De aanbieders die mochten meedingen voor de frontoffice- en midoffice-aanbesteding van Dimpact, een coöperatieve vereniging die voor gemeenten die lid zijn gezamelijke software voor digitale diensten inkoopt, voelden zich steeds meer in een keurslijf gedrongen. Extra gevraagde functionaliteit zou niet worden vergoed en door de gestelde juridische voorwaarden zou het financiële risico volledig bij de leverancier komen te liggen. Vier van de zes partijen haakten af en besteden hun tijd liever aan minder complexe opdrachten.
Dimpact maakte vorig jaar op 19 september bekend dat er nog zes aanbieders over waren in de aanbesteding voor een vernieuwde frontoffice en midoffice: Atos, Brein Informatisering, Exxellence, Inter Access, Logica en Pinkroccade. Volgens planning zou er in december een top drie van aanbieders worden geselecteerd, waarna de uiteindelijke contractant begin 2012 bekend zou worden gemaakt.
Inmiddels is duidelijk dat vier van de zes finalisten zijn afgeschrikt en zich hebben teruggetrokken. Han Knooren, algemeen directeur Pinkrocccade Local Government, zegt van deelname aan de aanbesteding te hebben afgezien omdat al het risico bij de leverancier komt te liggen terwijl er een forse voorinvestering is vereist. Ook directeur Ronald Brinkerink van Brein Informatisering gebruikt woorden van gelijke strekking. 'Wij hebben ons met onze partner Solviteers teruggetrokken omdat vanuit juridisch en financieel oogpunt de aanbesteding niet meer het juiste perspectief oplevert om zo'n dergelijk traject in te gaan. We besteden dan liever onze tijd aan onze eigen klanten.'
Risicoprofiel
Hans den Hartog, algemeen directeur Inter Access, stelt dat de Dimpact-aanbesteding een potentieel mooie opdracht is die onder de huidige voorwaarden niet voor zijn bedrijf in de wieg is gelegd. Daarmee doelt hij op de hoge voorfinanciering die nodig is om de softwareproducten te ontwikkelen en het daarbij horende hoge risicoprofiel. 'We hebben er goed over nagedacht maar we kunnen niet overal onze energie insteken. Dat is een zakelijke afweging.'
Een zegsman van Logica laat weten dat zijn bedrijf niet meer mee doet omdat het de business case niet sterk genoeg vindt. 'We hebben vergelijkbare overwegingen als de andere partijen. Het niet meedoen aan de Dimpact-aanbesteding heeft overigens geen gevolgen voor onze investering in Govunited. Daarmee gaan we gewoon door.'
Dimpact onthoudt zich van commentaar. Een woordvoerster schrijft in een e-mail: 'In dit stadium gaan wij niet inhoudelijk in op de gestelde vragen. Wij communiceren graag later meer over de aanbesteding. Dat zal ook een betere inhoudelijke basis vormen voor een artikel.'
Klacht
Een algemene klacht over de door M&I/Argitek (Wouter Keller) begeleide tender is dat gaandeweg het proces de voorwaarden strakker werden, maar de scope breder. De aanbesteding begon als een inkooptraject voor een front- en midoffice suite. Daar kwam echter tijdens een concurrentiegerichte dialoog over het programma van eisen de vraag naar documentmanagement- en contentmanagementfunctionaliteit bij zonder dat daar een extra financiële vergoeding tegenover stond. Bovendien mogen de verschillende documentmanagementsystemen die al bij een aantal gemeenten in gebruik zijn, niet worden vervangen. Met als gevolg dat een leverancier tijd moet steken in het aanbrengen en onderhouden van koppelingen en de voordelen van een geïntegreerd zaaksysteem (midoffice) met zaakdossiers niet ten volle benut kunnen worden. In de dialoogrondes hebben leveranciers hun bezwaren kenbaar gemaakt aan Dimpact, maar daar is onvoldoende naar geluisterd, aldus ingewijden.
Bezwaar
Een ander gehoord bezwaar uit de kringen van leveranciers is dat de juridische voorwaarden steeds strakker geworden zijn. Zo'n opzet is een gegarandeerd recept voor een vechtrelatie en constant juridisch gesteggel, in de ogen van een aantal leveranciers. Alle risico's komen namelijk bij de leverancier te liggen, en geen enkele bij de gebruikers. Dit terwijl de eisen in het bestek vaak breed geformuleerd zijn. Dimpact vraagt bijvoorbeeld aan leveranciers om allerlei koppelingen aan te leggen zonder systemen uit te sluiten.
Daarbij speelt nog mee dat gemeenschappelijke aanbestedingen complexe trajecten zijn, zoals ook blijkt uit de 78-pagina tellende selectieleidraad. Zo moet de winnende leverancier straks de bestaande Dimpact-suite van Atos per deelnemende gemeente migreren en de specificaties bij elke gemeente afzonderlijk opvragen. Ook de prijsstelling is geen eenvoudige opgave: in de offerte moeten aanbieders hun prijzen baseren op een eenmalige bijdrage per inwoner per jaar en een jaarlijks wederkerende component per inwoner. In totaal zijn de dertig gemeenten, die lid zijn van Dimpact, goed voor 1,2 miljoen inwoners. Voor de aanbieders is het lastig op op basis hiervan een prijsopgave te doen. Al stelt een zegsvrouw van Atos dat haar bedrijf een investeringsmodel gebruikt waarbij een klant betaalt naar gebruik (per uitgevoerde transactie) en niet op uurbasis of naar bandbreedte.
Gesteggel
De realisatie van de eerste generatie frontoffice en midoffice-voorzieningen voor Dimpact ging ook niet van een leien dakje. Eerst trachtte Inter Access in 2006 met een gang naar de rechter de gunning van de opdracht voor een elektronisch loket aan Atos Origin en zijn partners BMC, Emaxx en XL21 tegen te houden. Inter Access vond dat Atos was voorgetrokken en dat zijn aanbod beter was dan het winnende bod. De rechter wees de bezwaren af.
Later kreeg Atos Origin ruzie met zijn partners Emaxx en XL21 (inmiddels gefuseerd tot Exxellence). De automatiseerder mocht na een nieuw uitgeschreven tussenaanbesteding alleen verder met de afronding van de Dimpact-voorzieningen, omdat de oplevering ervan niet naar tevredenheid van de afnemende klanten verliep. Ook hier stak de rechter een stokje voor, nadat XL21 en Emaxx in 2008 een kort geding hadden aangespannen. De onderaannemerscontracten konden niet zomaar worden opgezegd. Atos introduceerde vervolgens nieuwe frontoffice- en midofficeproducten waarmee ook de producten en diensten van Exxellence konden worden vervangen.
Dit verhaal lijkt sterk op de StudieLink aanbesteding uit 2009. Ook toen hebben alle concurrende aanbieders, waaronder ook nu genoemde namen, zich tijdens de concurrentiegerichte dialoog, onder voorzitterschap van dhr. W. Keller, teruggetrokken op basis van nagenoeg dezelfde kritiek. Uiteindelijk is gegund aan de enig overgebleven partij, die al leverancier, van StudieLink, was. Ahum. Dat was geen nette procedure indertijd. Dit lijkt dus wel een herhaling van zetten. http://www.aanbestedingskalender.nl/noticedetails.aspx?id=70295df2-f9fa-4387-8db0-b4bd007b8dbc
ICT en (semi-) overheid zijn zelden een gelukkige combinatie. Als er in deze tijd van economische crisis aanbieders zich terug trekken, is dat een sterke indicatie van het probleem. Want de gretigheid voor opdrachten is er heus wel in deze zeer concurrerende markt.
In de ICT geldt: het niet werken voor overheid is eerder een keurmerk van kwaliteit. Serieuze, hoogwaardige SI’s kom je daar ook zelden tegen. Geeft te denken.
De Dimpact-aanbesteding is niet uniek in deze. De trend dat rondom aanbestedingen juridisch alles is dicht getimmerd creëert een schijnwerkelijkheid. Goed opdrachtgever-opdrachtnemerschap is niet primair juridisch af te dwingen. Het leidt ertoe dat beide elkaar de maat gaan nemen in plaats van elkaar proberen te verstaan en te zoeken (voorbeelden zijn DigiD, waterschapshuis, BRP en nu Dimpact).
De juridische kant van de aanbestedingen staat ook haaks op de wijze waarop de aanbestede oplossingen tot stand komen. Dit moet steeds vaker iteratief, met algemeen gedefinieerde functionele specs, gaandeweg bouwen aan een definitieve oplossing. Dit vraagt van de opdrachtgever niet gedurende de rit de scope te verbreden, maar dit vraagt net zo goed van de opdrachtnemer niet volgens het sateprikkermodel de ene consultant na de andere naar binnen te rijden en daarnaast alles als meerwerk te definiëren.
Zit de oplossing van een volwassen opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie niet juist in het meer energie steken in vooraf een nog scherper pakket vanfunctionele eisen, zodat duidelijk is wat wordt gevraagd, zodat een
opdrachtnemer op basis van een realistisch aanbod en risico in kan stappen en de opdrachtgever niet gaandeweg zijn scope (on)bewust verruimd.