Speer is niet dood (2)

Heeft Speer dan alles geleverd wat er beloofd was? Dat is maar hoe je het bekijkt. Als je naar de oorspronkelijke aanbestedingsdocumentatie (2001/2002) kijkt wel. Alle basisfunctionaliteiten die toen gevraagd werden, zijn ook geleverd.

Later (2004) ontdekte Defensie dat het geselecteerde pakket (SAP) nog veel meer kon: geavanceerde functionaliteiten op het gebied van supply chain management, customer relationship management en projectportfoliomanagement bijvoorbeeld, functionaliteiten waarover Defensie nog nooit eerder had kunnen beschikken. Weer een korte tijd later (2006) besefte Defensie echter dat dit alles toch echt teveel van het goede was: Je moet eerst leren lopen voordat je kunt leren vliegen. Deze functionaliteiten zijn daarom in 2006 al uit scoop gehaald (terwijl de bijbehorende baten uit de business case geschrapt zijn). Sindsdien is de scope van het programma alleen nog maar marginaal bijgesteld. Zowel in positieve zin (alle onderhoudsbedrijven kregen toch Speer-functionaliteit) als in negatieve zin (iets minder luxe functionaliteit, geen ‘safety health & environment’-module bijvoorbeeld).

De software werkt wél

In het NRC-artikel viel ook te lezen dat er krakkemikkige software zou zijn geleverd door Speer. Dat valt te bezien. De geleverde software werkt naar behoren. Maar dat wil niet zeggen dat de ict-ondersteuning van Defensie ook optimaal is. Daarvan kan pas sprake als het ict-systeem gevoed wordt met schone data en gebruikers goed getraind zijn in het werken in ketens. Defensie heeft hier te maken met zware problemen: data uit oude systemen waren vervuild en vaak ongeschikt voor hergebruik binnen de Speer-context en gebruikers waren gericht op het functioneren van het eigen zuiltje (en werden daar ook op afgerekend). Er is hier dus nog werk aan de winkel, maar er gloort wel licht aan het eind van de tunnel.

Een goed voorbeeld van hoe goede software matig kan functioneren als de organisatie zich niet aanpast op de mogelijkheden die de software biedt, betreft de missieondersteuning in Mali. Een goed gebruik van de door Speer geleverde software beoogt een betere logistieke en administratieve ondersteuning van missies. Dus eerst met het systeem plannen wat je nodig hebt, dan de goederen of uitrusting vrijgegeven voor transport naar het missiegebied om vervolgens in het missiegebied de materieel-logistieke ondersteuning van eenheden te verzorgen. Het systeem zorgt daarbij voor een sluitende administratie. Maar in de praktijk liep het anders. Het door Speer opleverde systeem werd niet gebruikt bij het plannen van de missie, goederen werden op transport gezet zonder de administratie bij te werken, er ontstonden discrepanties tussen de administratieve en fysieke werkelijkheid. Aldus werd de eindgebruiker – juist door het systeem vooraf niet te gebruiken – opgezadeld met een administratieve chaos die ter plekke rechtgetrokken moest worden. Dat is het paard achter de wagen spannen.

Historische fout

De missie in Mali laat trouwens zien dat Defensie in het erp-dossier in 2002 een historische fout heeft gemaakt. De beslissing om voor Personeel & Organisatie (Peoplesoft) en Materieellogistiek & Financiën (SAP) twee verschillende erp-systemen te gebruiken, heeft slecht uitgepakt bij die processen waarbij deze vier business domeinen samenkomen: bij de inzet van eenheden in missiegebieden. Een erp-systeem werkt optimaal als de hele organisatie (‘enterprise’) in één-en-hetzelfde systeem wordt ondergebracht. Toepassing van meerdere erp-systeem (zogenaamde best-of-breed oplossingen) levert vaak integratieproblemen op. Het door Speer geleverde erp-systeem werkt daarom wel goed in het financiële en materieel-logistieke domein, maar de ondersteuning van ernstoperaties (‘missies’) schiet te kort. Dat komt domweg omdat de gebruiker is opgezadeld met twee systemen die nooit bedoeld waren om met elkaar samen te werken.

Een bijkomend feit is dat het Peoplesoft-systeem dat Defensie sinds 2005 gebruikt voor personeel & organisatie om diverse redenen niet meer onderhoudbaar is en dus op relatief korte termijn vervangen moet worden. Het programma Speer heeft hier echter niets mee van doen, de introductie van Peoplesoft stamt nog uit het pre-Speer-tijdperk.

Vanuit het Speer-programma is dit belangrijke knelpunt prominent in beeld gebracht. Een oplossing vereist de vervanging van Peoplesoft waarbij voor de HR-functionaliteiten een andere oplossing moet worden gekozen. Daarvoor zijn diverse mogelijkheden (waaronder het rijksbrede P-Direkt, ook SAP), randvoorwaarde daarbij is een goede integratie met het Speer-systeem zodat de functionaliteiten voor missieondersteuning beschikbaar komen. Als Defensie haar uitgezonden eenheden beter wil bedienen moeten op dit punt echt keuzes worden gemaakt.

Bij de software staat de keten centraal

Erp-pakketten zoals die door Speer geïntroduceerd zijn, zijn niet primair bedoeld om gebruikers nog blijer te maken. Ze zijn wel bedoeld om een hele organisatie of complete procesketen beter te laten functioneren. Gebruikers kunnen in een erp-omgeving niet zondermeer ‘hun eigen ding doen’ maar zullen zich moeten richten op het functioneren van de procesketen waarin zij werkzaam zijn. Dat betekent dat je stroomopwaarts in de keten wel eens iets extra’s moet doen (meer schermen invullen), om te zorgen dat de klant aan het eind van de keten goed bediend wordt. Gegevens moeten overal hergebruikt kunnen worden, dus gegevenskwaliteit staat centraal. Heel iets anders dan wat zij gewend waren. Defensie heeft daarbij precies hetzelfde meegemaakt als wat multinationals als Shell en Heineken, andere overheidsorganisaties en andere Navo-krijgsmachten hebben ervaren: gemeenschappelijkheid en transparantie creëren in organisaties waar die op alle fronten ontbreekt, is geen kleinigheid.

Het gaat over de manier waarop mensen met elkaar samen moeten werken en bij Defensie is dat gericht op het functioneren van de krijgsmacht als geheel. Een hele uitdaging dus. Niet alleen een ict-systeem opleveren, maar eerst werken aan een gemeenschappelijke bedrijfsvisie, een gemeenschappelijk processenlandschap vormgeven, gemeenschappelijke opleidingsfaciliteiten creëren, een nieuwe beheerorganisatie en gemeenschappelijk gegevensbeheer op poten zetten. Dan moet je geen instant iPad-achtig gebruiksgemak verwachten…

Defensie WIL nooit meer terug naar het pre Speer tijdperk.

Waarom begon Defensie ooit aan Speer? In het pre Speer tijdperk kende ieder defensieonderdeel voor iedere bedrijfsfunctie (boekhouding, inkoop, bevoorrading, transport, onderhoud etc) aparte processen en aparte informatiesystemen. Dat was noch erg efficiënt, noch effectief: eenheden die samen op missie gingen hadden ieder hun eigen aanvoerlijnen, schaalvoordelen konden niet benut worden, het ene defensieonderdeel kocht aan wat het ander onderdeel nog op de plank had liggen, voorraden waren onnodig hoog, spullen raakten zoek, de behandeling van facturen was onrechtmatig.  

Door de Speer-inspanningen kan deze verspilling nu voorkomen worden. Defensie wil daarom nooit meer terug naar deze eilandenrijken. Dankzij de omvangrijke standaardisatie- en integratie-inspanningen die Speer heeft geleverd, heeft Defensie nu een overzichtelijk, transparant en relatief goedkoop ict- en processenlandschap. Zij kan nu als één homogene krijgsmacht gerund worden. En dat is precies wat de politiek altijd voor ogen heeft gehad …

Defensie KAN nooit meer terug naar het pre-Speer-tijdperk

Defensie wil dus niet meer terug naar het pre-Speer-tijdperk, maar kan Defensie überhaupt nog wel terug? Dat lijkt bijna uitgesloten. Vervanging van het Speer-systeem door een soortgelijk nieuwer systeem levert het operationeel bedrijf vrijwel niets op. De baten van een gestandaardiseerde & geïntegreerde bedrijfsvoering en informatievoorziening kunnen verloren gaan.

Maar bovenal zou een geleidelijke ontmanteling van het Speer-systeem leiden tot een langdurige overgangsperiode, waarin de ict-ondersteuning per definitie ontoereikend is (een deel van de organisatie werkt met oude ict, een deel met nieuwe ict) en de organisatie dubbele kosten moet maken. Wat Defensie heeft ervaren bij de invoering van Speer (een langdurig migratietraject is heel erg kostbaar), zal ze dan nog een keer mee moeten maken bij de ontmanteling van Speer. In een tijd waarin cyber security en big data om extra aandacht vragen, zal Defensie haar schaarse euro’s dan ook beslist niet investeren in een ict-gericht vervangingsproces. Defensie kan zich gewoon niet veroorloven om weer terug te keren naar het pre Speer-tijdperk.

Hoe nu verder?

Defensie heeft een keuze gemaakt, die heel veel anderen ook gemaakt hebben. Bijna alle NAVO-landen, alle multinationals en alle overheden gebruiken de standaardsoftware van SAP of Oracle. En net als al die anderen heeft Defensie ervaren dat de implementatie van een dergelijk systeem moeizaam verliep. Met alleen nieuwe kun je een bedrijf niet veranderen. Maar Defensie heeft gedaan wat nodig was, Defensie kan niet meer terug en Defensie wil ook niet meer terug. Er kan wel geconstateerd worden dat Defensie zich de afgelopen twee jaar – net na het opheffen van het programma Speer – heeft verloren in de discussies over de governance van het ict-domein. Vier topmanagers in het ict-domein werden van hun functie ontheven.

Bestuurlijke en inhoudelijke discussies zijn door elkaar gaan lopen, inhoudelijke keuzes werden niet meer gemaakt. Mede daardoor is het rendement van de Speer-implementatie nog niet optimaal. Er ligt nu een basis waar Defensie nog jarenlang profijt van kan hebben, het is tijd om te oogsten. Maar als Defensie echt naar een betere ondersteuning van haar uitgezonden eenheden wil, zal ze toch snel keuzes moeten maken en die realiseren. Dan plukken niet alleen de financiële en materieellogistieke eenheden de vruchten van het Speer-systeem, maar krijgen ook de operationele commandanten waar ze recht op hebben: een goede ondersteuning van ernstmissies.

Commandeur (BD) Jan Vos was van 2008 tot 2013 programmamanager Speer.