Het is een groeiende behoefte bij veel organisaties: waardevolle data om op te kunnen sturen. Je wilt steeds meer weten van de klant om met je business proactief op zijn wensen in te spelen. Bij de meeste organisaties zijn data in overvloed aanwezig, maar staan ze verspreid over meerdere systemen. Bijvoorbeeld over een los erp – en crm-systeem. De uitdaging zit hem in de ontsluiting van al die data.
Hoe zorg je ervoor dat de ontsluiting van data effectief en efficiënt loopt, zodat je met juiste en accurate cijfers aan de haal gaat en je business kunt afstemmen op de klantbehoefte? Stap eerst af van het denken in losse systemen met onderlinge integraties en hanteer een platformgedachte, waarbij je data uit je erp- en crm-systeem combineert tot een data(diamant)mijn.
Platformgedachte
Bij veel organisaties komen data vanuit alle hoeken en gaten samen in dashboards, spreadsheets of (handmatige) rapportages. Er wordt bijvoorbeeld een intelligent dataplatform tussen het erp- en crm-systeem gezet om gegevens over debiteuren uit het erp-systeem te combineren met klantgegevens uit het crm-systeem. Dit dataplatform haalt de gegevens uit de losse systemen en combineert het in een data-lake van waaruit dashboards worden gevuld. Oftewel, extraheren, transformeren en laden van data.
Een pijnpunt van deze methode is dat je zelf een manier moet bedenken om de juiste data naar het data-lake te krijgen. Dat is niet vanzelfsprekend met data uit losse systemen, waardoor je het risico loopt conclusies te trekken op basis van onjuiste data. Om dat te voorkomen, moet je een stap terug. Door losse systemen niet als losse systemen te blijven zien, maar ze te verenigen op één platform. Een platform waarop niet alleen processen op elkaar aansluiten, maar met name uniforme datadefinities gehanteerd worden. Bovendien zitten in zo’n platform ingebouwde mechanismen die data uit verschillende systemen met elkaar laat communiceren, zodat het op een controleerbare en beheerste manier in het data-lake terechtkomt. De platformgedachte noem ik dit, waarbij data centraal staan.
Eén waarheid
De platformgedachte is het uitgangspunt om vanuit een data-lake een datamijn te realiseren. Wat voor zowel jouw medewerkers als klanten een goede zaak is. Enerzijds gaat het verenigen van systemen op één platform ervoor zorgen dat jouw mensen werken met één waarheid, wat bijdraagt aan efficiënte bedrijfsvoering. Om erop te kunnen vertrouwen dat de data waarmee je werkt een accurate weerspiegeling is van de business op dat moment, heb je meta-informatie nodig. Zijn wijzigingen goed verwerkt in de data? Zitten er nog data in de pijplijn die nuttig zijn om mee te nemen in een dashboard? Je moet verder denken dan de data die tevoorschijn komt, wat automatisch makkelijker gaat als systemen op één platform samenkomen.
Maar ook voor je business en klanten is de platformgedachte waardevol. Stel je voor dat je in een mijn aan het graven bent op zoek naar goud. Dan kan het zomaar zijn dat je ook stuit op diamanten. Met je crm- en erp-systemen op één platform, ben je in staat om dataverbanden te ontdekken die tot nieuwe inzichten leiden voor je producten of supply chain. Bijvoorbeeld als je in de datamijn ontdekt dat klanten jouw producten op één bepaalde manier gebruiken. Het stelt je in staat om tot nieuwe businessmodellen of ideeën voor je supply chain te komen, wat de klantrelatie ten goede komt.
Energie
Je haalt geen goud uit een mijn zonder er zelf in te graven. Oftewel, je moet er energie in stoppen. Datzelfde geldt voor zo’n dataplatform. Ondanks de ingebouwde mechanismen van het platform die de accuraatheid van de data helpen waarborgen, is er een samenspel nodig tussen deze technologie en jouw organisatie. Want hogekwaliteitdata vereisen governance en eigenaarschap. En daarvoor moet je organisatorische afspraken maken. Wie overziet of de jaarlijkse prijsupdates van artikelgegevens juist zijn doorgevoerd? Of dat mutaties en aanpassingen zijn verwerkt?
Zorgen dat data schoon en volgens een beheerst proces het data-lake ingaan; dát is governance. Zie het als een derde tool in de mix van processen en technologie. Door interne afspraken te combineren met systemen op één platform, geef je jouw organisatie de beste kans om data om te zetten in waarde.
Bundelen
Het is tijd om alle verstopte data in jouw organisatie samen te brengen in één datamijn en ten volle te gaan benutten. Daarvoor moet je krachten bundelen door processen, technologie en organisatie samen te brengen. Uiteindelijk zorgt dit ervoor dat je kunt stoppen met terugkerende taken die geen waarde lijken te hebben of zeer foutgevoelig zijn, zoals het maken van Excel-bestanden. Zo lever je niet alleen meer waarde aan de business, maar maak je het werk voor je collega’s ook een stuk leuker. Door een passend data- of applicatieplatform te kiezen en ervoor te zorgen dat systemen werken en niet andersom, houden medewerkers tijd over om het échte werk te doen.
Oftewel, waarde toevoegen voor de klant. Daar gaat het tenslotte om.
Een verhaal over datamining is leuk maar het schatzoeken in het CRM domein is nogal risicovol want het ongevraagd koppelen van een persoon aan een product, dienst of handeling zou er weleens toe kunnen leiden dat de Autoriteit Persoonsgegevens een boete oplegt.
“Zorgen dat data schoon en volgens een beheerst proces het data-lake ingaan; dát is governance.”
Nee, governance gaat om de wijze van besturen en processen zijn daarin essentieel omdat dingen controleerbaar worden hiermee. Vaak moet je in het proces daarom allerlei dingen loggen, de toerekenbaarheid van de transacties vastleggen, welke als bewijs bewaard moeten worden. Aandeelhouderswaarde verdampt namelijk snel als blijkt dat een organisatie iets anders doet dan gezegd. En ja, data speelt hierin een grote rol omdat we niet alleen de bonnetjes gedigitaliseerd hebben met als het goed is een cryptografische hash omdat er nogal wat gesjoemeld wordt. Te goed van vertrouwen zit je al snel in een BTW-carroussel want een accurate weerspiegeling van de business gaat niet om eventjes het bewijs uit het ongerijmde te toveren maar om de controle.
De auteur kan beter nog een paar keer goed de handleiding lezen van platform wat hij wil verkopen want het leveren van bedrijfswaarde is niet afhankelijk van een technologisch resultaat zoals een datalake. Want het idee achter dit service model gaat om het wegnemen van de silo’s in het datalandschap, mogelijk een slecht idee als we kijken zoiets als privacy.
Dank voor je reactie! Wat betreft het woordje ‘governance’ in het artikel had er duidelijker ‘datagovernance’ moeten staan, want dat bedoelde ik. Verder ben ik het geheel met u eens voor wat u ‘governance’ noemt. Overigens probeer ik in dit artikel niets te verkopen; ik probeer aan te geven dat veel bedrijven kansen laten liggen en op een goudmijn aan data blijven zitten. Dat je daarbij privacyregels moet volgen, is wat mij betreft logisch want iedereen moet zich aan de wet houden.
Data governance of data management? Initiatieven op het gebied van data governance gaan vooral om het beleid inzake het gebruik en de beveiliging van gegevens wat me een toezichthoudende rol lijkt. De controle op uitvoering van het beleid is interessant want hoeveel ‘verstopte data’ valt onder noemer van onrechtmatige data als het persoonlijk identificeerbare informatie (PII) betreft?
Een juridische strikvraag omdat PII en persoonsgegevens twee verschillende dingen zijn waardoor het data governance vraagstuk zo lastig is. Zo gaat bekende Rutte doctrine om een ontkoppeling van toerekenbaarheid aangaande besluitvorming, macht wordt geanonimiseerd. Nu zijn rechtspersonen juridisch een apart type personen want klantgegevens uit CRM systeem versus debiteuren uit ERP systeem doen mij denken aan BKR bij B2C. De klant is koning zolang deze de rekening betaalt of kan blijven betalen.
Vrees dat ik met bovenstaande onnavolgbaar wordt maar de termijn van toerekenbaarheid gaat niet om de techniek van het platform voor bewaring maar om een governance op de metadata. Want bij PII gaat het vooral om een relationele koppeling van de WIE aan het WAT.