heeft toch een sociale functie. Even een praatje maken bij de koffieautomaat of in de bedrijfskantine: veel mensen missen het. Het groepje collega’s met wie je contact hebt, wordt kleiner.

Toekomstbestendig model

Maar de minnen wegen niet op tegen de plussen. We houden meer tijd over omdat we niet in de file staan. De samenleving bespaart bakken met geld, we stoten minder CO₂ uit en er ontstaat ruimte in de infrastructuur voor de mensen die wél echt naar werk of school moeten. Ook liggen er kansen voor it-professionals. Denk bijvoorbeeld aan it-support bij mensen thuis of het inrichten van digitale werkplekken.

Kortom: door volop in te zetten op thuiswerken, creëren we een toekomstbestendig model voor de BV Nederland. Maar voordat we zover zijn, moeten we voortgang boeken op drie cruciale punten:

1. Vergoedingen en afspraken. Veel nadelen van thuiswerken zijn eenvoudig te tackelen. Werkgevers spelen hier een belangrijke rol in: zij kunnen verantwoord thuiswerken aanmoedigen en faciliteren. Bijvoorbeeld door thuiswerkers een vergoeding te geven en te helpen bij het inrichten van een ergonomische werkplek. Maar ook door flexibel om te gaan met werktijden. Als iemand wil hardlopen in de ochtend en het werk later inhaalt, moet dat geen probleem zijn.

Een remote-first organisatie vereist evenwel een doordacht plan en heldere afspraken. Op welke momenten moet iemand beschikbaar zijn voor online vergaderingen? Hoe voorkomen we overwerk? Hoe stimuleren we sociale interactie? De werknemer heeft hierin ook een eigen verantwoordelijkheid. Kiest hij of zij ervoor om vooral vanuit huis te werken? Dan geldt er de verplichting om een gezonde werkplek te creëren met de middelen die de werkgever daarvoor aanreikt.

Mijn werkgever is behoorlijk vooruitstrevend op dit gebied. Zo is er een gratis platform waar werknemers terechtkunnen voor mentale ondersteuning als ze worstelen met de nieuwe situatie. Ook bieden ze gratis kinderopvang voor werkende ouders.

2. Cybersecurity voor thuiswerkers. Veel bedrijven hebben de databeveiliging aan hun eigen kant aardig op orde. Ze maken op grote schaal gebruik van cloudapplicaties omdat de security daar vaak in de basis goed geregeld is. Identity & access management (iam) is al redelijk ingeburgerd. Ook zaken als data-encryptie en vpn-clients op de laptops van de thuiswerker geven een organisatie grip op de databeveiliging. Mits goed ingeregeld merkt de gebruiker daar bovendien weinig van.

De tweede pijler is de beveiliging aan de kant van de gebruiker. Daar zit het grootste gevaar. Hoe voorkom je dat iemand malware downloadt of in phishingmails trapt? Hoe zorg je ervoor dat de gebruiker alleen op echte websites komt? Thuiswerkers zijn een populair doelwit. Eerder dit jaar zagen we bijvoorbeeld een gewiekste phishingcampagne waarbij thuiswerkers in de val worden gelokt met een verzoek om de nieuwe bedrijfsprocedures rondom het coronavirus te lezen.

Thuiswerkers vergroten het aanvalsoppervlak voor cybercriminelen. Dat vraagt om gerichte maatregelen die het personeel weerbaarder maken. Helaas blijkt uit onderzoek van mijn werkgever dat op dit vlak nog een flinke inhaalslag nodig is. Bijna een op de vijf Nederlandse bedrijven traint het personeel niet om cyberaanvallen te herkennen. Nederland heeft daarmee een serieuze achterstand op andere ontwikkelde economieën zoals de Verenigde Staten en Duitsland.

3. Schaduw-it voorkomen. In de context van veilig thuiswerken gaat het ook vaak over schaduw-it. Mensen die thuiswerken maken gebruik van it-middelen die ze zelf het fijnste vinden werken, ook als die niet aan de veiligheidseisen voldoen. Het is terecht dat it dit risico wil afdekken, maar daarbij mogen we de behoeften van de werknemer niet uit het oog verliezen.

Een thuiswerker moet op een makkelijke maar veilige manier samen kunnen werken met collega’s. Het is aan de werkgever en it om dit te faciliteren. Vaak staren organisaties zich blind op de tools, maar eigenlijk maakt het niet uit of je bijvoorbeeld voor de volledige Microsoft-suite gaat of losse oplossingen. Als ze maar veilig zijn en de productiviteit bevorderen. Zorg dat die tools er zijn én leer medewerkers om ze te gebruiken. Dan nodig je ook niet uit tot schaduw-it.

Luister boven alles naar je eindgebruikers. Organiseer bijvoorbeeld periodiek een overleg tussen enkele medewerkers en it waarin zij suggesties kunnen doen. Is er geen tool voor brainstormsessies? Kom dan direct in actie als iemand dat aankaart. Dit alles vereist uiteraard een open bedrijfscultuur waarin medewerkers zich vrij voelen om eventuele problemen met it te bespreken.

Voorsorteren op de thuiswerkeconomie

Om van thuiswerken de norm te maken, is ook een inspanning vanuit de overheid nodig. In mijn optiek zou het goed zijn als de overheid voorsorteert op de thuiswerkeconomie, bijvoorbeeld via wet- en regelgeving rondom thuiswerkvergoedingen en door thuiswerken actief te stimuleren binnen overheidsinstanties. Dat zou bijdragen aan een bredere cultuurverandering.

Het zal u vast niet verbazen na het lezen van dit stuk: het thuiswerken bevalt mij prima. Maar los van mijn persoonlijke voorkeur ben ik er ook echt van overtuigd dat het voor iedereen in Nederland het beste is als we zoveel mogelijk vanuit huis werken. Het is mede aan ons als it-community om ervoor te zorgen dat dit op een veilige én gezonde manier gebeurt.